Что нужно знать, чтобы вебинар прошёл успешно

Вебинары — популярный формат для проведения онлайн-встреч, обучения и продвижения продуктов или услуг. Однако не все знают, как проводить их эффективно, чтобы захватить внимание зрителей и достичь поставленных целей. Рассказываем в статье, как правильно подготовиться к вебинару и избежать распространённых ошибок.

Что такое вебинар

Вебинар — это встреча, которую проводят онлайн в режиме реального времени. Организатор создаёт виртуальную комнату на специальной онлайн-платформе, слушатели получают ссылку для входа и подключаются к трансляции в назначенное время. Участники могут взаимодействовать с докладчиком и друг с другом, задавать вопросы и обсуждать тему встречи. Преимущество вебинаров в том, что люди могут присутствовать на них, не выходя из дома или офиса.

Маркетолог из Волгограда проводит вебинар, на котором рассказывает коллегам из Москвы и Новосибирска о новых стратегиях продвижения. Никому не нужно тратиться на билеты и гостиницы.

Вебинары проводят в формате презентаций, мастер-классов, лекций или конференций, где один или несколько спикеров делятся информацией. Выступление может сопровождаться слайдами или видео. Участники следят за происходящим через экраны своих устройств, а по ходу вебинара или в конце задают вопросы в чате или включаются голосом. Обычно вебинар длится от одного до двух часов.

Как проходит вебинар

Начало вебинара. Участники присоединяются к трансляции по ссылке из приглашения. В вебинарной комнате они видят:

• Название и описание вебинара
• Окно трансляции с ведущим, его экраном или презентацией
• Чат для общения и вопросов к спикеру

В начале трансляции спикер проверяет качество звука и видео, например просит зрителей написать в чате, всё ли видно и слышно. Затем он представляет себя, тему вебинара и объясняет правила участия: как использовать чат и задавать вопросы.

Так можно начать вебинар: «Доброе утро, коллеги! Меня зовут Иван, я маркетолог с пятилетним опытом работы. Сегодня мы поговорим о том, как эффективно продвигать бизнес в соцсетях. Вы узнаете, какие инструменты и стратегии использовать, чтобы достичь максимального результата».

Основная часть. Спикер подробно раскрывает тему, приводит примеры и кейсы. По ходу вебинара участники задают вопросы в чате — на них отвечают сразу или в конце трансляции.

В стандартных вебинарах основная часть длится около часа. Это время можно чередовать между теорией, практикой и общением со зрителями. Если вебинар долгий, стоит запланировать перерыв.

Вебинар по созданию продающих текстов. В основной части спикер демонстрирует, как написать сильный заголовок, структурировать текст и использовать убедительные аргументы. Участники выполняют практическое задание: пишут свой собственный продающий текст и получают обратную связь от спикера.

Завершение. Спикер благодарит участников, отвечает на вопросы и подводит итоги. Иногда зрителям предлагают скачать презентацию, подписаться на рассылку или присоединиться к онлайн-сообществу, чтобы продолжить общение или обучение. После этого трансляцию заканчивают.

Если вебинар записывали, его загружают в хранилище, например на Яндекс Диск. Ссылку на запись отправляют участникам и тем, кто зарегистрировался, но не пришёл.

Пример завершения вебинара: «Сегодня мы успешно закончили модуль по основам Python. Вы научились писать простые программы, работать с переменными и условными операторами. Скачайте презентацию с вебинара по ссылке в чате, чтобы повторить материал. Если у вас остались вопросы, не стесняйтесь задавать их в сообществе курса».

Какие есть виды вебинаров

Обучающие. Направлены на передачу знаний или навыков по самым разным темам: от иностранных языков до тайм-менеджмента и тренингов по продажам. Проходят в виде лекций и мастер-классов.

Вебинары помогают укрепить репутацию компании как эксперта в своей отрасли. Они дают возможность показать знания и опыт ключевых сотрудников — это повышает доверие к бренду.

Такой формат также подходит для внутреннего обучения, например онбординга или повышения квалификации. Компания может пригласить спикера из любой точки страны, а команда будет учиться прямо на рабочем месте.

Продающие. Цель таких вебинаров — убедить участников купить продукт или услугу. Чем привлекательнее будет анонс, тем больше людей придёт на трансляцию, а каждый зритель — это потенциальный клиент.

Чтобы плавно подвести к покупке, спикер показывает, как товар решает проблемы аудитории, рассказывает об акциях и бонусах, например беспроцентной рассрочке или расширенной гарантии.

Дискуссионные. На вебинарах группа экспертов обсуждает определённые темы перед аудиторией и отвечает на вопросы слушателей.

Такие мероприятия привлекают аудиторию, которая заинтересована в заявленной тематике. Это отличная возможность собрать контактные данные потенциальных покупателей и расширить клиентскую базу.

