Как повысить продуктивность команды: рекомендации для руководителя

Постоянная занятость не равна высокой продуктивности. Иногда команда сбивается с ног, но едва ли выполняет план. В статье расскажем, как исправить эту ситуацию.

Что такое продуктивность и на что она влияет

Продуктивность — способность сделать определённое количество работы за единицу времени, но некоторые уравнивают её с усиленной нагрузкой и переработками.

Это ошибочное мнение: продуктивная работа может и должна укладываться в адекватный график и при этом приносить значимый результат. В приоритете — достижение целей, а не количество часов.

Продуктивность сотрудников можно измерить с помощью таких показателей:

• Размер выручки — подходит для оценки работы продавцов и специалистов по рекламе.
• Объём выполненной работы или количество выполненных задач — например, обработанные тикеты или собранные изделия.
• Отзывы и оценки клиентов — подходит для тех, кто работает с ними напрямую: консультантов, бьюти-мастеров, специалистов техподдержки.
• Достижение поставленных целей — это показатель для комплексных работ с измеримым результатом. Например, команда создаёт ПО для бизнеса, помогает с внедрением, консультирует пользователей. В этом случае цель — то, что прописано в договоре с клиентом.

Иногда нужна оценка по двум и больше параметрам. Например, сотрудников кол-центра можно оценивать по количеству решённых проблем клиента и отзывам.

Продуктивность сотрудников важна для бизнеса, потому что она помогает:

• Сокращать издержки — команда быстрее достигает результата, разумнее расходует ресурсы и помогает окупать затраты.
• Обучать и растить сотрудников — при регулярной загрузке новые навыки осваиваются быстрее и не успевают просесть.
• Удерживать клиентов — его проблемы решаются быстро, он без задержек получает услугу или товар.
• Построить процессы без сбоев и задержек — наём, операционка, принятие решений, внедрение инноваций.

Факторы, влияющие на продуктивность

Продуктивная работа складывается из различных факторов.

Рабочая среда — чем комфортнее сотруднику на рабочем месте, тем меньше он отвлекается и устаёт. Даже такие мелочи, как мигающий свет или запахи из обеденной зоны, могут влиять на продуктивность.

Инструменты — они должны быть качественными, исправными и доступными. Если в офисе один принтер, сотрудникам приходится стоять в очереди за распечатками, а не работать.

Процессы — бюрократия и слишком жёсткие регламенты съедают много времени и усилий. Сотрудники, может, и хотели бы работать быстрее, но вынуждены подчиняться правилам.

Навыки — недостаток компетенций снижает скорость и качество работы. Такое допустимо только для новичка, на котором пока мало ответственности.

Мотивация — она влияет не только на вовлечённость и желание достигать хороших результатов, но и на готовность расти и брать более сложные задачи.

Что поможет сотрудникам быть продуктивнее

Есть несколько способов, которые помогут выполнять задачи быстро и без потери в качестве:

• Автоматизация — мелкие действия типа заполнения заявок или рассылки уведомлений можно переложить на ПО. Например, в Яндекс Трекере можно настроить автоматическое создание задачи или смену её статуса.
• Удобная быстрая коммуникация — если задачи хранятся в одном месте, а переписка по ним — в другом, приходится тратить время на поиск. В Яндекс Трекере можно общаться в комментариях к задачам и там же сохранять документы.
• Учёт задач — это помогает следить за статусом всего проекта и соблюдать дедлайны. К примеру, Яндекс Трекер отображает статусы задач, и в нём можно настроить напоминания, чтобы ничего не потерять.
• Приоритизация задач — найти в расписании дела, которые не влияют на достижение цели, а только занимают время, поможет матрица Эйзенхауэра.
• Профессиональное обучение и развитие — чем лучше сотрудник знает своё дело, тем быстрее и качественнее он работает. Улучшить навыки можно за счёт курсов, наставничества и обмена опытом с коллегами.
• Отсутствие переработок, баланс работы и отдыха — стресс и перегруженность снижают внимание, скорость обучения и выполнения задач. Именно поэтому сотрудникам необходимы перерывы и личное время без рабочих чатов.

Важно: все перечисленные меры нельзя внедрить и адаптировать за один день. Команде и руководителю нужно время, чтобы привыкнуть к практикам и инструментам. Также многие из них имеют отложенный эффект, но зато действенны в долгосрочной перспективе.

Как руководитель может повысить продуктивность команды

Руководитель тоже может повлиять на показатели команды. Важно помогать сотрудникам разобраться с проблемами, а не просто подгонять их. Команда будет ценить такое отношение и, скорее всего, пойдёт руководителю навстречу.

