Как написать хорошее благодарственное письмо: советы и шаблоны

Благодарственное письмо — это сообщение, которым выражают признательность за проделанную работу компании или конкретному человеку. А ещё это отличный способ напомнить о себе, установить деловые связи или показать корпоративную культуру. В статье разберём, кому и зачем составляют благодарственные письма, какими они бывают и как правильно писать такие письма.

Кому и зачем пишут благодарственные письма

Письмо-благодарность — это важный элемент корпоративной культуры, а также маркетинговый инструмент. Обычно такие письма отправляют после качественно оказанной услуги, предоставления помощи, важного материального подарка или заключения сделки.

Письма с выражением признательности могут отправлять:

• конкретным людям — сотрудникам, клиентам или партнёрам;
• команде, отделу, участникам проекта;
• индивидуальному предпринимателю, компании или организации.

Получатели таких писем часто распечатывают их, оформляют в рамки и размещают на видных местах в офисах и рабочих кабинетах, чтобы напомнить о заслугах и создать положительный имидж компании.

Вот ещё зачем нужны благодарственные письма:

• напомнить клиенту о себе;
• повысить лояльность к бренду;
• наладить дружеские связи;
• прорекламировать свои товары или услуги;
• выделиться среди конкурентов.

Виды благодарственных писем

Условно благодарственную корреспонденцию делят на три вида:

• Письма сотрудникам.
• Письма клиентам.
• Письма партнёрам.

Ниже подробно расскажем о каждом виде и приведём примеры благодарственных писем.

Благодарственное письмо сотруднику

Такие письма пишут для того, чтобы поощрить отличившегося сотрудника, поблагодарить его за вклад в дело компании и развитие бизнеса. Такая корреспонденция призвана мотивировать человека, показать, как высоко ценят его старания и амбиции, и настроить на дальнейшую продуктивную работу.

Благодарственное письмо клиенту

Чаще всего такие письма бизнес рассылает клиентам в ответ на какое-либо полезное действие: подписку на рассылку, оплату услуги или подписки, за оставление отзыва и так далее. Цель — повысить лояльность покупателя, замотивировать его обращаться за услугами или совершать покупки у компании в будущем.

Благодарственное письмо партнёру

Такими письмами любят обмениваться компании после плодотворного сотрудничества. Получатели охотно используют благодарственные письма для оформления клиентской зоны в офисах или выкладывают их копии на собственном сайте. По сути, это форма доказательства компетентности, высокого профессионализма и надёжности компании.

Как создать благодарственное письмо: инструкция по написанию

Конечно, письмо-благодарность — это не строгий государственный документ, который должен быть составлен по установленной форме. Но есть несколько рекомендаций, которые нужно использовать при составлении.

Формат

Для начала нужно определиться, будет ли это электронная рассылка или официальное письмо на красиво оформленном бланке. В последнем случае нужно учитывать, что получатель, скорее всего, захочет продемонстрировать письмо своим клиентам или покупателям, поэтому лучше выбирать художественно оформленный типографский шаблон, а не лист формата А4.

Структура

• Шапка. Это область, где размещается информация об отправителе. Здесь могут быть указаны контакты компании, её логотип и название.
• Заголовок. В бумажных письмах может быть заголовок «Благодарственное письмо» или «Благодарность». В электронных версиях заголовок может отличаться от типового или отсутствовать вовсе.
• Персонализированное обращение к получателю. Если письмо адресовано конкретному человеку, к нему обращаются по имени или по имени и отчеству. При рассылке группе сотрудников или клиентов по правилам делового этикета обращаются так: «Уважаемый коллега» или «Уважаемый клиент». Если письмо направляется в адрес компании, возможно такое обращение: «Уважаемый коллектив компании…».
• Содержание. Здесь выражается сама благодарность и подчёркиваются конкретные достижения. Например, «организовал праздник для детей сотрудников», «оформил годовой отчёт за три дня», «запустил успешную рекламу на ТВ», «провёл курсы повышения квалификации» и прочее.

Авторство

В конце указывается, кто именно отправил письмо, с обязательной подписью и печатью в бумажном варианте.

Вот какой образец благодарственного письма может получиться по этой схеме:

Советы по составлению благодарственных писем

• Простой язык. В благодарственных письмах лучше отойти от сложных конструкций, бюрократических терминов и канцелярита.
• Конкретика. При составлении письма лучше обойтись без расплывчатых формулировок, например «мы благодарим вас за всё». Лучше конкретизировать и поблагодарить за конкретную работу или действие.
• Объём. Размер письма должен быть таким, чтобы его можно было охватить одним взглядом.
• Без креатива. Письмо может выглядеть достаточно формально, но в этом и заключается его особенность. Оно должно быть простым и понятным, чтобы его можно было использовать как маркетинговый инструмент.
• Отсутствие грамматических ошибок. Перед отправкой текст нужно вычитать и исправить орфографические ошибки.

Особенности электронных благодарственных писем

Виртуальные сообщения можно отправлять автоматически в ответ на различные действия клиентов, такие как оплата заказа или подписка на рассылку.

Вот несколько лайфхаков по написанию благодарственных email:

• Тема письма должна мотивировать кликнуть по нему. Получатель должен заинтересоваться и захотеть открыть сообщение — например, «Благодарим за ваш заказ! Активируйте бонус на следующую покупку».
• Обращение к подписчику по имени. В специальных сервисах для рассылок есть такая функция.
• В конце письма допустимо разместить ссылку на ассортимент компании или предложение скидки.

Главные мысли

• Благодарственное письмо компании — это особая разновидность проявления корпоративной культуры. Оно показывает заинтересованность компании в клиентах и мотивирует к сотрудничеству.
• Существует три типа благодарственных писем: для сотрудника, клиента или партнёра.
• Структура таких писем состоит из шапки, заголовка, обращения, основного текста и подписи.
• Как бумажные, так и электронные благодарственные письма должны быть написаны без ошибок, быть краткими и конкретными. Бумажные письма часто украшают видные места в офисах или кабинетах, а электронные часто способствуют дополнительным продажам.