Что такое корпоративная почта и как она повышает доверие к компании

Корпоративная почта — это электронная почта, которая расположена на корпоративном домене компании, и пользоваться ей могут только сотрудники. Отличается от личной тем, что после @ в ней указан домен организации — например, yourname@companyname.com. В статье расскажем, для чего нужна корпоративная электронная почта, какие у неё возможности и способы подключения.

Зачем нужна корпоративная почта

Улучшает имидж компании. Единый адрес домена в почте сотрудников выглядит профессиональнее, чем письма с личных электронных адресов. Письма с бесплатных хостингов часто выглядят подозрительно — их удаляют или помещают в спам. С единым доменным адресом ваше письмо не затеряется — клиент с первого взгляда поймёт, кто ему пишет.

Можно настроить почту под свой бизнес. С корпоративной почтой удобно создавать отдельные адреса для каждого сотрудника, отдела и филиала.

Повышает безопасность. У корпоративной почты есть дополнительные фильтры безопасности и защита от спама. Вы не занесёте вирус на свой компьютер и не отправите его клиентам.

Позволяет настроить массовые рассылки. Для email-маркетинга подходит только корпоративная почта. Делать рассылки по базе клиентов с обычных почтовых ящиков не получится. Почтовые провайдеры на стороне клиентов будут помечать отправленные письма как спам и отклонять их или заблокируют почтовый ящик.

Способы подключения корпоративной почты

На ресурсах хостинга. Если у бизнеса есть сайт, корпоративную почту можно создать на домене, который выделил хостинг-провайдер. Вам будет доступно управление объёмом почтовых ящиков, настраиваемые спам-фильтры, настройка переадресаций. Например, письма, которые приходят на ящик support@domain.com, будут переадресовываться отдельной группе сотрудников отдела техподдержки.

К недостаткам можно отнести то, что у компании не будет доступа к оборудованию сервера и индивидуальных настроек. Кроме того, вы будете зависеть от хостинг-провайдера. Если по каким-то причинам он прекратит деятельность, вы потеряете корпоративную почту и вся переписка может пропасть. Также если другие сайты на сервере хостера взломают и через них начнут рассылать спам, то IP-адрес сервера может попасть в чёрные списки. Ваши письма перестанут доходить до части получателей, которые будут использовать такие списки.

Через собственный почтовый сервер. Это самый независимый, но и самый затратный способ. Нужно купить или арендовать оборудование, например локальный сервер, установить и настроить операционную систему, подключить высокоскоростной интернет. Желательно нанять штатного специалиста с навыками администрирования для обслуживания системы.

Такое решение подходит компаниям, которые не хотят зависеть от хостинга или почтового провайдера. Преимущества такого способа — гибкое дисковое пространство, персональная настройка фильтров и переадресации писем, простое резервное копирование, постоянный личный контроль работы и надёжности сервера.

С помощью почтового сервиса. Если возможностей хостинга недостаточно, можно воспользоваться облачными серверами. Их предоставляют почтовые сервисы, например Почта в Яндекс 360 для бизнеса. Вы подключаете подходящий тариф и получаете постоянную поддержку, большое количество почтовых адресов, возможность индивидуальных настроек, встроенную антивирусную защиту и отсутствие рекламы. Контроль надёжности и решение технических проблем лежат на почтовом сервисе — не нужно нанимать штатного системного администратора для поддержки и обслуживания сервера.

Это один из самых удобных и популярных способов организовать в компании корпоративную почту. Рассмотрим его возможности подробнее на примере почтового сервиса в Яндекс 360 для бизнеса.

Возможности корпоративной почты в Яндекс 360 для бизнеса

Алиасы. В Почте можно настроить не только основной, но и дополнительные почтовые ящики — алиасы. Они бывают доменные и именные. Именные алиасы администратор добавляет самостоятельно. Например, это могут быть отдельные адреса для сотрудников — ivanov@companyname.com. Доменные почтовые алиасы нужны, если у вашего сайта несколько вариантов домена: письма с них будут попадать на один ящик.

