Как IT-стартапу организовать работу с помощью Яндекс 360 для бизнеса

Запуск IT-стартапа — непростой процесс, и не хочется делать его ещё более запутанным и трудоёмким. Для слаженной работы команды над продуктом нужны удобные онлайн-инструменты. Например, важно, чтобы почта, календарь и таск-менеджер находились в едином контуре и были связаны сквозными сценариями. В статье расскажем, как цифровая среда Яндекс 360 для бизнеса поможет организовать процессы.

Ведите рабочую переписку в Мессенджере

Основная ценность стартапа — это идея. На этапе разработки важно защититься от утечек, чтобы детали не растекались по разным мессенджерам и случайно не попали в руки к конкурентам.

Защитите данные и организуйте всю рабочую коммуникацию в Яндекс Мессенджере с закрытым контуром. Там будут только участники команды, а все данные, которыми они будут обмениваться, надёжно защищены от слива. Для удобства сделайте отдельные чаты для фронтенд-разработчиков, бэкендеров, маркетологов и поддержки.

Обсуждайте идеи в Мессенджере без потери контекста в специальных ветках — тредах. Создать цепочку комментариев можно для любого сообщения: проанализируйте новую фишку или внезапный баг, не нарушая порядок в переписке.

Когда стартап вырастет и увеличится поток задач, в чат можно добавить бота. Автоматизируйте с его помощью часть рутинных операций: например, так сотрудник получит справку 2-НДФЛ в пару кликов и не будет дёргать коллег.

Как бот в Яндекс Мессенджере поможет разгрузить работу HR-отдела и упростить документооборот, читайте в статье.

Созванивайтесь с командой в Телемосте

Работа в IT — это ежедневные созвоны. Чаще всего проще обсудить дела голосом, а не в переписке. В таких случаях можно воспользоваться Телемостом, который тоже входит в Яндекс 360 для бизнеса.

Если обсуждаете детали проекта или внедрение новой фичи с проджект-менеджером, можно сделать запись встречи, чтобы не потерять замечания. Видео сохраняется на компьютер — его удобно пересмотреть в любое время или загрузить на Диск и поделиться с коллегами.

Чтобы провести питч в Телемосте с потенциальным инвестором, просто отправьте ссылку-приглашение. Собеседник легко попадёт на трансляцию без регистрации, даже если у него нет аккаунта в Яндекс 360. В сервисе не ограничено время звонка: обсудите все детали презентации сразу — без необходимости переподключаться.

Митинг можно создать в один клик или запланировать заранее через Календарь — все отмеченные участники автоматически получат уведомление о будущей встрече на Почту. А чтобы команда пришла подготовленной и созвон прошёл продуктивно, добавьте адженду в описание.

Управляйте процессами разработки в Трекере

Пока над стартапом работает несколько человек, кажется, что для обсуждения всех задач достаточно мессенджера. Но когда команда начинает расти, людей становится больше: не всегда получается сразу найти чат, в котором шло обсуждение, а иногда про задачу вовсе забывают. Единый таск-менеджер становится не просто вопросом удобства, а необходимостью. Используйте Яндекс Трекер: инструмент позволит объединить всех сотрудников и не терять поручения.

На стадии планирования проекта воспользуйтесь диаграммой Ганта, чтобы построить детальный роадмап с примерными сроками. Инструмент отобразит прогресс задач и поможет команде не выбиваться из дедлайнов.

В Трекере можно заводить задачи (тикеты), назначать исполнителей, указывать сроки выполнения и статус. Чтобы довести проект от идеи до MVP, создайте цепочку тикетов для бэкенд- и фронтенд-отдела, а для контроля назначьте проджект-менеджера наблюдателем.

