6 советов, как повысить эффективность команды с помощью Досок

Яндекс Доски — онлайн-инструмент для совместной работы команды. Вы можете визуализировать рабочий процесс с помощью текста, стикеров и таблиц, использовать более 50 инструментов и библиотеку шаблонов. Расскажем, как Доски помогут повысить эффективность команды.

Устраивайте мозговой штурм

Даже если сотрудники находятся в разных уголках страны, можно собраться вместе в Яндекс Досках, выбрать холст большого размера и начать обмениваться идеями. Для этого подойдут сразу несколько инструментов сервиса.

Стикеры. Каждый сотрудник может записывать на них идеи, которые будут отображаться на общей Доске. Чтобы не запутаться, удобно закреплять за участниками стикеры разных цветов. А если включить опцию «Показать курсоры участников», вся команда сможет в режиме реального времени видеть, чьи концепции появляются на экране.

Комментарии. После того как команда расписала ключевые фразы на стикерах, построила графики или собрала свои мудборды, в комментариях можно обосновать идеи или оставить тезисы. Так, если у других участников возникнут вопросы, возможно, они уже найдут ответы на них в комментариях — не придётся тратить время на дополнительные обсуждения. А чтобы процесс не затягивался, можно включить таймер, который есть на каждой доске.

Голосование. Благодаря этой функции команда может быстро принимать решения. Если нет вопросов к идеям и остаётся только выбрать лучшие, достаточно проголосовать. Чтобы запустить голосование, нужно выбрать стикер, изображение или фигуру на доске и в правой части контекстного меню нажать на три точки. Там найдёте кнопку «Проголосовать». Узнать подробнее, как устроен сервис Яндекс Доски, можно в статье.

Изучайте целевую аудиторию

Чтобы у компании получился качественный продукт, важно проанализировать целевую аудиторию. Например, в Досках можно:

• Составлять Mind Map для визуализации потребностей — она помогает командам отображать пользовательские истории, искать закономерности и быстрее приходить к единому мнению.
• Использовать карту пути клиента — её можно бесконечно адаптировать под разные сферы и команды: от продаж до инженеров. Базовая карта включает в себя конкретную личность, шаги от начала до конца клиентского опыта, а также потенциальные эмоциональные взлёты и падения.
• Добавлять на холст диаграммы — например, диаграмма Венна подходит для сравнения и анализа нескольких групп, которые связаны одной сферой. Каждый круг представляет собой отдельную группу, пересечение кругов — общие для обеих групп элементы. В центре расположены элементы, объединяющие все группы. В результате сортировки можно определить, какие группы потребителей сейчас в приоритете: они расположатся в центре, на пересечении кругов.

Представьте: школа иностранных языков разрабатывает новый курс. Для этого она запускает опросы: узнаёт возраст и сферы деятельности потенциальных клиентов, их цели, желания и страхи. В итоге выявляется четыре основные категории людей. Чтобы было проще анализировать их ответы, можно открыть шаблон Mind Map и зафиксировать наиболее популярные варианты.

Визуализируйте планы и результаты

Когда все данные находятся на доске, удобно анализировать информацию и делать выводы. Не нужно пробираться через десятки сообщений и собирать данные по крупицам в отдельных чатах.

Чек-листы помогают разделять задание на несколько задач. Сотрудники не запутаются в процессах: не сделают одно и то же дважды и не упустят ни один из шагов.

Отдельная доска пригодится для обратной связи. Можно собрать там отзывы и критику клиентов, чтобы не потерять важные комментарии пользователей. Так будет проще понять сильные стороны, разобраться в недочётах и исправить продукт или услугу.

Другой вариант — создать несколько страниц для разных задач в рамках одной доски. Так информация по проекту будет храниться в одном месте, а чёткая структура поможет быстрее находить нужные данные.

Продумывайте запуск проекта

Когда команда планирует запуск продукта, не всегда понятно, с чего начать. Разобраться в процессе поможет дорожная карта. На ней вы можете чётко структурировать задачи по временным отрезкам и своевременно вносить корректировки.

Представим: кофейня готовится к запуску мобильного приложения. Тогда этапы на карте могут быть такими: прогревы в соцсетях — анонс — объявление даты выхода приложения — акции в честь скорого запуска — день X.

Проводите онбординг

В Яндекс Досках можно организовать адаптацию новичка в компании. Для этого команде нужно собрать в одном месте всё, что ему понадобится: информацию о процессах, структуре отделов, принципах работы. А ещё познакомить с главными партнёрами и конкурентами. Всё это можно разместить на блок-схемах.

В Яндекс Досках есть дополнительные шаблоны, например «Карточка персоны». Можно создать собирательный образ реальной группы пользователей вашего бизнеса и поделиться им с новичком. Там он увидит актуальные данные про опыт, потребности, поведенческие особенности клиента. При необходимости сотрудники обновляют информацию, поэтому данные всегда остаются актуальными.

Стать частью команды — важный этап онбординга, который закрывается с помощью тимбилдингов. В Яндекс Досках есть шаблоны игр, чтобы сотрудники знакомились с новичками и больше узнавали друг о друге. А чтобы активность не затягивалась, можно включить таймер, который есть на каждой доске.

Управляйте задачами

С помощью Kanban-досок легко контролировать любые задачи. Когда откроете одноимённый шаблон, увидите несколько столбцов — можете менять их заголовки и количество в зависимости от ваших принципов работы.

Одна из схем, по которой легко распределять задачи: «Хотим сделать», «Решили делать», «Делаем», «Принимаем», «Финалим». Если придерживаетесь подобной механики, так и назовите столбцы. А задачи попробуйте фиксировать на стикерах или с помощью фигур. Подходящие инструменты вы найдёте в меню в левой части экрана.

Что важно помнить для эффективной работы с Досками

• Включайте функцию голосования, если нужно быстро принять решение.
• Распределяйте данные по страницам, когда делите проект на этапы или собираете информацию для решения задач разных отделов.
• Читайте описания шаблонов, чтобы было проще ориентироваться в них и выбирать подходящий.
• Используйте таймер для соблюдения дедлайнов во время обсуждения задач.

Как использовать Яндекс Доски на каждом этапе проекта, читайте в статье.