Что такое факсимиле и как им пользоваться
Рассказываем, что такое электронное факсимиле, как его сделать и для каких документов оно подходит.
Рассказываем, что такое электронное факсимиле, как его сделать и для каких документов оно подходит.
Факсимильная подпись незаменима, если нужно подписать десятки грамот, отчётов или служебных писем. Она экономит время и избавляет от монотонной рутинной работы. Но если использовать факсимиле неверно, то документ будет признан недействительным, а компании придётся платить штраф. В статье расскажем, в каких случаях оно заменяет живую подпись и как избежать юридических рисков.
Факсимиле — это точная копия подписи, которую можно поставить на бумажный документ с помощью штампа или добавить в электронный документ в виде изображения. Его используют, когда нужно подписать большое количество бумаг или когда человек, чья подпись требуется, не может поставить её лично.
Электронное факсимиле иногда путают с электронной подписью, но они отличаются. Электронная подпись имеет юридическую силу и защищена криптографией — её нельзя скопировать или подделать. Факсимиле действительно, только если обе стороны согласны его принять и подписали соответствующий документ.
Факсимиле — это простая копия подписи, которую легко подделать. Поэтому его нельзя использовать для документов, которые связаны с финансовыми операциями и важными юридическими действиями.
Факсимильную подпись нельзя использовать на:
Если подписать факсимиле доверенность, платёжку или трудовой договор, документ могут признать недействительным. Если сомневаетесь, подойдёт ли в вашем случае факсимильная подпись, — лучше подпишите от руки.
Факсимильную подпись можно использовать во внутреннем документообороте компании и при работе с контрагентами, если они заранее дали на это согласие.
Факсимильная подпись подойдёт, чтобы подписать:
Читайте также: Как написать хорошее благодарственное письмо: советы и шаблоны
Чтобы факсимиле имело силу в вашей компании, необходимо издать внутренний приказ. В нём нужно указать, какие документы можно подписывать таким способом и кто из сотрудников отвечает за работу с факсимильной подписью. Например, бухгалтер или руководитель отдела.
Если вы хотите подписывать документы факсимиле при работе с партнёрами, это нужно официально прописать в договоре или дополнительном соглашении. В документе важно чётко указать, какие именно бумаги могут заверяться факсимильной подписью, например счета-фактуры, акты выполненных работ или товарные накладные. Обязательное условие — обе стороны должны собственноручно подписать такое соглашение.
Без письменного согласия все документы, которые были подписаны факсимиле, не имеют юридической силы. Это может повлечь налоговые риски и административную ответственность для компании.
Для начала нужно расписаться чёрной ручкой на белом листе. Подпись должна быть чёткой и разборчивой. Затем отсканируйте или сфотографируйте её так, чтобы на изображении не было теней и бликов.
Сохранить фото лучше в формате PNG. Тогда фон будет прозрачным и подпись можно ставить на любые документы.
Готовую подпись можно вставлять в документы через Word или Яндекс Документы. Хранить файл с подписью безопаснее в закрытой папке на компьютере, чтобы никто посторонний не мог им воспользоваться. Для удобства можно дополнительно сохранить факсимиле на отдельный Яндекс Диск. Так подпись будет доступна в любое время с любого устройства.