Что нужно знать о проектном менеджменте

Разработка нового продукта, открытие филиала компании или запуск рекламной кампании — задачи, которые требуют чёткого управления. Без выстроенной системы легко потерять контроль над сроками, ресурсами и командой. Проектный менеджмент помогает спланировать этапы, распределить ресурсы и достичь нужной цели. В статье расскажем, как выбрать подход и организовать работу.

Что такое проектный менеджмент и зачем он нужен бизнесу

Проектный менеджмент — это способ управления задачами, которые ограничены сроками, ресурсами и имеют конкретную цель. В отличие от регулярных процессов, проекты направлены на решение уникальных задач: создание нового продукта, запуск рекламной кампании или открытие магазина.

Функции проектного менеджмента:

• Планирование. Определить цели, ресурсы, сроки и разбить проект на конкретные шаги.
• Организация команды. Назначить ответственных, распределить задачи и контролировать их выполнение.
• Контроль сроков и бюджета. Следить, чтобы проект двигался по плану и не выходил за рамки бюджета.
• Риск-менеджмент. Предвидеть возможные проблемы и вовремя их решать.
• Коммуникации. Обеспечить взаимодействие между участниками проекта, чтобы все понимали свои роли и задачи.
• Анализ результатов. По завершении проекта оценить, что получилось, а что можно улучшить в будущем.

Преимущества и недостатки проектного управления

Как и у любого подхода, у проектного менеджмента есть свои плюсы и минусы. Собрали их в таблице.

Последовательность действий в управлении проектом

Управление проектом состоит из пяти основных этапов:

1. Инициирование. На этом этапе формируют идею проекта. Определяют его цели, основные задачи, сроки и ресурсы. Оценивают, насколько проект реалистичен и выгоден для компании. В итоге проект утверждают и назначают менеджера, который будет его вести.
2. Планирование. Менеджер декомпозирует проект: разбивает его на конкретные этапы. Выстраивает график работы, распределяет роли и выделяет необходимые ресурсы. Здесь также важно предусмотреть возможные форс-мажоры и разработать план действий на их случай.
3. Работа. Команда приступает к выполнению задач. Менеджер следит за тем, чтобы каждый участник проекта знал свои обязанности и соблюдал сроки. На этом этапе важно поддерживать постоянное взаимодействие в команде и не допускать сбоев в процессах.
4. Мониторинг. Менеджер постоянно контролирует ход работы. Это позволяет вовремя выявить проблемы, отклонения от плана или перерасход бюджета. При необходимости можно вносить изменения, чтобы проект продолжал успешно двигаться к цели.
5. Закрытие. Когда все задачи выполнены, проект завершается. Команда подводит итоги: достигнуты ли цели, уложились ли в сроки и бюджет. Завершающий этап — проанализировать сильные и слабые стороны, чтобы улучшить подход к будущим проектам.

Модели управления жизненным циклом проекта

В проектном менеджменте используются разные модели — важно выбирать ту, которая лучше всего отвечает задачам команды и проекта.

Каскадная модель. Классический подход, при котором каждый этап строго следует за предыдущим. Например, сначала разрабатывается концепция, потом — план, затем идёт реализация, тестирование и завершение. Каскад подходит проектам с чёткими требованиями и понятной конечной целью.

Итерационная модель. Проект делят на циклы (итерации), каждый из которых включает разработку, тестирование и улучшение. После завершения одного цикла команда оценивает результаты и переходит к следующему. Это удобно для проектов, где конечная цель может меняться в процессе работы, например при разработке программного обеспечения.

Гибкая модель (Agile). Гибкие подходы предполагают разделение работы на короткие спринты, постоянное взаимодействие с заказчиком и возможность быстро вносить корректировки. Главный фокус на том, чтобы команда регулярно показывала готовый результат и быстро реагировала на меняющиеся условия.

V-образная модель. Эта модель похожа на каскадную, но с акцентом на тестирование. Сначала определяют, что нужно сделать, затем проверяют, как это реализовать. После этого разрабатывают продукт и тестируют его. Этот подход подходит для сложных проектов, где важна надёжность, например при разработке облачных сервисов.

Виды управления проектами

Подходы к управлению проектами можно разделить на несколько крупных групп:

Классические методы. Вытекают из каскадной и V-образной моделей управления проектами. В их основе — детальное планирование, распределение задач и строгий контроль сроков. Такие методы уместны в стабильных проектах с заранее известными требованиями, например при строительстве или запуске новых точек продаж.

