Фокус на главном: как в Яндекс Трекере создать дашборд с виджетами под свои задачи

Когда сотрудник работает с задачами в Яндекс Трекере, у него может быть несколько ролей — например, автор, исполнитель или просто ответственный, который наблюдает за процессом. Везде нужно мониторить изменения, контролировать сроки и отвечать на комментарии коллег. Дашборд с виджетами поможет собрать на одном экране все важные данные и ничего не пропустить. О том, как его создать и настроить, — в статье.

Шаг 1. Создаём дашборд

Яндекс Трекер позволяет контролировать задачи и проекты в одном пространстве. Когда нужно сделать аналитику по рабочим процессам наглядной, сотрудники разных подразделений могут использовать дашборды. HR-специалисты — чтобы отслеживать задачи по онбордингу, отпускам и кадровым документам, служба поддержки — чтобы обрабатывать новые обращения, а проджект-менеджеры — чтобы контролировать дедлайны команды.

Сотрудники могут сделать несколько дашбордов и переключаться между ними в меню «Дашборды и отчёты». Например, один удобно использовать как индивидуальный трекер задач, а на других отслеживать метрики по проектам. Ссылкой на любой дашборд легко поделиться, чтобы обсудить с коллегами рабочие моменты.

Чтобы создать дашборд в Яндекс Трекере:

1. Откройте сервис и в левом меню выберите «Дашборды и отчёты».

2. В верхней части экрана нажмите «Создать» → «Дашборд».

3. Введите название дашборда и подтвердите создание.

Чтобы дашборд помогал решать конкретные задачи, нужно настроить виджеты. Собрали пошаговые гайды, как это можно сделать.

Шаг 2. Настраиваем виджеты

Виджет для личных задач

В зависимости от потребностей можно разместить на дашборде один виджет с определёнными задачами — например, где вы исполнитель. Или добавить виджеты для разных ролей и контролировать задачи комплексно.

1. Кликните «Редактировать» в правом верхнем углу дашборда.

2. В выпадающем меню выберите тип виджета — «Задачи».

3. В открывшемся окне напишите название виджета и отметьте количество задач, которое будет отображаться на одной странице. Например, если выбрать пять задач, виджет будет более компактным, а если двадцать — развёрнутым. Страницы с задачами можно листать — есть переключатели в нижней части виджета.

4. В поле «Столбцы» укажите, какие колонки должны быть в виджете — например, с задачами, статусами и дедлайнами.

5. В поле «Источник задач» нажмите «Фильтр». В выпадающем списке выберите задачи, которые хотите мониторить: все, избранные или те, в которых у вас определённая роль.

«Я наблюдатель». Если кто-то создал задачу и указал вас в поле «Наблюдатель», уведомление не придёт. Но это событие отразится в виджете — можно вовремя начать работу, контролировать процесс и не пропустить важные этапы.

«Я автор». Система соберёт в одном окне все задачи, которые вы поставили другим исполнителям, например юристам, дизайнерам, маркетологам. Не нужно ходить по очередям: как продвигаются дела, можно смотреть по статусам в виджете.

«Я исполнитель». Виджет покажет задачи, в которых вас назначили исполнителем: их можно быстро взять в работу. Чтобы узнать подробности, легко перейти в тикет прямо из виджета.

«Ждут ответа». В работе часто нужно обмениваться сообщениями с коллегами и оставлять комментарии. Виджет соберёт задачи, в которых ждут вашей реакции: например, если вас упомянули в обсуждении или ответили на ваш вопрос. Это поможет оперативно дать обратную связь.

6. Выберите период автообновления, это позволит получать актуальные данные.

7. Нажмите «Сохранить», чтобы завершить настройку виджета.

Теперь виджет можно переместить в любое место на экране. Чтобы изменить размер виджета, используйте стрелочку в нижнем правом углу. Когда виджет настроен и находится в нужном месте, нажмите «Сохранить» в верхнем меню дашборда. После этого шага можно изменить цвет виджета и сделать его более заметным. Нажмите «⋯» в верхнем меню виджета → «Выбрать цвет».

Читайте также: «Автоматизировали постановку задач и экономим время команд»: как NL International работает в сервисах Яндекс 360.

Виджет для входящих задач команды

Иногда рабочий процесс построен так, что в определённой очереди потоково появляются задачи, а свободные сотрудники должны их оперативно подхватывать. Например, такая схема актуальна для службы поддержки. Постоянно мониторить очереди неудобно, и возникает риск, что задачу не сразу заметят.

Можно настроить виджет «Задачи», чтобы контролировать заявки, у которых ещё нет исполнителя. Это позволит сотрудникам быстро взять их в работу, а руководителям — отслеживать уровень нагрузки специалистов и, если необходимо, перераспределять ресурсы. Вот как легко создать такой виджет:

1. Добавьте на дашборд виджет «Задачи».

2. Напишите название виджета и выберите количество задач, которое будет отображаться на одной странице.

3. В поле «Столбцы» отметьте, какие колонки должны быть в виджете. Например, «Задачи», «Исполнитель» и «Дедлайн».

4. В поле «Источник задач» нажмите «Параметры» → «+» → «Очередь».

5. Выберите очередь, в которую поступают задачи, и нажмите «Применить».

6. Отметьте нужный режим автообновления.

7. Сохраните настройки виджета.

Виджет для заметок

На дашборде в Яндекс Трекере можно настроить виджет «Заметка» и записывать там, например, список задач на день или вопросы к встрече. Если дашборд доступен для коллег, можно размещать объявления для сотрудников. Удобно, что не нужно переключаться между приложениями, использовать сторонние решения — всё доступно в интерфейсе сервиса.

Вот как настроить виджет:

1. Добавьте на дашборд виджет «Заметка».

2. Придумайте название виджета.

3. Напишите текст заметки, используйте инструменты форматирования — выделение, маркированные списки, заголовки.

Если информация в заметке актуальна для других сотрудников, можно призвать коллег. Для этого нажмите «⋯» → «Пользователь». Выберите имя → «Сохранить».

Шаг 3. Делаем дашборд стартовой страницей

Если сделать дашборд стартовой страницей, можно зайти в Трекер и сразу увидеть все изменения по важным процессам. Вот два варианта, как это настроить.

Первый способ:

1. В левом меню нажмите «Настройки».

2. Выберите раздел «Интерфейс» → «Главная страница» → «Дашборд».

3. Отметьте нужный дашборд.

Второй способ:

1. Откройте нужный дашборд.

2. В правом верхнем углу нажмите «⋯» → «Сделать стартовой».

Дашборды и виджеты в Яндекс Трекере помогают сотрудникам выстроить прозрачный рабочий процесс и оставаться в курсе всех изменений. При этом актуальная информация всегда под рукой — не нужно тратить время на поиски и рисковать что-то упустить.