Как ветклинике выделять время врачей на экстренные случаи, не ломая график плановых приёмов

Приём экстренных пациентов — обычная практика в ветеринарной клинике. И часто это сказывается на графике плановых приёмов: врачи не могут бросить животное в критической ситуации, а администраторы вынуждены сдвигать очередь и решать вопросы с недовольными клиентами.

Чтобы потоки клиентов не пересекались, можно нанять дежурного врача для экстренных пациентов, если для этого есть бюджет. А можно, не расширяя штат, выстроить систему плановых приёмов так, чтобы у существующих врачей было свободное время на экстренных пациентов. Показываем, как это реализовать в Яндекс Календаре.

Создайте несколько календарей

Когда в ветклинике несколько врачей, но у каждого график выстроен плотно, приём экстренного пациента ломает день как минимум одного из врачей. А если животному срочно требуется сложная операция и нужна помощь коллег, страдает график сразу нескольких специалистов.

Но если каждому врачу выделять несколько 15–30-минутных «окон» за смену, то в течение дня в клинике всегда будет свободный специалист, который сможет принять экстренного пациента, и плановые клиенты не пострадают. А чтобы и врачи, и администратор всегда знали, когда у кого свободный слот, можно завести несколько отдельных графиков в Яндекс Календаре: по одному на каждого врача плюс один — с окнами. Именно этот дополнительный график и будет предназначен для экстренных случаев. Как создавать календари и события в них, читайте в Справке.

Допустим, в клинике работают четыре врача, а на один приём отводится полчаса. Назовём их календари: «Врач 1», «Врач 2», «Врач 3», «Врач 4». Вот как может выглядеть система с разными графиками.

Календарь «Врач 1». Здесь ведётся график приёмов Врача 1. При этом расписание построено с учётом свободных окон в 30 минут через каждые три приёма. Например:

• 8:00–9:30 — приёмы.
• 9:30–10:00 — окно. В это время врач свободен и сможет принять внепланового пациента.

Календарь «Врач 2». Всё то же самое для Врача 2, но расписание окон сдвинуто на полчаса относительно Врача 1. Например:

• 8:00–8:30 — окно.
• 8:30–10:00 — приёмы.

Календарь «Врач 3»:

• 8:00–8:30 — приём.
• 8:30–9:00 — окно.
• 9:00–10:00 — приёмы.

Календарь «Врач 4»:

• 8:00–9:00 — приёмы.
• 9:00–9:30 — окно.
• 9:30–10:00 — приём.

Календарь «Свободные врачи». Сюда администратор заносит только окна врачей в соответствующее время:

• 8:00–8:30 — Врач 2.
• 8:30–9:00 — Врач 3.
• 9:00–9:30 — Врач 4.
• 9:30–10:00 — Врач 1.

В Календаре можно настраивать отображение календарей: ставить галочку возле графика или сразу нескольких, чтобы видеть нужную в конкретный момент информацию. Например, если клиент хочет записаться на плановый осмотр к конкретному доктору, администратор смотрит только его расписание и находит свободные слоты. А в экстренной ситуации открывает календарь «Свободные врачи», чтобы за секунды понять, кто доступен прямо сейчас. Если поступает сложный случай и нужна помощь второго специалиста, администратор включает все календари сразу и видит, кто может присоединиться.

Назначьте права доступа

Администратор ведёт запись пациентов и составляет графики приёма врачей. При этом важно, чтобы врачи видели свои расписания, но не могли самостоятельно вносить изменения, иначе одно самовольное действие может сломать график приёма всей клиники.

Чтобы такого не случилось, в Календаре можно разграничить права доступа.

Администраторам — разрешить редактировать события. Так они смогут управлять всеми записями: создавать новые, редактировать существующие и удалять неактуальные. А если, например, экстренный приём затянулся, быстро найти другого врача, который подхватит его плановых пациентов.

Врачам — просматривать только открытые события. Тогда они смогут следить за собственной нагрузкой и выстраивать рабочие планы на день или неделю. Например, заранее готовить инструменты на ближайшие часы приёмов, чтобы не делать этого во время разговора с клиентом.

Чтобы события в календаре видел только конкретный пользователь, в «Настройках» календаря задайте видимость только для участников. А при создании события добавляйте его имя или почту в поле «Участники».

Руководителю — просматривать все события. Так он сможет отслеживать загрузку врачей и клиники в целом и всегда будет в курсе происходящего. Не придётся листать журнал записей или искать расписание нужного специалиста в таблице.

Читайте также: «Гайд по командной работе с Яндекс Календарём: режимы приватности и настройки доступа»

Настройте уведомления

Администратор часто созванивается с хозяевами питомцев. Например, чтобы подтвердить запись или напомнить про подготовительные процедуры перед операцией.

Чтобы не держать всё в голове и не записывать на бумаге, в Яндекс Календаре можно настроить уведомления о событиях и их интервал. За день до всех записей администратору могут приходить уведомления прямо в браузере — так он точно не забудет позвонить клиентам и напомнить о приёме. А врач может получать оповещения по смс за 15 минут до приёма — например, чтобы успеть заглянуть в историю болезни пациента за дверью. Как включить уведомления, читайте в Справке.

Яндекс Календарь помогает организовывать и анализировать работу клиники: оценивать занятость сотрудников, планировать график и распределять нагрузку. Кроме того, сервис входит в виртуальный офис Яндекс 360 и заранее связан с другими сервисами компании. Например, можно создать событие в Календаре, а затем получить напоминание о нём в Почте. Так совместная работа команды становится ещё проще.