Как использовать Яндекс 360 для бизнеса в образовании: сценарий для учебного заведения

В образовательном процессе обычно много участников: это не только студенты и преподаватели, но и менеджеры, бухгалтеры, сотрудники деканата и IT-специалисты. Чтобы учреждение работало как часы, важно выстроить прозрачное взаимодействие между всеми. В этом может помочь единая цифровая среда Яндекс 360 для бизнеса. Рассказываем, какие инструменты упрощают коммуникации и работу.

Календарь для планирования лекций и семинаров

Обучение в колледже или вузе, как правило, идёт в нон-стоп-режиме. Студентам и преподавателям нужно единое гибкое расписание, которое можно быстро обновить при необходимости. Это поможет случайно не пропустить занятие и всегда находить свободное время в плотном графике.

Планировать учебные дни можно с помощью Яндекс Календаря: например, специалист деканата может выставлять занятия группам с указанием аудитории, а преподаватели — вносить описание пары и подсказку, как к ней подготовиться. В итоге в общем календаре получится отслеживать нагрузку разных групп и их тьюторов. Сервис простой и интуитивно понятный — разберутся все преподаватели.

Почта и Мессенджер для общения учеников, преподавателей и сотрудников

Всё общение со студентами можно вести через электронную почту. Например, с помощью Яндекс Почты получится не только отправлять материалы и записи лекций, но и собирать готовые задания и рефераты.

Сбор домашних работ легко автоматизировать: ученики могут присылать их на общую почту колледжа или вуза, а дальше письма отправятся конкретному преподавателю за счёт правильно настроенной переадресации. Допустим, сообщение с темой «ДЗ по информатике, урок 4, Иванов» автоматически уйдёт на личный ящик педагога, который ведёт этот предмет. Так ни одно задание не потеряется и не останется без ответа.

Тюменский государственный университет использует Яндекс Почту для коммуникаций сотрудников и студентов. Почта интегрирована с внутренними сервисами: так ученики получают уведомления об изменениях в расписании, информацию о задании, опубликованном на обучающей платформе, рассылки об элективах и университетских мероприятиях. Сотрудникам же приходят уведомления от кадровых, финансовых и технических служб. Подробности кейса можно узнать в блоге Яндекс 360.

Если студентам нужно оперативно связаться с преподавателем по поводу экзамена, можно написать в Мессенджере. Это удобный сервис для быстрого общения: в нём можно отправить текстовое сообщение, переслать презентацию или PDF-файл с докладом.

Мессенджер можно использовать и для решения организационных вопросов, чтобы объединить всех сотрудников в одном месте. Не придётся пересылать информацию по разным группам в соцсетях и переживать, что кто-то останется не в курсе.

Коллектив ТюмГУ создал в Мессенджере отдельные новостные каналы, где тьюторы, преподаватели и сотрудники отдела кадров публикуют важную информацию.

Студенты университетов могут создавать в сервисе чаты учебного потока и делиться материалами с пар или конспектами. А ещё быстро решать общие вопросы, обсуждать досуг или поздравления преподавателей. Чтобы нужная информация всегда была под рукой, можно скачать мобильное приложение Мессенджера и Почты для смартфонов.

Документы и Диск для работы с учебными материалами

Рефераты, курсовые и презентации к лекциям можно готовить в Документах. Так, доступ к ним легко получить с любого компьютера в университете — нужно только авторизоваться под своей учётной записью. Студентам и преподавателям не придется постоянно носить личные ноутбуки или флешки.

Все файлы из Документов автоматически сохраняются на Диск: ими можно быстро делиться с другими пользователи. Например, если студенты готовят доклад в группе, достаточно создать один документ, открыть доступ и отправить ссылку остальным. Тогда все участники смогут работать над тезисами в онлайн-режиме — просматривать их и редактировать.

Телемост для удалённых занятий и совещаний

Когда занятие проходит в очно-заочной группе или со студентами из других стран, можно использовать для связи Телемост. Это сервис видео-конференц-связи, в котором удобно проводить онлайн-встречи с использованием демонстрации экрана. Каждый из участников созвона может присоединиться в режиме реального времени или посмотреть урок в записи, если преподаватель сделает запись встречи.

Ссылку на видеовстречу в Телемосте можно добавить в описание события в Календаре ― она будет видна всем приглашённым. Ответственному за мероприятие не придётся копировать ссылку и отправлять её в разные чаты. А если в трансляции участвует приглашённый спикер, например представитель бизнеса или учёный, он сможет быстро подключиться к встрече, даже если у него нет аккаунта в Яндексе.

Онлайн-встречи нужны не только ученикам, но и сотрудникам колледжа или вуза. Телемост поможет обсудить рабочие вопросы, провести совещание или внутренний тренинг.

Вики для создания общей базы знаний

В образовании всегда много информации, которая нужна студентам и персоналу учебного заведения: инструкции, бланки, схема университета, полезные ссылки на электронные книги или гайды для первокурсников. Объединить всё можно в одном месте с помощью Вики — сервиса для создания корпоративной базы знаний.

Через Вики у сотрудников и студентов всегда будет доступ к инструкциям: формам по оформлению стипендии, заявлениям на получение общежития или отпуска. Специалистам деканата не придётся объяснять одно и то же или просить исправить неправильно оформленный документ, а студентам — долго ждать ответа.

Трекер для управления рабочими процессами

В учебном заведении много задач, которые нужно координировать: отслеживать документооборот, создавать образовательные программы, формировать расписание, а ещё организовывать питание и досуг студентов.

Перенести все процессы удобно в Яндекс Трекер: сервис поможет централизованно управлять работой разных отделов. Например, в Трекере можно следить за статусом подготовки нового учебного курса: тьютор будет отмечать готовность образовательной программы, IT-специалист начнёт создавать отдельную страницу на сайте с её описанием, а менеджер сможет внести курс в расписание студентов и потом получить статистику по посещаемости и ведомости с оценками за семестр.

Трекер отлично подходит и для организации найма. С его помощью онлайн-школа SkillFactory проводит все этапы — от поиска нового специалиста до трудоустройства. Подробности этого кейса читайте по ссылке.

Чтобы сотрудники вовремя реагировали на изменение статуса проекта, в Трекере можно настроить уведомления. Благодаря интеграции с Мессенджером специалисты будут получать оповещения сразу либо в групповой чат, либо в личные сообщения.

Главное о Яндекс 360 для бизнеса в образовании

Цифровая среда Яндекс 360 для бизнеса — удобная система не только для коммерческих компаний, но и для образовательного учреждения. Она поможет упростить взаимодействие между всеми участниками: студенты и преподаватели наладят коммуникацию, а сотрудники, которые решают другие задачи внутри колледжа или вуза, организуют рабочий процесс в едином пространстве.

Подробнее о сервисах Яндекс 360 для бизнеса читайте на сайте. А чтобы узнать больше о том, как адаптировать цифровую среду под потребности учебного заведения, заполните форму для связи с менеджером.