Чек-лист: как надёжно защитить файлы, которые хранятся в облаке

Хранить файлы в облаке — это удобно и надёжно. Их можно открыть с любого устройства и быстро отправить документы коллегам или поделиться фото и видео с близкими. А если ваш компьютер или телефон выйдет из строя, данные не исчезнут и не повредятся. Однако при таком способе стоит дополнительно позаботиться о сохранности фото, видео и документов. В статье на примере сервисов Яндекс 360 расскажем, как усилить безопасность в облаке.

Настроить доступ к аккаунту

Чтобы никто посторонний не смог войти в ваше хранилище, сначала нужно придумать надёжный пароль. Если остановиться на наборе цифр 123456 или поставить свою дату рождения, аккаунт будет легко взломать. Используйте в пароле разные символы: цифры, заглавные и прописные буквы, специальные символы, например !, @ или #.

Во все сервисы Яндекс 360 пользователи попадают через единый аккаунт Яндекс ID. Когда кто-то входит в учётную запись, система отправляет на телефон владельца уведомление. Это повышает безопасность облачных хранилищ и позволяет вам вовремя замечать, если с аккаунтом вдруг происходит что-то не то.

Система безопасности Яндекса анализирует и отслеживает параметры входа: с какого устройства вы обычно заходите, из какой геолокации. Например, если вы решили впервые войти в аккаунт с планшета, Яндекс ID может попросить дополнительное подтверждение личности. Для этого нужно будет ввести код, который придёт в смс, или ответить на контрольный вопрос. Так мошенники не смогут пройти дальше, даже если им удастся подобрать пароль.

Дополнительно стоит пользоваться двухфакторной аутентификацией. Иначе риск, что кто-то взломает аккаунт и получит доступ к файлам, значительно выше. Что это такое и как её включить, можно прочитать в статье.

Периодически проверять историю входов

Если вы заходили в облачное хранилище с общего компьютера в университете или на работе, но не помните, вышли ли из Диска в конце дня или нет, это можно проверить через историю входов. Она покажет все активные сессии — их можно завершить дистанционно. Так облако не останется открытым на чужом компьютере или, что ещё хуже, на устройстве общего пользования.

Если зайти на главную страницу Яндекс ID, на панели слева есть раздел «Безопасность». Перейдите в него и листайте до блока «Активность». Там вы можете посмотреть все входы, которые совершали.

Чтобы запретить доступ к аккаунту Яндекс ID с другого устройства, достаточно зайти в «Устройства» в разделе «Безопасность». Там вы увидите полный список смартфонов, компьютеров и других устройств, которые используют вашу учётную запись. Можно выйти везде или нажать на конкретную строку и отключить что-то одно.

Когда вы меняете настройки в облаке — редактируете или перемещаете файлы, — это тоже отражается в истории, но уже самого Диска.

Ограничивать доступ к файлам

Часто быстрее и удобнее делиться доступом к файлам в облачном хранилище по почте или в мессенджерах: отправлять документы коллегами или показывать фотографиями из отпуска семье. Но это создаёт дополнительные риски.

Если другому человеку нужен конкретный файл, лучше создать ссылку только на него, а не на всю папку. Так другие пользователи не смогут изменить её содержимое, случайно удалить что-то или переместить.

При необходимости вы можете открыть доступ к отдельным папкам через электронную почту. Приглашение отправится на почту, и получателю останется только перейти по ссылке. В режиме просмотра другие люди могут открывать и скачивать файлы, а при редактировании — загружать в папку новые, изменять и удалять их.

На Диске также есть дополнительные настройки безопасности, которые доступны на платных тарифах Яндекс 360. Они могут пригодиться в разных ситуациях. Например:

• Вы работаете фотографом, загружаете файлы на свой Диск и оттуда отправляете их клиентам. Чтобы не следить за каждой папкой самостоятельно, можно установить ограничение срока действия ссылки. Так, вы можете выдать доступ на неделю, за это время клиенты успеют посмотреть снимки и скачать понравившиеся себе. А после у них уже не получится перейти по ссылке, потому что она больше не будет работать.
• Если вы храните на Диске портфолио с работами или рабочие документы, установите запрет скачивания, когда будете делиться ими с другими пользователями. Люди посмотрят содержимое, но не сохранят файлы себе.
• Чтобы личные документы всегда были под рукой, их можно загрузить на Диск. Если потребуется отправить сканы важных бумаг кому-то из близких, установите пароль, прежде чем поделиться ссылкой. Другие пользователи смогут войти в папку только после того, как введут кодовое слово. Так данные паспорта, медицинский полис и прочие документы останутся в близком кругу, даже если ссылка попадёт к посторонним.

Яндекс Диск — надёжный сервис, который автоматически проверяет файлы на наличие вирусов и шифрует данные при передаче. Но самим пользователям также стоит оставаться бдительными и использовать дополнительные инструменты защиты, а благодаря платным функциям Яндекс Диска их становится больше.

До 30 сентября тариф на 2 Тб можно оформить на два года со скидкой 20%. Подробности акции и полное описание тарифов Яндекс 360 читайте на сайте.