Как наладить контроль выполнения задач сотрудниками

Сотрудники иногда теряют задачи и срывают сроки, поэтому контролировать нужно даже самые крутые команды. Это важно не только для порядка и выполнения плана — грамотный контроль выявит точки роста и улучшит атмосферу в коллективе. Мониторить работу команды поможет Яндекс Трекер — многофункциональный сервис для бизнеса.

Почему важно контролировать выполнение задач

Иногда в процессе работы некоторые задачи остаются без внимания, забываются и остаются невыполненными. Если это разовое событие, оно не сильно влияет на общие показатели. Но если такие потери происходят регулярно, последствий становится всё больше. Вот основные из них:

• Хаос в рабочих процессах. Потерянные и проигнорированные задачи накапливаются и тормозят процессы. Сроки по ним горят, сотрудникам приходится отложить менее срочные дела, которые тоже теряются в аврале. Команда перестаёт нормально функционировать и выполнять задачи бизнеса. Рано или поздно то же самое происходит со всей компанией, и она деградирует.
• Потеря партнёров и клиентов. Команда в спешке совершает ошибки и завершает задачи с опозданием. Контрагенты могут пару раз пойти на уступки и дать дополнительное время, но не станут сотрудничать с тем, кто всё время срывает сроки и не соблюдает договорённости.
• Ухудшение рабочего климата. Сотрудники постоянно стрессуют из-за высокой срочности и неразберихи, торопят и обвиняют друг друга, их производительность падает.
• Потеря прибыли. Качество и скорость работы падают из-за неисправных процессов и сниженной эффективности сотрудников. Потеря ценных партнёров тоже плохо сказывается на продукте, и его перестают покупать.

Но контроль нужен не только для того, чтобы сотрудники выполняли все задания, которые получают. Наблюдение за работой команды может выявить следующие моменты:

• Узкие места в рабочих процессах — неисправное оборудование, нехватка компетенций и другие проблемы, из-за которых сдвигаются сроки и падает качество.
• Проблемы с мотивацией у отдельных сотрудников — кто-то из команды постоянно выгорает от высокой загрузки или не заинтересован в работе и не хочет брать на себя новые задачи. Важно выявлять таких работников как можно раньше, до того как они уволятся или совсем расслабятся.
• Неравномерное распределение нагрузки в команде — пока одна часть коллектива тонет в задачах, другая скучает без работы.
• Нарушения трудовой дисциплины — например, сотрудники надолго покидают рабочие места или часто отвлекаются, из-за этого работают медленно и некачественно.
• Ошибки в коммуникации — сюда относятся нечёткая постановка задач или некорректная обратная связь. Сотрудники плохо понимают, чего от них хотят, и действуют наугад, что ведёт к промахам.
• Ошибки в распределении ресурсов — например, бюджет проекта потратили на обучение, хотя важнее было обновить оборудование.

Контроль лучше преподносить команде как сотрудничество, а не карательную или воспитательную меру. Необходимо, чтобы команда приняла правила игры и тоже получала пользу от контроля.

Как ставить задачи, чтобы их выполняли

Часто задачи подвисают из-за того, что они нечётко поставлены. Сотрудник тратит время на выяснение деталей, не знает, с чего начать, или делает совсем не то, потому что неверно истолковал ТЗ.

Чтобы этого не происходило, можно добавить в техзадание следующие пункты:

• Образ конечного результата — описать его или нарисовать визуально, например в виде графика, добавить больше конкретики.
• Причины, почему результат должен быть именно таким, — на что он влияет и куда работа пойдёт дальше.
• Похожие проекты как образцы — внутренние или от конкурентов.
• Важные детали — если есть особые инструменты, условия выполнения задачи, стоит упомянуть их.
• Способ проверки результата — как вы будете оценивать работу сотрудника.

При написании ТЗ важно ориентироваться на уровень исполнителя — насколько хорошо он разбирается в задаче и делал ли уже что-то похожее. Но подробное ТЗ в любом случае лучше краткого. Одна и та же информация может быть известным фактом для одного сотрудника и новостью для другого.