Доступность почты из любого места. Чтобы посмотреть корпоративную электронную почту на собственном сервере, нужно находиться на рабочем месте. С Яндекс 360 для бизнеса можно пользоваться почтой не только в офисе, но и дома или в дороге. Для этого нужно скачать мобильное приложение на свой телефон или домашний компьютер. Вы всегда будете на связи.

Архив писем. Вся переписка, в том числе удалённая, сохраняется в архиве. Доступ к нему есть у администратора. Даже если сотрудник уволился и удалил переписку, она не пропадёт. Ещё архив пригодится, если нужно срочно найти и отправить клиенту договор, а подготовивший его менеджер в отпуске.

Адресная книга. В ней указаны все почтовые ящики, которые добавлены в организацию. Не придется спрашивать у коллег адрес сотрудника, с которым вы раньше не переписывались.

Подключить корпоративную доменную почту можно всего за несколько шагов — мы подготовили инструкцию, как это сделать.

Помимо Почты, для эффективной работы в Яндекс 360 для бизнеса есть:

• Календарь — в нём удобно планировать рабочий график. Можно видеть расписание коллег и назначать встречи на свободное время.
• Диск — облачное хранилище. Можно открывать доступ к файлам и папкам отдельным сотрудникам или подразделениям.
• Документы — позволяют редактировать тексты, презентации и таблицы онлайн вместе с коллегами.
• Мессенджер — для оперативной связи между сотрудниками. В нём есть чаты, опросы, адресная книга.
• Телемост — для видеозвонков без ограничений по времени.

Сколько стоит создать корпоративную почту

Почта на хостинге. Цена зависит от конкретного хостинг-провайдера, а также от объёма почты — количества гигабайт, которые нужны компании. Средняя цена за 10 ГБ составляет 200–300 рублей в месяц.

Почта на собственном сервере. Стоимость решения складывается из затрат на оборудование, программное обеспечение и техническую поддержку. Например, для малого бизнеса подойдет файлообменный сервер — NAS. Только чтобы собрать комплект, потребуется от 100 000 рублей. Подробнее о том, какие расходы нужно предусмотреть при создании собственной IT-инфраструктуры, читайте в статье «Облако или свой сервер: что выбрать для работы малому и среднему бизнесу».

Почта на облачных серверах. Стоимость зависит от количества пользователей и необходимого места на Диске.

Яндекс 360 для бизнеса предлагает три тарифа, которые включают и другие сервисы, помимо Почты. Тарифы различаются объёмом места на Диске на одного пользователя, количеством писем в рассылках, наличием защищённого архива и настройки единого входа (SSO).

• Базовый тариф. У сотрудника будет 100 ГБ места на Диске для хранения файлов. Можно делать рассылки на 1 500 писем и проводить видеоконференции без ограничения по времени. Такой пакет подойдёт компании до 20 человек, где объём документов небольшой, а рассылки отправляют раз в несколько недель. Например, для салона красоты с пятью мастерами, администратором, бухгалтером и директором.
• Оптимальный тариф. Включает 1 ТБ места на Диске для одного сотрудника, трансляции и видеовстречи без ограничений, рассылку на 50 тысяч писем. Также на этом тарифе есть архив писем с возможностью сохранить удалённую переписку и технология единого входа. Пакет подойдёт компании с количеством сотрудников более 100 человек, например сети языков центров или логистической компании.
• Расширенный тариф. Это 3 ТБ места на Диске на сотрудника и рассылка на 100 тысяч писем. Есть возможность проводить трансляции и видеовстречи без ограничений по времени, сохранять удалённую переписку в архиве. Подключить этот тариф стоит организациям, в которых работают с большими объёмами данных.

Посмотреть актуальные цены и выбрать подходящий тариф можно на сайте Яндекс 360 для бизнеса.