В формате живого диалога. Сфокусированы на общении со зрителями и дают им возможность задать вопросы экспертам или компании напрямую. Это помогает лучше понять потребности целевой аудитории и адаптировать под них товар или услугу.

Репутационные. Такие вебинары используют, чтобы показать экспертность и за счёт этого увеличить лояльность аудитории. Во время эфира спикер делится своими знаниями и опытом, даёт советы, показывает кейсы.

Отличие репутационного вебинара от образовательного — в задаче спикера. Ведущий вместо подробных инструкций и алгоритмов делится своей историей успеха, чтобы сформировать нужный имидж.

Например, маркетолог проводит вебинар «Как стать лидером рынка: секреты личного бренда». Спикер на своём примере рассказывает, как эффективно использовать социальные сети для продвижения, взаимодействовать с аудиторией и строить долгосрочные отношения с клиентами.

Автовебинар. Это заранее записанное выступление спикера, которое транслируется в прямом эфире. Зрители могут задавать вопросы, но вместо эксперта на них отвечает модератор в чате.

Вебинар не получится посмотреть когда угодно: в этом его отличие от записанного ролика. Для участия нужно заранее зарегистрироваться, получить приглашение и в назначенный день подключиться к эфиру.

Формат подходит, когда нужно регулярно транслировать одну и ту же информацию, без активного взаимодействия со зрителями — например, для вводных лекций перед стартом онлайн-курса.

Существуют и другие классификации вебинаров. Например, по условиям участия они бывают платными и бесплатными, а по доступу — общедоступными и закрытыми. На общедоступный вебинар может записаться любой, а для участия в закрытом нужно приглашение.

Где проводят вебинары

Для проведения вебинаров используются специальные онлайн-сервисы и платформы — например, Яндекс Телемост. Трансляция будет идти с хорошим качеством картинки и звуком без помех и задержек.

Докладчик сможет показывать слушателям презентации, видео, изображения или рабочий стол своего компьютера, а зрители — задавать вопросы в чате. А ещё любой вебинар можно записать и после трансляции разослать участникам или использовать для создания обучающих курсов и других целей.

Как подготовиться к вебинару

Чтобы всё прошло гладко и без накладок, вебинары требуют тщательной подготовки.

Определите цель и формат. Чётко сформулируйте, чего именно вы хотите добиться с помощью вебинара: увеличить продажи, повысить узнаваемость бренда, обучить аудиторию определённым навыкам и т. д. Выберите тему, которая будет интересна и полезна вашей целевой аудитории, и определитесь с форматом.

Например, вебинар «Секреты идеального дизайна для соцсетей» проведите как мастер-класс. А для темы «Влияние экологии на туризм» больше подходит формат дискуссии с участием экологов, путешественников и представителей турфирм.

Определите целевую аудиторию. Подумайте, для кого вы готовите вебинар, какие у слушателей потребности, проблемы и уровень знаний. Это поможет подобрать правильный тон, содержание и способ подачи материала.

Если вебинар предназначен для начинающих предпринимателей, сфокусируйтесь на основах ведения бизнеса. А на вебинаре для опытных маркетологов углубитесь в более сложные стратегии и тактики.

Составьте план выступления. Разбейте материал на разделы, чтобы он был структурированным и логичным. Подготовьте слайды с ключевыми тезисами и визуальными элементами. На вебинаре придерживайтесь плана, но будьте готовы импровизировать и подстраиваться под реакцию аудитории.

Пример плана вебинара на тему «Продуктивность на рабочем месте»

1. Что такое продуктивность.
2. Техники тайм-менеджмента.
3. Как не отвлекаться от задач.
4. Как быть продуктивными и не перерабатывать.
5. Обсуждение.

Проведите репетицию. Это поможет вам отточить подачу материала, оценить временные рамки и устранить недочёты. Запишите репетицию на видео и проанализируйте свою речь и жестикуляцию.

Проверьте техническую сторону. Убедитесь, что ваши камера, микрофон и программное обеспечение работают исправно. Для этого создайте тестовый вебинар в Телемосте и попросите коллегу присоединиться к нему, чтобы проверить передачу изображения и качество звука.

Подготовьте материалы для участников. Это могут быть файлы для скачивания или полезные ресурсы, которые пригодятся аудитории.

Для SMM-специалистов подготовьте к вебинару шаблон контент-плана и список инструментов для создания визуала.

Анонсируйте вебинар заранее. Распространите информацию через разные каналы, чтобы привлечь максимальное количество участников. Разместите анонсы в соцсетях, сделайте рассылку, расскажите о вебинаре на сайте компании и партнёрских ресурсах.

Если вы продвигаете свой онлайн-курс, используйте комплексный подход и откажитесь от прямого продающего формата. Аудитория вряд ли придёт на вебинар только ради покупки. Внедрите в вебинар образовательные элементы — поделитесь ценными знаниями или дайте практические советы. Это подогреет интерес к вашему обучению и повысит шансы на продажи курса.