Составлять ТЗ по единому шаблону — тоже полезная практика. Это экономит время. В Яндекс Трекере есть функция создания таких шаблонов. Например, можно сделать это через интеграцию с Yandex Forms — заполнение формы автоматически создаёт задачу в Трекере.

Виды и эффективные методы контроля

Вид контроля выбирают исходя из условий работы:

• Периодический контроль происходит, например, каждую неделю или месяц. Он нужен для длительных проектов.
• Поэтапный контроль — работу проверяют на каждой из стадий. Подходит для сложных многоступенчатых задач, где задействованы разные специалисты и ресурсы.
• Предварительный контроль — это проверка перед стартом проекта или незадолго до завершения. Она необходима для крупных команд или работы с большими объёмами информации.
• Итоговый контроль — проверка результата работы на соответствие поставленной цели. Он универсален и встречается чаще всего.
• Выборочный контроль — при нём руководитель сам решает, когда нужно оценить ход работы. Часто он делает это без предупреждения. Такой контроль хорош на время обучения команды или отдельных сотрудников.

Руководители крупных проектов обычно сочетают два, максимум три вида контроля, чтобы уследить за происходящим. Для небольших команд и объёмов работы достаточно какого-то одного вида.

Как можно контролировать выполнение задач:

• KPI — ключевые показатели для каждого сотрудника и всей команды.
• Регулярные совещания — ежедневные и еженедельные планёрки с обсуждением текущих статусов.
• «Тайный покупатель» — этот метод подходит, если команда напрямую работает с клиентами, но не контактирует с ними подолгу.
• Опрос клиентов — через формы, голосования, обзвоны.
• Аудио- и видеосистемы наблюдения — это нужно использовать с умом. Если устанавливать их, чтобы фиксировать каждый шаг и каждую лишнюю минуту у кулера, команда, скорее всего, воспримет это как закручивание гаек. Лучше использовать аудио- и видеосистемы в первую очередь для соблюдения безопасности и изучения поведения клиента. Также нужно предупреждать сотрудников и покупателей, что у вас ведётся съёмка или запись.
• Отчётность — сотрудники могут генерировать и заполнять таблицы и графики по выполненным задачам или их этапам.

Яндекс Трекер и контроль выполнения задач

Может показаться, что контроль за выполнением задач отнимает много времени. Заполнение форм, генерация отчётов и их проверка, совещания — на это надо резервировать часть рабочего дня. Но в таком случае сотрудники и руководитель не успеют с обычной работой.

Есть решения, которые ускорят и упростят сбор данных с команды и сформируют понятную наглядную отчётность. Например, Яндекс Трекер предоставляет следующие инструменты для контроля выполнения работ:

• Карточки задач и проектов с вехами, исполнителями, историей и перепиской — вся информация собрана в одном месте, изменения отображаются там же
• Визуализация с помощью дашбордов — можно собрать графики и другую важную информацию в одном пространстве
• Вкладка «Статистика» с автоматически сформированными отчётами по типам, приоритетам и исполнителям задач
• Скачивание отчётов в формате XLSX — чтобы сохранять их, пересылать и собирать более сложные таблицы
• Настройка уведомлений — с их помощью можно напоминать сотрудникам, что пора обновить данные, создать отчёт или назначить созвон
• Интеграция с Yandex Cloud и Yandex DataLens для более сложной аналитики — подходит для разработки и тестирования ПО, когда нужно уследить за проектом со сложной инфраструктурой
• SLA-таймеры для сравнения реальных и требуемых временных затрат

Резюмируем

• Контроль выполнения задач сотрудниками нужен не только для поддержания дисциплины и порядка. Он также помогает найти проблемные места в рабочих процессах и точки роста бизнеса.
• Чтобы задачи было проще выполнять и контролировать, нужно ставить их чётко и понятно. Здесь поможет подробное ТЗ. В Яндекс Трекере его можно создавать с помощью форм и шаблонов.
• Основные виды контроля задач: периодический, поэтапный, предварительный, итоговый, выборочный. Основные методы контроля задач: KPI, совещания, «тайный покупатель», опрос клиентов, аудио- и видеосистемы наблюдения и отчётность.
• Яндекс Трекер поможет контролировать работу сотрудников с помощью визуализации процесса и результата, автоматически обновляемой статистики, таймеров и уведомлений.