Обзор Трекера, Форм и Вики: сервисы, в которых работают IT-компании и не только

Облачные сервисы Трекер, Формы и Вики стали частью виртуального офиса Яндекс 360 для бизнеса. Теперь можно полноценно управлять бизнесом в рамках одной платформы. При этом Трекер, Вики и Формы по-прежнему можно подключить и использовать на облачной платформе Yandex Cloud. В статье расскажем подробнее о каждом сервисе и его функционале.

Яндекс Трекер: для эффективной командной работы

Трекер позволяет вести проекты и контролировать прогресс по ним в едином пространстве. Внутри сервиса пользователи взаимодействуют с двумя основными элементами:

1. Задачи. Работу с большим проектом обычно начинают с его разбивки на отдельные задания. Чтобы в процессах не было хаоса, задачи удобно сразу заводить в Яндекс Трекере: дать понятное название, указать исполнителя, дедлайн и статус.

Статус задачи легко менять по мере её выполнения, чтобы все участники видели актуальную информацию. В форме задачи, которая называется «тикет», коллеги могут оставлять комментарии и делиться обратной связью. Также для консультации или обсуждения можно призвать конкретного сотрудника — он получит уведомление.

Если задачи по проекту связаны друг с другом, это отмечается в специальном поле. Так в каждом из связанных тикетов будут ссылки на все остальные тикеты проекта.

Также можно добавить в качестве наблюдателей, например, руководителя или эксперта по направлению, которым нужно быть в курсе.

2. Очереди. Объединяют разные задачи в рамках одной темы, продукта или команды и определяют последовательность работы.

С помощью этого инструмента проще регулировать права доступа для сотрудников: можно завести отдельные очереди для дизайнеров, отдела маркетинга и юридической службы. Когда коллеги ставят друг другу задачи, разные очереди упрощают рабочий процесс и помогают не запутаться — сразу понятно, куда идти, чтобы дать задание дизайнеру или разработчику. А ещё каждое направление может создать шаблоны задач, чтобы получить от заказчика максимально полную информацию о том, что надо сделать.

Также очередь помогает отслеживать статистику и вести учёт занятости сотрудников. Есть удобный фильтр, чтобы посмотреть, сколько задач в каждой очереди относится к определённому типу, приоритету или исполнителю.

Кроме этого, в Яндекс Трекере есть дополнительные инструменты для организации рабочих процессов и анализа полученных результатов.

Доски задач. Помогают просматривать списки задач и работать с ними. В Трекере есть несколько видов досок:

• Простая доска подходит для любого процесса. Колонки соответствуют статусам из одной или нескольких очередей.
• Скрам-доски — вариант для команд, которые работают над задачами в режиме коротких временных итераций, или спринтов. При таком подходе определяется цель и из общего перечня выбираются задачи для её достижения.

Скрам-доски позволяют управлять спринтами и следить за графиком выполнения задач. Если в процессе сотрудник не укладывается в сроки, то руководитель увидит это на доске и сможет оперативно повлиять на ситуацию.

• Канбан-доски подходят командам с большим потоком операционных задач. Например, службам поддержки.

В отличие от скрам-досок, где есть время начала и окончания спринта, в канбан работа ведётся без перерыва, в течение всего жизненного цикла проекта. В любой момент можно добавить новые задачи или отменить неактуальные.

Все виды досок хорошо сочетаются друг с другом. Могут использоваться как самостоятельно, так и вместе.

Диаграмма Ганта. Помогает руководителю составить план работ и контролировать сроки его выполнения. В диаграмме отображаются задачи, у которых есть дата начала и дедлайн. Есть функция редактирования задач, чтобы, например, быстро заменить исполнителя или скорректировать условия. Для аналитики можно настроить фильтры по исполнителям, срокам, компонентам.

Дашборды. Это инструмент для визуализации, с которым можно собрать график или таблицу и наглядно представить аналитические данные. Дашборды используют, чтобы подготовить отчёт о проделанной работе или на одной странице мониторить нужные задачи. В отличие от обычных отчётов, информация в дашбордах обновляется с заданной частотой, поэтому данные не теряют актуальности. Можно настроить права доступа, чтобы дашборд видели только определённые пользователи.

Яндекс Трекер подойдёт как для разработчиков, маркетологов, дизайнеров, технической поддержки, так и для тех, кто далёк от IT, — бухгалтерии, HR-отдела, юридической службы. Благодаря гибкости сервиса пользователи смогут задать свою систему приоритетов, дедлайнов и статусов для удобного отслеживания задач.

Компания может подключить Трекер как в составе тарифа Яндекс 360 для бизнеса на всех пользователей организации, так выборочно — на определённое количество сотрудников и подразделений. Подробнее про два варианта подключения читайте в Справке.

Яндекс Формы: для сбора информации от клиентов, партнёров и сотрудников

С помощью Форм можно создавать опросы, тесты, квизы, регистрировать пользователей на мероприятия, принимать заявки и собирать обратную связь. В сервисе доступны два режима работы с формами:

1. Создание формы с нуля. Доступны разные типы вопросов: с вариантами ответа, полем для ввода текста, выбором даты и другие. Есть возможность настраивать логику показа: делать обязательные для заполнения поля, скрывать или показывать вопросы в зависимости от предыдущих ответов.

2. Использование готовых шаблонов. Есть подготовленные формы под самые популярные запросы: анкеты, заявки, регистрации на мероприятие, формы обратной связи.

Готовую форму просто встроить на сайт или поделиться ссылкой на неё. Ответы можно посмотреть в интерфейсе сервиса, загрузить в таблицу в формате XLSX, CSV и JSON, отправить на почту или сохранить на странице в Вики.

Яндекс Вики: для формирования базы знаний

В Вики удобно структурировать информацию: собрать в одном месте инструкции и регламенты, обеспечить онлайн-доступ к ним для всех участников команды или выдать доступ только определённым сотрудникам. Если информация в документе становится неактуальной, её можно отредактировать внутри сервиса. При этом история версий сохраняется. Также в Вики есть быстрый поиск по всем страницам.

Сервисы Трекер, Формы и Вики связаны между собой. Можно сделать сквозной сценарий для Трекера и Форм, чтобы на основе каждого ответа в форме создавалась новая задача. Это удобный способ приёма заявок на обслуживание и сбора сообщений об ошибках. Или можно дополнять корпоративную базу знаний ссылками на конкретные задачи в Трекере и опросы в Формах.

Сервисы подстраиваются под потребности разных компаний и делают бизнес-процессы более управляемыми. Подразделения сохраняют индивидуальные рабочие сценарии, при этом действуют в едином поле, а руководители получают инструмент для планирования, контроля исполнения и аналитики.