4 правила онлайн-встреч: как не потратить время команды впустую

Рабочие созвоны, которые появляются в календаре в разгар рабочего дня, проводятся без чёткого плана и затягиваются на пару часов, раздражают и выматывают. Но главное — они не приносят ожидаемого результата. Чтобы коллеги не скучали, а включались в обсуждение и пытались вместе решить задачу, нужно правильно подготовиться. Собрали несколько советов, как провести онлайн-встречу эффективно.

Собирайте созвон, когда это действительно необходимо

Прежде чем отправить в чат предложение «созвониться на 15 минут», определите, какая цель у встречи. Например, нужно провести мозговой штурм, спланировать шаги по дальнейшей работе или обсудить новости, которые накопились в команде. Цель должна быть понятной не только вам как организатору, но и всем участникам.

Когда с целью определились, подумайте, можно ли достичь её другими способами. Возможно, вместо онлайн-встречи будет достаточно:

• Разослать информацию в мессенджере или по электронной почте. Например, этого будет достаточно, если нужно поделиться вводными по новому проекту.
• Подготовить презентацию с комментариями в Яндекс Документах. В неё можно добавить не только слайды с текстом, но и скриншоты, графики или диаграммы. Другие сотрудники спокойно посмотрят презентацию, когда будут свободны от срочных задач.
• Записать скринкаст. Подойдёт, если нужно дать наглядную инструкцию по работе с новой программой или показать, как заполнить отчёт.

Чтобы собрать обратную связь от коллег, которые получили письмо, презентацию или скринкаст, сделайте опрос в мессенджере.

Если заменить онлайн-встречу на другой формат не получается, постарайтесь запланировать её заранее. Проверьте свободные слоты у других участников в календаре и выберите подходящее для всех время. Желательно ставить созвон хотя бы через 1—2 часа после начала рабочего дня — так коллеги уже успеют включиться в режим, разобрать текучку, но ещё не устанут.

Ещё один важный момент — длительность. Если на обсуждение нужно больше одного часа, лучше сразу запланируйте несколько встреч. Можно разбить большую тему по направлениям и провести отдельные созвоны с разными командами.

Приглашайте только тех, кто в курсе задачи и может помочь с её решением

Чтобы не растягивать созвон и не превращать его в хаос, подключайте только тех сотрудников, кого напрямую касается тема и цель. Например, если нужно обсудить план продаж на следующий месяц, соберите только менеджеров по продажам. Разработчики или специалисты из отдела доставки напрасно потратят рабочее время на такой созвон.

Не стоит звать на встречу людей под предлогом «просто послушать». Они будут скучать, параллельно заниматься своими делами или, что хуже, отвлекать других участников на ненужные беседы. Если хотите, чтобы коллега просто оставался в курсе, отправьте запись встречи.

Бывает, к встрече нужно подключить специалистов из нескольких отделов, чтобы решить один общий вопрос. В этом случае продумайте план встречи так, чтобы созвон постепенно покидали люди, с кем уже всё обсудили.

На онлайн-встрече в Телемосте можно собрать до 500 человек. Это даёт возможность крупным компаниям проводить масштабные совещания, на которых важно присутствие каждого специалиста. Подробнее о других обновлениях Телемоста читайте по ссылке.

Позаботьтесь об участниках и подготовьте план встречи

В плане встречи, или, как ещё говорят, адженде, должна быть чётко указана цель созвона, список вопросов, примерный тайминг. Он структурирует обсуждение, не даёт отвлекаться на посторонние темы и помогает следить за временем.

Подготовьте план заранее и прикрепите к нему материалы, которые коллегам стоит просмотреть перед встречей. Например, если встречается команда IT-стартапа, можно добавить детальный анализ рынка для сбыта нового цифрового продукта. Разошлите готовую адженду участникам созвона в мессенджере или добавьте её к событию в календаре.

Сразу подводите краткие итоги встречи

После созвона все спешат вернуться к рабочим задачам или подключиться к другим встречам. Из-за этого суть прошедшего звонка быстро забывается. Чтобы не забыть, о чём договорились на созвоне, нужно собрать его краткое резюме — фоллоу-ап.

Составить фоллоу-ап просто: в нескольких предложениях опишите, какие решения вы с командой приняли на созвоне и что каждый должен сделать к следующей встрече. Заметку можно отправить всем участникам в чате. Попросите коллег подтвердить корректность фоллоу-апа, чтобы убедиться, что вы ничего не упустили.

Кроме того, запись созвона и фоллоу-ап помогут тем, кто не смог подключиться. Так они быстро познакомятся с итогами и будут в курсе важных решений.

Краткий чек-лист: как сделать рабочие созвоны максимально полезными

1. Подумайте, можно ли донести важную информацию без созвона. Возможно, хватит рассылки в мессенджере или наглядной презентации.
2. Определите цель совещания, чтобы участникам встречи было понятно, что будут обсуждать на созвоне.
3. Выберите день и время, в которое всем будет удобно собраться.
4. Зовите на митинг только тех, кого непосредственно касается тема. Специалисты, которые не знают контекста, могут зря потратить как своё рабочее время, так и время коллег.
5. Перед встречей соберите адженду, а затем разошлите её участникам вместе с материалами, которые надо изучить заранее.
6. Все договорённости и решения фиксируйте в фоллоу-апе. После встречи не забудьте отправить заметку с итогами коллегам.