Частые ошибки и как их избежать

Вебинары — не самый простой формат, и в нём есть свои подводные камни. Недочёты, которые вы допустили во время выступления, могут свести на нет все ваши усилия и даже навредить репутации компании.

Плохая подготовка. Вебинар должен иметь чёткую структуру, иначе вам будет сложно излагать материал последовательно, а аудитория запутается. Не пытайтесь упаковать слишком много тем в один вебинар, чтобы не перегрузить зрителей.

Остановитесь на трёх-пяти самых важных тезисах, которые необходимо донести до аудитории. Затем напишите детальный сценарий и разделите его на три блока: введение, основная часть, заключение. Если информации слишком много, подготовьте дополнительные материалы, которые участники смогут изучить после вебинара.

Потренируйтесь перед коллегами или знакомыми, чтобы отработать тайминг и убедиться, что материал понятен. Попросите их задать несколько вопросов по теме выступления, чтобы заранее подготовить ответы и понять, какая часть вебинара — самая сложная для восприятия.

Проблемы с выступлением. Неуверенность может подорвать доверие слушателей. Чтобы меньше волноваться, настройтесь перед прямым эфиром — например, при помощи дыхательных практик. А чтобы никто не помешал провести вебинар в спокойной обстановке, заранее найдите тихое место.

Говорите медленно, чётко артикулируя слова. Используйте интонацию — например, делайте паузы перед ключевыми моментами выступления. Смотрите в камеру, чтобы поддерживать зрительный контакт с аудиторией, используйте жесты.

Перед эфиром сделайте несколько упражнений для голоса, чтобы разогреть связки. Покрутите языком по кругу, потяните его к носу и подбородку, прочтите вслух небольшой текст шёпотом — это поможет расслабить гортань и подготовить её к более громкой речи.

Отсутствие взаимодействия с аудиторией. Затянутые монологи утомляют и ухудшают восприятие информации. Без взаимодействия с аудиторией сложно понять, насколько хорошо участники поняли материал и какие темы вызвали у них наибольший интерес.

Периодически спрашивайте у зрителей: «Есть ли вопросы по тому, о чём мы говорим?» или «Как вы понимаете этот момент?». Такой подход помогает удерживать внимание аудитории.

Делитесь примерами из практики. Например, расскажите, какие инструменты помогли вам улучшить продуктивность. Попросите аудиторию поделиться своим опытом в чате. Это поможет не только повысить вовлечённость, но и связать тему вебинара с реальной жизнью.

Нарушение тайминга. Если участники ожидают, что ваше выступление займёт час, следите за временем и не затягивайте. Когда вебинар длится слишком долго, аудитория начинает отвлекаться и терять интерес.

Разделите выступление на чёткие блоки с указанием времени на каждый. Оставьте 5–10 минут для непредвиденных ситуаций. Используйте таймер на экране, чтобы отслеживать оставшееся время.

Технические неполадки. Технические сбои во время вебинара могут сильно испортить впечатление аудитории. Плохое интернет-соединение, некачественный звук или видео делают восприятие информации сложным и утомительным.

Перед вебинаром проверьте настройки микрофона и громкости, убедитесь, что он не отключён. Используйте качественную гарнитуру, чтобы минимизировать фоновые шумы. Заранее протестируйте звук с помощью пробного звонка или записи.

Убедитесь, что веб-камера подключена и правильно настроена. Проверьте разрешение и частоту кадров, чтобы трансляция была плавной. Если у вас медленное интернет-соединение, попробуйте снизить качество видео.

Чек-лист: что нужно учесть, чтобы провести успешный вебинар

1. Чётко определите цели, аудиторию, тему и формат вебинара: образовательный, продающий, дискуссионный, репутационный или живой диалог.
2. Подумайте об интересной и увлекательной подаче контента. Разбавляйте теорию практическими заданиями или кейсами, чтобы избежать монотонности.
3. Тщательно подготовьте материалы: презентацию, видео и файлы для скачивания. Они должны быть визуально привлекательными и простыми для восприятия — используйте иллюстрации, диаграммы, выделяйте ключевые тезисы.
4. Подберите онлайн-платформу для вебинаров, которая отвечает вашим требованиям по функционалу, количеству участников и качеству трансляции.
5. Убедитесь, что ваше интернет-соединение стабильно, веб-камера и микрофон работают исправно, а освещение хорошее. Заранее настройте оборудование, чтобы не отвлекаться на это во время вебинара.
6. Проведите репетицию, чтобы отработать материал, определить точное время выступления и заранее устранить возможные проблемы с техникой. Это также поможет улучшить подачу и повысит вашу уверенность в себе.
7. Открыто взаимодействуйте со зрителями: читайте их комментарии в чате и поддерживайте диалог. Во время выступления задавайте аудитории вопросы и просите поделиться своим опытом — это поможет повысить вовлечённость.