Как создать архив документов на Яндекс Диске
Один раз сканируем и загружаем в облако документы, а потом пользуемся всей семьёй.
10.09.2024
У многих дома есть папка с документами, в которой хранится всё. Но если свидетельство или договор срочно требуется, например, в поездке, открыть его сразу не получится. Решение — загрузить документы в облако, чтобы они всегда были под рукой. Виртуальные копии можно быстро предъявить, отправить в электронном виде или при необходимости распечатать. В статье рассказываем пошагово, как собрать архив.
Шаг 1. Собрать необходимые документы
В первую очередь оцифровать стоит то, чем вы и члены вашей семьи пользуетесь чаще всего.
Основной пакет должен включать: паспорт РФ, загранпаспорт, свидетельство о рождении, ИНН, СНИЛС, медицинский полис. Эти документы потребуются, чтобы купить билет или забронировать отель, записаться на приём к врачу, заверить что-то у нотариуса.
Ещё в электронный архив стоит добавить следующие бумаги:
| Семейные документы | Документы, необходимые для трудоустройства | Документы водителя | Документы на недвижимость |
|---|---|---|---|
| — Свидетельство о браке — Свидетельство о рождении ребёнка — Ветеринарные паспорта животных | — Диплом об образовании — Трудовая книжка — Медицинская книжка | — Водительские права — ПТС — ОСАГО и (или) каско | — Документы, подтверждающие право собственности — Ипотечный договор — Страховой полис |
| Семейные документы | — Свидетельство о браке — Свидетельство о рождении ребёнка — Ветеринарные паспорта животных |
|---|---|
| Документы, необходимые для трудоустройства | — Диплом об образовании — Трудовая книжка — Медицинская книжка |
| Документы водителя | — Водительские права — ПТС — ОСАГО и (или) каско |
| Документы на недвижимость | — Документы, подтверждающие право собственности — Ипотечный договор — Страховой полис |
Ещё можно отсканировать и перенести в архив документы членов семьи — например, паспорта и медицинские документы. Это удобно, если вы часто планируете совместные поездки или записываете родственников на приём к врачу.
Шаг 2. Сделать качественные сканы
Чтобы сделать сканы документов, не нужно иметь дома сканер или специально идти в копицентр. В мобильном приложении Яндекс Диск есть специальный встроенный сканер: с ним готовые изображения сразу сохраняются в облако. Вот как сделать сканы через телефон.
1. Откройте приложение Диска. Чтобы попасть в сканер, нажмите на кнопку «Ещё» в нижнем правом углу.
2. Возьмите бумажный документ и разместите его на однотонном фоне. Если документ небольшой, например СНИЛС, можно положить его на белый лист бумаги. Убедитесь, что освещение достаточно яркое, чтобы все буквы и цифры чётко читались на скане.
3. Наведите камеру смартфона на документ и сделайте снимок. Сканер автоматически определяет границы объекта на фото. Их можно вручную сузить или расширить, чтобы никакая информация в документе случайно не обрезалась.
4. Когда скан готов, его можно сохранить в облако в подходящем формате: PNG, PDF, JPG. Для этого нужно нажать на кнопку «Сохранить» → «Сохранить в Диск». Файл сохранится в отдельную папку «Сканы».
Шаг 3. Разложить всё по папкам и понятно подписать
Когда все изображения готовы, можно приступать к сортировке.
1. Откройте приложение Диска и перейдите во вкладку «Файлы».
2. Нажмите на плюсик в нижнем правом углу — откроется контекстное меню. Выберите пункт «Папка».
3. Придумайте название папки, например «Документы», и нажмите «Создать».
4. Внутри новой папки можно создать ещё несколько. Для удобства поделите их на несколько категорий: основные, на детей, на животных, на квартиру, на машину, паспорта родственников и другие.
5. Теперь сканы, которые вы сделали с помощью мобильного сканера, нужно перенести в папку с документами.
Откройте папку «Сканы», выберите один или несколько файлов, а затем нажмите на три точки в верхней части экрана → «Переместить» на Android. Если у вас телефон на iOS, значок «Переместить» сразу появится внизу. Выберите нужную папку в открывшемся окне и подтвердите выбор кнопкой «Переместить».
Кажется, что сканирование документов и сортировка по папкам могут занять много времени. На деле же вы потратите 10–15 минут и получите хорошо организованное хранилище, которое будет всегда под рукой. Больше не придётся сканировать паспорт, чтобы подписать договор с новым клиентом. А если потребуется срочно распечатать копию документа, изображение с телефона можно отправить сразу на принтер через кнопку «Поделиться файлом».
Шаг 4. Открыть доступ к папке членам семьи
Пользоваться архивом можно совместно с родственниками. Для этого нужно предоставить им доступ через кнопку «Поделиться». Так вы создадите ссылку на папку, которую можно отправить через мессенджер члену своей семьи.
Файлы на Диске надёжно защищены: они проверяются на наличие вирусов при загрузке и шифруются при передаче. Чтобы личные документы из архива не попали в чужие руки, их можно дополнительно защитить с помощью пароля. Даже если ссылка окажется у постороннего человека, он всё равно не сможет просмотреть её содержимое и использовать его в мошеннических целях.
С тарифом Яндекс 360 Диска хватит не только на документы, но и на фотографии, видео, рабочие отчёты и другие файлы. До 30 сентября тариф на 2 Тб можно оформить на два года со скидкой 20%. Подробности акции читайте по ссылке.
