Компания Faberlic много лет вела рабочие задачи и коммуникации в Microsoft Office 365. Расскажем, почему пришлось сменить сервис и как это было.
Для комфортной работы у Faberlic была оплачена подписка с доступом к электронной почте Outlook, облачному хранилищу OneDrive и корпоративному мессенджеру Teams. Но вечером 6 мая 2022 года компания без предупреждения потеряла доступ ко всем ключевым сервисам.
Рассказывает Илья Родионов, ServiceDesk Head.
В пятницу вечером, в последний рабочий день перед праздниками, компания Microsoft отключила все лицензии Office 365 в нашей предоплаченной подписке. Предварительного уведомления не было, мы не понимали, в чём дело.
Без важных рабочих инструментов остались 2 тысячи человек. В компании практически остановились ключевые процессы:
Необходимо было восстановить работу компании к утру вторника, 10 мая. Мы пробовали писать в техническую поддержку и менеджерам Microsoft, но обнадеживающего ответа не получили. Впереди были майские праздники, за которые предстояло как-то решить ситуацию.
До конца действующего контракта с Microsoft у нас не должно было возникнуть проблем с подпиской — в этом уверяли менеджеры корпорации. Но опасения были. Поэтому мы рассматривали альтернативные варианты заранее.
К моменту срочной миграции мы уже знали, какие решения есть на рынке, их сильные и слабые стороны, возможности переноса данных, технические ограничения.
Важными критериями выбора для нас были:
По всем критериям нам подошли сервисы Яндекс 360 для бизнеса.
Команда Яндекса сразу присоединилась к нашей задаче и здорово помогла. Для быстрых коммуникаций мы создали чат. Несмотря на майские праздники, каждый наш запрос коллеги брали в работу в течение часа. Мы все понимали, как важно успеть настроить систему к началу рабочей недели, и работали сообща.
«В субботу утром специалисты Faberlic написали аккаунт-менеджеру, что им нужно перенести все данные компании из Microsoft 365 в Яндекс 360 для бизнеса. Информации в такой огромной компании много, задача была трудная.
В обычной ситуации клиенты обращаются заранее, и на перенос уходит примерно неделя. Чтобы успеть всё за три дня, мы активно подключились к процессу. Открыли триал-доступ на 2 тысячи человек, потому что в выходные могли быть задержки с оплатой, и приступили к миграции».
Алексей Рундасов, руководитель отдела развития B2B-бизнеса в Яндекс 360
Почту нужно было перенести на новый сервис так, чтобы сотрудникам не пришлось ещё раз регистрироваться и менять свои почтовые адреса. Для этого мы настроили синхронизацию данных пользователей из корпоративного каталога. Команда Яндекс 360 помогла скопировать существующие письма и переадресовать входящую переписку.
Конечно, не всё получилось с первого раза. При переносе почты возникли трудности:
Коллеги из Яндекса быстро пришли на помощь: увеличили лимит для адресов до 60 символов и настроили работу функции Global Address List, чтобы в поле «Кому» подгружались записи из адресной книги.
Чтобы решать рабочие задачи, нам нужно обмениваться не только электронными письмами, но и файлами. Документы обычно «тяжёлые», поэтому мы оплатили тариф, по которому в облачном хранилище предоставляется 1 ТБ места на сотрудника. Миграция происходила экстренно, все торопились и по ошибке нам предоставили всего 10 ГБ на каждого пользователя ― это критично мало, чтобы перенести файлы. Мы написали в техподдержку Яндекс 360, и они оперативно увеличили объём до 1 ТБ.
После смены сервиса обмениваться файлами стало даже проще: сотрудники отмечают, что документы загружаются и скачиваются быстрее. Несмотря на то, что перемены были вынужденными, мы довольны тем, как удалось организовать работу с Яндекс Диском.
Онлайн-переговоры ― важная часть бизнес-процессов в нашей компании. Офисы разбросаны по всей стране: когда нужно коллективно обсудить какой-то вопрос, мы встречаемся на видеоконференции. Раньше делали это с помощью Microsoft Teams ― к платформе было подключено оборудование во всех переговорных.
Сейчас встречи с коллегами и контрагентами проходят через Телемост. Из плюсов, которые отметили сразу, ― качество звука. Оказалось, что он ощутимо лучше, чем тот, к которому привыкли в Teams. Первое время не радовала картинка, но команда Яндекс 360 быстро это исправила.
Мы стали использовать Телемост не только на созвонах, но и на внутренних офлайн-встречах. С помощью сервиса удобно включать демонстрацию экрана и открывать документы и таблицы в хорошем разрешении.
Резкая смена рабочих инструментов ― стресс и для сотрудников, и для руководства. Никто не мог предугадать, что возникнет такая ситуация и придется с нуля осваивать новые интерфейсы, разбираться в настройках и функциях, восстанавливать данные. Но мы справились с этими трудностями.
Благодаря поддержке Яндекса удалось в короткий срок и без потерь адаптироваться к изменениям. Более того, сервисы Яндекс 360 оказались по-настоящему удобными для работы и коммуникации внутри компании.
Мы в компании Faberlic постоянно ищем новые пути развития. Когда мы выбираем IT-продукт, крайне важно, чтобы у поставщика была чёткая дорожная карта и он уверенно шёл по ней, прорабатывая продукт и добавляя новые фичи. В случае с Яндекс 360 для бизнеса мы видим, что сервисы развиваются по плану. Это позволяет нам рассчитывать на долгосрочное партнёрство.
