Как крупная компания по производству строительных материалов переехала в Яндекс 360 для бизнеса

ЦЕМЕНТУМ — один из крупнейших производителей цемента и других строительных материалов в России. Компания представлена четырьмя цементными заводами, а также тремя карьерами по добыче нерудных материалов. Бизнес территориально распределён: сотрудники и производственные мощности находятся в разных частях страны. Когда встал вопрос об организации бизнес-процессов на локальном уровне, компания думала об on-prem решении, но в итоге выбрала готовый продукт.

Максим Стребков, начальник отдела поддержки пользователей и менеджер проекта по локализации сервисов совместной работы, рассказал, как переезжали в виртуальный офис Яндекс 360 для бизнеса и какие инструменты используют сейчас.

Почему сделали выбор в пользу готового облачного решения

Раньше сотрудники компании ЦЕМЕНТУМ использовали инструменты Google WorkSpace. Но когда возникла потребность в другом решении, мы всё же задумались о создании собственной инфраструктуры. Чтобы оценить рентабельность такого шага, провели внутреннее исследование.

Результаты показали, что на данном этапе внедрять on-prem решение для нас невыгодно. И вот почему:

• Высокие затраты на внедрение и эксплуатацию: дорогостоящее оборудование, издержки на обслуживание и амортизацию, оплата работы IT-специалистов.
• Сложности с масштабированием. ЦЕМЕНТУМ — развивающаяся компания. Нам нужна возможность быстро добавлять новых сотрудников на корпоративную платформу. Собственной инфраструктуре может не хватить гибкости, чтобы закрыть эту потребность.

Мы начали искать облачное решение, которое способно заменить функционал Google WorkSpace. Сравнили предложения рынка и практически сразу остановились на Яндекс 360 для бизнеса.

Экосистема сервисов полностью закрыла потребность компании в рабочих инструментах. Нам не пришлось искать дополнительные продукты и покупать лицензии — всё для решения бизнес-задач доступно в едином пространстве. Кроме того, виртуальный офис позволяет команде эффективно работать вне зависимости от местоположения сотрудников.

Отдельным преимуществом для нас стала возможность интеграции Active Directory и настройки единого входа (SSO).

Подготовили команду и мигрировали в Яндекс 360 для бизнеса

Перед нами не стоял чёткий дедлайн для переезда — решение об отключении от иностранной платформы могло быть принято в любой момент. Яндекс 360 помог подготовиться, чтобы мы могли мигрировать на следующий день после принятия такого решения.

В ожидании переезда мы не теряли время: предложили самым лояльным сотрудникам протестировать сервисы Яндекс 360 для бизнеса на реальных задачах и собрали обратную связь. С учётом отзывов и при поддержке Яндекс 360 была разработана программа и проведено обучение для всех пользователей.

Обучение прошло в формате вебинаров: тренеры рассказали о сервисах и сценариях их использования. Видеозаписи мы потом нарезали на короткие ролики-инструкции и по ним же составили мануалы. Это было удачное решение: оно помогло сотрудникам быстрее освоиться в виртуальном офисе. Когда узнали, что через месяц начинаем работать в Яндекс 360 для бизнеса в полном объёме, просто предупредили об этом коллег.

В процессе переезда возникла потребность увеличить количество учётных записей. Google WorkSpace использовали около 1 000 офисных сотрудников, а при переходе добавили ещё 500 новых пользователей. В Яндекс 360 для бизнеса масштабироваться оказалось легко — можно оперативно создать дополнительные учётные записи с помощью инструмента администрирования.

Активно пользуемся инструментами виртуального офиса

Помимо Почты, команда компании ЦЕМЕНТУМ ежедневно использует в процессах:

• Диск. Подразделения хранят в сервисе огромное количество данных — от рабочей информации до чертежей и топосъёмки. Каждому пользователю доступен 1 ТБ в облаке. Сервис помогает структурировать файлы и удобно работать с ними вместе с командой.
• Телемост. Используем для проведения онлайн-встреч с коллегами и партнёрами.
• Яндекс Трекер. Сервис помогает нашему IT-отделу организовать работу с проектами, контролировать выполнение задач, повысить эффективность командной работы.
• Яндекс Вики. Построили систему внутренней документации, разместили все инструкции и мануалы для пользователей. Теперь, если возникает какой-то рабочий вопрос, сотрудник может быстро найти ответ.

Нравится сервис и поддержка со стороны Яндекс 360 для бизнеса

На стадии внедрения нового решения и в ходе дальнейшего сотрудничества с Яндекс 360 для бизнеса мы отметили высокий уровень вовлечённости sales-менеджеров. Например, Яндекс 360 внёс в дорожную карту наше предложение — обновление, которое позволит компаниям использовать сервис Яндекс Ключ. Мы в свою очередь активно участвуем в развитии сервисов и ждём переезд Телемоста на новую платформу, который повысит качество продукта.