Управление изменениями. Этот подход помогает адаптироваться к внешним и внутренним обстоятельствам, например, если меняются требования клиента или условия рынка. Метод включает анализ ситуации, корректировку планов, понятную и чёткую коммуникацию с командой. Так изменения не будут сказываться на конечной цели проекта.

Гибкие подходы. Базируются на итерационных и адаптивных моделях. Ключевые особенности — быстрая подстройка под меняющиеся условия, ориентация на результат и упрощённые процессы планирования. Такие подходы полезны в технологических проектах и разработке новых продуктов, где требования могут обновляться в процессе работы.

Процессное управление. Подход сосредоточен на улучшении повторяющихся действий. Подходит для задач, где важно наладить стабильную и эффективную работу, например при разработке программ лояльности в ретейле. Вместо того чтобы управлять отдельными проектами, команда улучшает процессы, чтобы сделать их быстрее и надёжнее.

Различия между традиционным и проектным менеджментом

Традиционный и проектный менеджмент имеют свои особенности, которые влияют на подходы к работе, планированию и выполнению задач. В таблице — основные различия.

Основные методологии проектного менеджмента

В проектном менеджменте есть несколько основных методологий. Рассмотрим наиболее популярные:

Scrum. Гибкая методология, которая делит работу на короткие циклы, называемые спринтами. Обычно каждый спринт длится от одной до четырёх недель, в конце каждого команда выпускает часть готового продукта. В процессе работы участники регулярно встречаются на коротких совещаниях, обсуждают детали проекта, проблемы и решения.

Kanban. Ещё одна методология, ориентированная на постоянное улучшение и оптимизацию работы. Главная идея Kanban — это визуализация задач на доске, где задачи перемещаются по колонкам, например: «К выполнению», «В процессе» и «Готово». Команда видит прогресс и устраняет узкие места в процессе работы. Kanban особенно хорош, когда задачи нужно выполнять по мере их появления.

Waterfall (Каскад). Классическая методология, где проект разбивается на чёткие этапы, которые должны быть завершены один за другим. Этапы не пересекаются — нельзя перейти к следующему, пока не завершён предыдущий. Подходит для проектов с ясными требованиями и фиксированными сроками, например в строительстве.

Какие инструменты применяют в проектном менеджменте

Для эффективного управления проектами важно использовать подходящие инструменты, которые помогут организовать работу команды и следить за прогрессом.

Яндекс Трекер. Этот инструмент помогает распределять задачи, контролировать их выполнение и сроки. Можно быстро создать проект, разбить его на этапы и назначить ответственных. Инструмент можно интегрировать с другими сервисами.

Яндекс Документы. Пригодятся для работы с текстовыми файлами, таблицами и презентациями. Участники проекта могут редактировать документы и оставлять комментарии. Все нужные файлы хранятся в одном месте, можно быстро находить нужную информацию.

Яндекс Концепт. Нужен для создания и визуализации идей. Здесь можно строить схемы, модели процессов и логические карты, чтобы наглядно представить проект, его этапы, связи и переходы между ними. Это помогает упростить планирование и улучшить понимание всех участников проекта.

Яндекс Календарь. Помогает планировать и организовывать встречи и важные события, следить за сроками и задачами. Позволяет синхронизировать расписания и не пропускать ключевые моменты проекта.

Яндекс Диск. Удобен для хранения документов и файлов, которые связаны с проектом. Это облачное хранилище, где данные доступны с любого устройства. Актуально для распределённых команд, которые работают удалённо.

Яндекс Телемост. Сервис для онлайн-встреч и обсуждений. Участники могут обсуждать проект, обмениваться мнениями и решать вопросы в реальном времени. Для трансляций нет ограничения по времени, можно легко подключиться с разных устройств даже без регистрации.

Главное о проектном менеджменте

1. Проектный менеджмент — метод управления проектами с чёткими целями, сроками и ресурсами.
2. Преимущества — контроль, структура, гибкость, продуктивность, анализ и оценка результатов. А недостатки — сложности внедрения, зависимость от команды и ресурсоёмкость.
3. Ключевые этапы для успешной реализации проекта — инициирование, планирование, выполнение, мониторинг и закрытие.
4. Модель управления выбирают в зависимости от гибкости и требуемого контроля. Самые популярные — каскадная, итерационная, гибкая (Agile) и V-образная.
5. Для управления задачами и командной работы используют канбан-доски, трекеры задач, облачные хранилища и другие инструменты.