KPI и OKR: в чём разница и что выбрать для бизнеса

Не все компании эффективно отслеживают свои показатели, а внедрённые инструменты не всегда приводят к желаемым результатам. Улучшать процессы в компании, ставить цели и достигать их помогают KPI и OKR, но важно не путать их и применять с учётом особенностей бизнеса. В статье разберёмся, как работают KPI и OKR, в чём разница между ними, и на конкретном примере покажем, как можно сочетать эти подходы.

Что такое KPI и OKR

KPI (Key Performance Indicators) — это ключевые показатели эффективности. С помощью этого инструмента можно увидеть, насколько успешно работает организация или отдельный сотрудник. Цели KPI должны быть выполнимыми, и зачастую руководитель задаёт их на основе предыдущих показателей и таким образом стимулирует устойчивый рост. Чтобы подтвердить эффективность работы, нужно достигать целей на 100%. KPI часто используют в продажах, маркетинге или управлении персоналом.

Подробнее о системе KPI мы рассказывали в этой статье.

Пример KPI для цветочного интернет-магазина:

• Количество заказов в день — 50.
• Средний чек — 1 500 руб.
• Время обработки заказа — 15 минут.
• Скорость доставки — 60 минут.

OKR (Objectives and Key Results) — это цели и ключевые результаты. Инструмент сочетает амбициозные, сложно достижимые цели и измеримые показатели, описывает стратегии для получения нужных результатов. В OKR нормально достигать 70–80% от поставленной цели, так как изначально она намеренно завышена. Этот подход часто внедряют в инновационных и быстрорастущих компаниях, особенно в IT-секторе.

Пример OKR для цветочного интернет-магазина:

Цель: стать лидером рынка в своём городе.

Ключевые результаты:

• Увеличить долю рынка с 5 до 30% за год.
• Запустить мобильное приложение и достичь 5 000 активных пользователей за 6 месяцев.
• Сократить время доставки до 40 минут.

Для каких задач подходят KPI и OKR

KPI и OKR — мощные инструменты управления бизнесом, но они решают разные задачи. Разберёмся, для чего и как лучше использовать каждый из них.

С помощью KPI можно:

• Оценивать эффективность работы компании и отдельных сотрудников. KPI чётко показывает, как идут дела в бизнесе. Например, небольшой интернет-магазин отслеживает количество посетителей и процент тех, кто делает покупки.
• Улучшить процессы. KPI помогает выявлять проблемные точки и устранять их. Допустим, управляющий ресторана изучил показатели и увидел, что кухня работает медленно и клиентам приходится долго ждать. Он ищет способ, как сократить время приготовления блюд без потери качества.
• Создать прозрачную систему оценки результатов. С помощью KPI предприниматели объективно измеряют и сравнивают показатели разных сотрудников и подразделений. Владелец автосервиса может подсчитывать количество завершённых ремонтов и положительных отзывов клиентов. Так он видит, кто из механиков работает эффективнее.
• Мотивировать на достижение конкретных показателей. KPI часто привязаны к системе вознаграждения и ставят перед командой понятные цели. Например, в торговой компании сотрудники получают бонусы, если выполняют план продаж, а в салоне красоты — если клиент приходит повторно.

С помощью OKR можно:

• Ставить амбициозные цели и стимулировать инновации. OKR подталкивает бизнес к нестандартным решениям, которые приводят к нужным результатам. Так, владелец сети пекарен может поставить перед командой OKR, чтобы запустить три абсолютно новых вида продукции за полгода.
• Объединить стратегии компании на всех уровнях. OKR связывает общие задачи бизнеса с работой команд и отдельных сотрудников. В IT-стартапе этот инструмент поможет всем отделам компании работать над общей целью — например, запуском нового продукта. Разработчики займутся технической стороной, маркетологи — продвижением, а менеджеры организуют процессы.
• Выбрать главные цели. Например, рекламное бюро может использовать OKR, чтобы определить самые выгодные проекты. Так команда будет больше работать с крупными клиентами, предлагать им комплексные услуги и не тратить время на мелкие задачи.
• Развивать гибкость и адаптивность бизнеса. OKR устанавливаются на короткие периоды и регулярно пересматриваются — это позволяет быстро адаптироваться к изменениям. Например, туристическая фирма благодаря OKR может оперативно подстраиваться под спрос в разные сезоны.

Кому подходят KPI и OKR

Оба инструмента нужны, чтобы улучшать результаты и получать больше прибыли, при этом выбор между ними зависит от типа бизнеса, его целей и этапа развития.

KPI больше подходит:

Компаниям с устоявшимися процессами. Когда все механизмы уже отлажены, KPI помогает следить за их эффективностью. Сеть кондитерских может мониторить время обслуживания, качество блюд и обратную связь от посетителей. Это сохранит высокий уровень сервиса и позволит быстро решать проблемы.

Бизнесам в стабильных сферах. В отраслях, где ситуация меняется медленно, KPI обеспечивает постоянство в задачах и предсказуемость результатов. Изготовителю строительных материалов KPI полезны, чтобы контролировать качество продукции, производственных процессов и снижать затраты.

Когда нужно улучшить работу. KPI повышает эффективность ежедневных задач. Транспортная компания может установить конкретные показатели по времени доставки и допустимому количеству жалоб. Это покажет проблемные места в процессах и поможет исправить их.