Что может сделать руководитель для повышения продуктивности:

• Ставить измеримые чёткие и актуальные цели — например, формулировать их по методике SMART. Так сотрудникам будет понятно, что они делают и какой нужен результат.
• Давать качественную обратную связь — она должна быть с привязкой к целям команды и компании. На ошибки и недочёты лучше указывать с позиции помощи, а не осуждения. Если сотрудник хорошо выполняет свои обязанности и нареканий нет, нужно подчеркнуть ценность его вклада.
• Подобрать рабочую мотивацию — лучше спросить напрямую, что нужно сотрудникам, а не действовать наугад. Поощрение продуктивных членов команды может замотивировать остальных.
• Поощрять обучение и развитие талантов — здесь подразумевается не только оплата курсов, но и вознаграждение за успешную учёбу и применение новых навыков в работе.
• Быстро и качественно разрешать конфликты — если в команде есть трения, они не всегда разрешаются силами участников. Некоторые конфликты становятся затяжными, забирают на себя много энергии и портят рабочую атмосферу.
• Улучшить условия труда — обновить оборудование, офисную технику или перевести команду из шумного опенспейса в отдельный кабинет.
• Исключить микроменеджмент — бесконечные созвоны и проверки требуют много времени и сил. Они уместны, когда сотрудник только осваивает делегированные ему функции. Дальше контроль нужно ослаблять.

Важно помнить о том, что в команде могут быть люди, которые не готовы серьёзно вовлекаться в рабочий процесс и учиться. Скорее всего, они не примут новые порядки и захотят уволиться. К уходу таких сотрудников стоит относиться спокойно — это просто означает, что им с вами не по пути. Лучше сосредоточиться на тех, кто разделяет ваши цели и хочет расти.

Рекомендации от специалиста

Иван Меркурьев — менеджер проектов в Яндекс 360 и специалист по цифровым продуктам. Он тестировал разные подходы к повышению продуктивности и рассказал, что помогло ему успевать за день больше:

• Правило двух минут — небольшие короткие дела нужно делать сразу же, как только возникла необходимость, иначе о них можно забыть.
• Отключение уведомлений — это поможет не отвлекаться на посторонние задачи, даже мысленно.
• Выбор в пользу качества, а не количества — лучше сделать меньше задач и провести меньше переговоров, но с упором на результат.
• Порядок на рабочем месте — он необходим, чтобы не тратить время на поиск файлов или рабочих инструментов.

Больше лайфхаков от менеджера проектов Яндекс 360 можно найти в статье «Очистить папку „Входящие“ и отключить уведомления: советы от менеджера Яндекс 360, которые помогут стать продуктивнее».

А эти привычки, наоборот, крадут время и усложняют работу:

• фокус на всех делах сразу и многозадачность — внимание распыляется, из-за этого возникают ошибки;
• перфекционизм — он заставляет откладывать задачи на потом или бесконечно улучшать и так хороший результат;
• частое чередование задач из разных проектов — приходится тратить дополнительное время, чтобы перестроиться с одного проекта на другой;
• планирование каждой минуты рабочего дня — такой скрупулёзный подход к расписанию может быть проявлением прокрастинации.

Другие вредные для продуктивности привычки Иван перечислил в статье «Что делает вашу продуктивность фейковой и как это исправить: рассказывает менеджер Яндекс 360».

Резюмируем

• Продуктивность заключается не в длительности рабочего дня и сильной загрузке, а в способности достигать результата.
• Производительность сотрудника может выражаться в количестве выполненных задач, в размере выручки или в оценках со стороны клиентов.
• Повышение продуктивности стимулирует рост сотрудников, улучшает и ускоряет внутренние процессы компании, помогает удержать клиентов и снизить издержки.
• На продуктивность влияют такие факторы, как рабочая обстановка, мотивация сотрудников, наличие подходящих инструментов, процессов и компетенций у сотрудников.
• Команда может стать продуктивнее с помощью автоматизации процессов, учёта и приоритизации задач, удобной коммуникации, развития и баланса работы и отдыха.
• Руководитель поддержит продуктивность сотрудников, если будет мотивировать и развивать команду, разрешать конфликты, ставить понятные и достижимые цели, улучшать условия труда и избавляться от микроменеджмента.
• Работать эффективно также поможет правило двух минут, отключение уведомлений, выбор в пользу качества и порядок на рабочем месте. Обратный эффект на продуктивность оказывает многозадачность, перфекционизм и привычка расписывать день по минутам.