Что такое управленческая отчётность в бизнесе

Чтобы управлять бизнесом, важно видеть реальную картину: сколько он зарабатывает, куда утекают деньги и что приносит результат. Для этого пригодится управленческая отчётность.

Что такое управленческая отчётность

Управленческая отчётность помогает понять, что происходит с бизнесом в цифрах. Её можно формировать так часто, как нужно — хоть каждый день. Какие данные включать и в каком объёме, компания решает сама в зависимости от своих задач и целей.

По закону вести такой учёт необязательно, но он серьёзно помогает в работе. Например, магазин формирует отчёт по остаткам товара и вовремя замечает, что покупают чаще всего и какие позиции нужно заказывать в несколько раз больше. Детальный анализ помогает увеличить выручку и не упустить потенциальную прибыль.

Цели и задачи управленческой отчётности

Управленческий учёт — это инструмент, с помощью которого компания отслеживает ключевые показатели. Главная цель управленческой отчётности — понять, насколько эффективно управляют бизнесом. Она помогает:

• контролировать ведение бизнеса;
• принимать обоснованные решения;
• строить прогнозы и планы.

По сравнению с бухгалтерской отчётностью управленческая не регулируется законом. Её формируют так, как удобно компании: она включает прогнозы, детализацию и любые показатели, которые нужны для управления. В бухгалтерской отчётности такого нет. Её предоставляют государству, поэтому она отражает только факты. Чаще всего она понятна только самим бухгалтерам и мало помогает в управлении бизнесом.

Виды управленческой отчётности

Отчётность делят на два типа в зависимости от того, для кого она готовится.

Внешняя. Понадобится всем, кто хочет вложить деньги в компанию, например инвесторам, банкам или страховщикам. Управленческая отчётность поможет оценить риски и принять решение, давать ли кредит или инвестировать и на каких условиях.

Внутренняя. Предназначена для владельцев, руководителей и менеджеров компании. Она помогает подробно разобрать реальное положение дел, прогнозировать развитие, оценивать и контролировать процессы. На её основе планируют работу компании.

Формы управленческой отчётности

Рассмотрим основные отчёты в управленческом учёте.

Отчёт о доходах и расходах (P&L). Отчёт показывает, зарабатывает ли компания больше, чем тратит. Он отражает все доходы и расходы за выбранный период и позволяет оценить прибыльность бизнеса или отдельных направлений.

Отчёт о доходах и расходах показывает прибыль по факту выполнения своих обязательств, а не получения денег. Например, если клиенту отгрузили 50 из 100 коробок на сумму 50 000 рублей, именно эта сумма попадёт в доход текущего месяца, даже если деньги поступят позже.

Отчёт о движении денежных средств. Отчёт помогает составить полную картину о финансовом положении компании. В нём видно, откуда приходят деньги и на что они реально тратятся. Данные отображают по факту зачисления или списания со счёта.

Например, в текущем месяце клиенту отгрузили 100 коробок на 100 000 рублей, а средства за него должны заплатить только в следующем месяце. Тогда и можно будет отобразить эти цифры в отчёте, в момент оплаты.

Отчёт помогает оценить реальную платёжеспособность компании в конкретный момент времени. Он помогает заметить и вовремя принять меры, если расходы начинают превышать доходы. Например, на бумаге может быть прибыль, но после оплаты всех счетов компания уходит в минус.

Баланс. Баланс показывает финансовое состояние компании на конкретную дату. В нём отображают активы (что у компании есть) и пассивы (капитал + обязательства). Он помогает понять, за счёт чего ведётся деятельность и достаточно ли средств для развития. Например, если большая часть средств заёмная, значит, компания сильно зависит от кредиторов.

Читайте также: Что такое издержки и как их рассчитать

Как автоматизировать управленческую отчётность

Когда отчёты собирают вручную, повышается риск ошибок, дублирования показателей, забытых обновлений и устаревшей информации. Чтобы быстро получать точные данные, управленческий учёт лучше автоматизировать. Для малого и среднего бизнеса подойдут электронные таблицы вроде Excel. Если же объём операций в компании растёт, появляются новые отделы, склады и филиалы, можно внедрить 1С.

Для начала нужно определить, какие отчёты будут нужны. Затем собрать все данные из разных систем: CRM, 1С, Excel — в одном месте, например в Яндекс Документах. Дальше можно настроить формулы и фильтры — тогда таблицы будут обновляться автоматически и не придётся всё считать вручную. Если нужно показать результаты команде или инвесторам, удобно использовать Яндекс Презентации — они делают отчёты наглядными.

Подробнее о Яндекс Документах читайте в Справке.

Типичные ошибки при составлении отчётов

Управленческий учёт каждая компания подстраивает под себя, поэтому именно в нём чаще всего случаются промахи. Рассмотрим их подробнее.

Нет цели. Например, менеджер ежемесячно формирует отчёт по остаткам товара, но без информации о скорости продаж и сроках хранения. Руководитель не может понять, что из товаров продаётся, а что зависло на складе и замораживает деньги. Или ещё хуже, отчёты просто идут в стол, без анализа и пользы.

Решение: ещё до начала разработки понять, кто будет читать отчёт, что ему нужно видеть, в каком виде и как часто.

Нет чётких правил. Например, компания арендует помещения. В июле бухгалтер относит эти расходы на административные затраты, а в августе — на затраты по направлениям бизнеса. Без единой системы отчёты путаются, а одни и те же цифры считывают по-разному.

Решение: установить общие правила управленческого учёта и закрепить их документально.

Нет проверки источников. Например, менеджер собрал данные из разных Excel-файлов, где цифры вводили вручную. В одном файле указали цену с НДС, в другом без неё — в итоге завысили прибыль в отчёте.

Решение: проверять исходные данные, автоматизировать загрузку.

Нет данных для сравнения. Например, менеджер делает отчёт по текущим продажам. Без сравнения с прошлым месяцем/годом и планом руководитель не понимает, растут ли продажи или падают.

Решение: всегда показывать данные в динамике и сопоставлять их с целями.

Слишком много данных. Если отчёт выглядит как таблица на 500 строк или 20 вкладок, информацию из него сложно быстро понять и использовать. С ним неудобно работать, особенно если в нём нет структуры, заголовков, подсветки ключевых показателей и фильтров.

Решение: оформлять отчёты удобно для восприятия и чтения.

Главное об управленческой отчётности

• Управленческая отчётность отображает реальную картину бизнеса в цифрах. Она помогает понять, где прибыль, а где потери. Формируется в удобном формате и с нужной частотой.
• Этот вид отчётности помогает контролировать процессы и планировать следующие действия. Он отличается от бухгалтерской отчётности детализацией и возможностью делать прогнозы. Его главная цель — оценить, насколько эффективно управляют бизнесом.
• Различают внешнюю и внутреннюю отчётность. Внешняя — для инвесторов и банков, чтобы оценить риски. Внутренняя — для владельцев и менеджеров, чтобы контролировать и планировать работу.
• В управленческом учёте чаще всего используют три ключевые формы. Отчёт о доходах и расходах показывает прибыль по факту выполнения обязательств. Отчёт о движении денежных средств отображает реальные зачисления и списания денег. А в балансе оценивают активы, обязательства и капитал компании.
• Чтобы снизить риск ошибок и ускорить работу, отчётность лучше автоматизировать: объединить данные из разных систем в одном месте, настроить формулы и фильтры.