OKR лучше работает:

В быстрорастущих стартапах. Стартапы часто начинают работу в условиях высокой неопределённости. OKR позволяют таким компаниям гибко адаптировать стратегию и тактику. Например, стартап по доставке еды может поставить цель стать лучшим сервисом доставки в городе. Ключевые результаты: привлечь 2 000 новых клиентов, добавить 50 ресторанов-партнёров и достичь среднего времени доставки 30 минут. Если выяснится, что клиентам важнее разнообразие меню, а не скорость, команда легко изменит фокус и расширит выбор блюд.

В технологических компаниях. Если разработчик мобильного приложения ставит цель стать лидером рынка в своей нише за год, ключевые результаты могут быть такими: увеличить число активных пользователей на 300%, добавить 20 новых функций на основе отзывов и достичь максимального рейтинга в магазинах приложений. С чётко поставленными OKR команде будет проще сосредоточиться на приоритетах и адаптироваться к рынку.

В компаниях, которые хотят сильно измениться или быстро вырасти. Представим, что розничная сеть хочет запустить интернет-магазин и через два года достичь доли онлайн-продаж в 50% от общего оборота. OKR помогут разбить глобальную цель на этапы, спланировать работу команды и при необходимости поменять стратегию.

Чтобы организовать работу, руководитель может создать таблицу в Яндекс Документах, прописать в ней цели, ключевые результаты и ответственных за каждую задачу. Это позволит видеть общую картину и следить за прогрессом.

Как измерить KPI и OKR

Измерение KPI и OKR помогает понять, движется ли бизнес к целям и насколько успешно. Хотя суть KPI и OKR разная, методы их измерения во многом похожи. Собрали в таблице основные показатели, по которым можно оценивать прогресс.

Можно ли сочетать KPI и OKR

Выбор между KPI и OKR не всегда означает, что нужно применять что-то одно. Многие компании успешно комбинируют оба инструмента. Например, можно использовать KPI, чтобы оценивать и улучшать работу отдела продаж, а OKR — для годовой цели увеличить рыночную долю на 15%.

Разберём на примере небольшой сети фитнес-клубов, какие результаты можно получить, если внедрить гибрид KPI и OKR.

Шаг 1. Определить цели. Сеть «Импульс» из пяти фитнес-клубов хочет значительно улучшить клиентский опыт, предлагать больше услуг в течение года и стать лидирующей сетью в городе.

Шаг 2. Оценить текущее состояние бизнеса. В сети работает 100 человек, есть стабильная клиентская база, но виден потенциал для роста. Команда открыта к изменениям, но сотрудникам потребуется дополнительное обучение. Текущее управление основано на базовых KPI, однако этого недостаточно, чтобы достичь целей.

Шаг 3. Выбрать подходящий инструмент. Чтобы добиться желаемых результатов, владелец Импульса решает объединить сильные стороны KPI и OKR. KPI помогут отслеживать ключевые бизнес-показатели, а OKR будут мотивировать команду достигать качественных улучшений.

KPI:

• На 20% увеличить долю клиентов, которые приходят в клуб не реже трёх раз в неделю.
• Повысить средний чек на 15%.
• Достичь уровня удовлетворённости клиентов 4,8 из 5.

OKR:

Цель: стать лидирующей сетью фитнес-клубов в городе.

Ключевые результаты:

• Внедрить восемь авторских программ тренировок от мастеров спорта.
• Увеличить количество постоянных клиентов на 40%.
• Получить 500 положительных отзывов в онлайн-картах с упоминанием уникальных тренировок.

Шаг 4. Запустить пилотный проект. Руководитель выбирает один из клубов и запускает пилотный проект длительностью три месяца. Это нужно, чтобы оценить, как комбинация KPI и OKR работает в реальных условиях, прежде чем масштабировать такой подход на всю сеть.

Во время пилотного проекта владелец сети:

• Регулярно отслеживал KPI через CRM, отчёты сотрудников и дашборды.
• Каждый месяц проводил встречи с командой и обсуждал прогресс по OKR.
• Собирал обратную связь от сотрудников и клиентов, чтобы оценить эффективность новой стратегии и при необходимости внести в неё изменения.

Шаг 5. Оценить результаты. Итоги пилотного проекта получились такими:

• Всех KPI достигли на 100%.
• Внедрили восемь авторских программ тренировок.
• Увеличили количество постоянных клиентов на 32%.
• Получили 397 положительных отзывов в онлайн-картах.

Результаты пилота оказались отличными, и владелец Импульса решил внедрить гибридную систему оценки во всех клубах. KPI сохранили стабильность процессов и улучшили общие показатели бизнеса и отдельных сотрудников, а OKR помогли общему развитию компании.

Главное про KPI и OKR

KPI измеряют точные показатели и улучшают процессы, а OKR нужны для амбициозных и долгосрочных целей. Что лучше выбрать и как их сочетать, зависит от специфики бизнеса и его задач. Однако важно применять эти инструменты последовательно и регулярно пересматривать их, это поможет компании расти быстрее и достигать лучших результатов. А чтобы KPI и OKR не вызывали путаницы, подготовили наглядную таблицу с их отличиями.