Следите за всеми процессами через одно окно с помощью специальных досок. Их можно использовать по отдельности или вместе:

• Простая доска. Вариант для «зелёных» стартапов, которые впервые берутся за разработку продукта. В колонках отображаются карточки, которые соответствуют указанному статусу, например «В работе».
• Скрам-доска. Инструмент для тех, кто работает по Agile-принципу. Отображает те задачи, которые надо выполнить за время спринта.
• Канбан-доска. Подойдёт для большого потока задач: каждая «двигается» по доске по мере её выполнения. Этот вариант помогает сфокусироваться на постоянном улучшении процессов.

Яндекс Трекер может собрать статистику по задачам в дашборды. Оцените результаты работы команды или отдельного сотрудника с помощью графиков и диаграмм. Например, можно отследить нагрузку на штат, чтобы перераспределить занятость и не допустить выгорания.

Компания Pruffme полностью перевела работу отделов поддержки и продаж в Яндекс Трекер. Менеджеры отправляют сообщения от пользователей сразу в бэклог, и задачи не теряются. В итоге процесс разработки стал прозрачнее. Подробнее об этом кейсе читайте в статье.

Формируйте единую базу знаний в Вики, а общие файлы храните на Диске

На начальных этапах нужно позаботиться о том, чтобы все вводные по проекту были систематизированы. Так будет проще проводить онбординг новых сотрудников, а действующей команде не придётся долго искать нужную документацию.

Чтобы собрать информацию в одном месте, используйте Яндекс Вики. В сервисе можно разместить гайды по цифровому продукту и процессам разработки. Для удобства оформите базу знаний: добавьте схемы, таблицы и перекрёстные ссылки.

Мокапы, заготовки для постов в социальные сети, гайдлайн по айдентике разместите на Яндекс Диске. Ссылку на Диск легко будет найти, если добавить её в соответствующий раздел Вики. Вся графика будет храниться в одном месте, и дизайнеры смогут быстро искать файлы и делиться наработками с коллегами.

Управляйте доступом к страницам: откройте их для всех сотрудников или запретите просматривать конфиденциальную информацию. Так данные будут защищены от утечек и случайного редактирования.

Собирайте обратную связь в Формах

Получать фидбэк от пользователей важно, особенно на стадии MVP. Пока продукт находится в разработке, можно подстроиться под запросы аудитории, устранить ошибки и улучшить сервис с помощью обратной связи.

Яндекс Формы — это конструктор опросов. В нём можно, например, сделать специальную форму для тестировщика или фокус-группы и связать её с Трекером. Если обнаружили баг в продукте — заполнили форму, и из неё автоматически создалась задача в Трекере. Разработчик получит информацию напрямую и быстрее устранит ошибку.

Готовую форму можно интегрировать на сайт, поделиться ею в социальных сетях или отправить в электронном письме.

Компания YCLIENTS использует Формы вместе с Трекером для оптимизации работы над устранением инцидентов. Дежурный заполняет форму, из которой автоматически создаётся тикет в таск-менеджере. К задаче подключается бот: он регистрирует проблему и создаёт тред в корпоративном мессенджере. Подробности этого кейса читайте в статье.

Яндекс 360 для бизнеса в IT: основные возможности

Яндекс 360 для бизнеса — это цифровая среда для совместной работы, которая покрывает большинство запросов бизнеса. Сервисы упрощают управление рабочими процессами IT-компаний и делают их удобными для всех участников:

• Ведите переписку в Мессенджере. Благодаря закрытому контуру информация об идеях и деталях разработки не выйдет за пределы команды.
• Проводите созвоны в Телемосте. Планируйте трансляцию заранее через Календарь: сервис оповестит коллег по Почте, чтобы они пришли подготовленными.
• Отслеживайте выполнение задач в Трекере. Выберите тип доски в зависимости от потребностей или используйте несколько вариантов вместе.
• Создайте базу знаний в Вики. Сотрудники компании за несколько кликов вспомнят детали, а новые разработчики или дизайнеры быстро ознакомятся с документацией. Все графические файлы и не только можно сохранить на Диске.
• Собирайте обратную связь в Формах. Создайте опросник и разместите его на сайте или отправьте в мессенджере.