Перешли в Яндекс 360 для бизнеса: 8 пунктов, о которых надо рассказать сотрудникам

Чтобы подключить Яндекс 360 для бизнеса, нужно выбрать тариф, настроить домен и дать сотрудникам доступ к сервисам. А чтобы работники пользовались ими, нужно сделать ещё один важный шаг — рассказать о нововведениях. Иначе менеджеры так и будут использовать личную почту для работы и переписываться в разных мессенджерах.

Собрали пункты, о которых нужно обязательно упомянуть, когда будете знакомить команду с виртуальным офисом.

Все сервисы работают в одном окне

Раньше сотрудники заводили отдельные аккаунты для почты, мессенджеров, приложения для созвонов. Приходилось запоминать логины и пароли, держать открытыми несколько вкладок, чтобы быстро переключаться между программами.

С Яндекс 360 для бизнеса все сервисы собраны в одном окне. Чтобы в один клик открыть нужную программу, надо нажать на её значок вверху страницы.

Зайти в любой сервис можно со смартфона

Даже если сотрудник уехал в командировку, он всегда сможет ответить на сообщение коллег в Мессенджере, найти документ на Диске или посмотреть планы в Календаре. Для этого даже не надо носить с собой рабочий ноутбук — хватит смартфона с доступом к интернету.

На телефон можно установить приложения Почты и Диска. Через них открываются и остальные сервисы Яндекс 360 для бизнеса: Телемост, Заметки, Календарь и Документы. Мессенджер устанавливается как отдельное приложение.

Нужно включить двухфакторную аутентификацию

Аккаунт в виртуальном офисе нужно защитить от злоумышленников. Для этого сотрудники должны подключить двухфакторную аутентификацию в Яндекс ID. С ней для входа в Яндекс 360 для бизнеса надо ввести свой логин и одноразовый пароль, который придёт на телефон.

Пароли генерирует приложение «Яндекс Ключ — ваши пароли». Его надо скачать на смартфон — на Android или iOS. А на самом устройстве — включить один из способов защиты:

• вход по отпечатку пальца;
• графический пароль;
• пин-код;
• сканер лица.

Если их нет, то приложение не будет работать. В таком случае сотрудник может использовать для входа комбинацию «обычный пароль + короткий код из смс». Для этого надо зайти в настройки безопасности в Яндекс ID и выбрать первый вариант.

Можно безопасно делиться ссылками на документы

Диск и Документы работают в закрытом контуре, в котором хранятся все файлы компании. Это удобно и защищает данные:

• Даже если автор документа уйдёт в отпуск, коллеги не потеряют доступ к данным, которыми с ними делились.
• Можно настроить доступ к документам так, чтобы посторонние не смогли прочитать их.

Владелец файла может выбрать, какие права доступа есть у получателей ссылки — просматривать или редактировать файл. А также у него есть возможность включить доступ к документу по паролю, установить срок действия ссылки или запретить пользователям скачивание.

Для рабочей переписки есть Мессенджер

Срочные вопросы удобно решать в переписке. Когда компания подключает Яндекс 360 для бизнеса, создаётся рабочее пространство. Попасть туда могут только сотрудники организации, посторонние не смогут этого сделать, даже если у них будет прямая ссылка. В чат можно добавлять пользователей в отдельности, а можно в несколько кликов сразу пригласить отдел или группу.

Пользователи внутри рабочего пространства автоматически попадают в адресную книгу компании. Благодаря этому сотрудники могут общаться, даже если не знают номера телефона друг друга.

Вот ещё несколько особенностей Мессенджера:

• В нём удобно обмениваться текстовыми и голосовыми сообщениями, звонить, создавать групповые чаты.
• В переписке можно отмечать нужного человека, чтобы он увидел уведомление и ответил на вопрос.
• Сюда переносятся чаты из Телемоста. К ним можно вернуться в любой момент, даже если созвон уже закончился.
• Есть треды — цепочки ответов внутри чата или канала. Чтобы найти нужную информацию, не надо перечитывать весь чат, достаточно открыть нужный тред.

Фильтры помогают быстро найти важные сообщения в потоке рабочей переписки.

Все рабочие созвоны теперь проходят в Телемосте

С помощью этого инструмента можно проводить любые онлайн-встречи. Например, совещания, собеседования, созвоны с клиентами и вебинары. Во время звонка автоматически появляется чат. В нём удобно задавать вопросы спикеру, делиться ссылками на документы. После разговора вся переписка сохраняется в отдельном чате в Мессенджере.

Конференции не ограничены по времени, а разговоры можно записывать и пересылать их коллегам. У спикеров есть возможность включать демонстрацию экрана, например, чтобы показать презентацию.

Чтобы не напоминать в чате о предстоящем созвоне, надо запланировать встречу в Календаре. Участники получат уведомления, а само событие автоматически появится в их расписании.

Клиентам нужно писать с корпоративной почты

В рабочее пространство Яндекс 360 для бизнеса компании могут добавить корпоративный домен. Сотрудникам не придётся вести переписку с клиентами с личной почты. Всё-таки письмо от n.ivanova@kompaniya.ru выглядит более солидно, чем от адресата sladkaya_konfeta@pochta.ru.

В сервисе можно сразу раскладывать входящие по папкам и расставлять теги. Это удобно, когда сотрудник работает с разными проектами или клиентами. Он может создать разные папки под разные проекты, чтобы в любой момент открыть переписку и найти в ней нужную информацию.

Почта интегрирована с Календарём. Сотрудник может создать встречу одним кликом. Не надо переходить в другую вкладку или записывать дату в блокнот. Нужно нажать кнопку календаря, а затем «Создать встречу в Календаре». Откроется форма «Новое событие». Через неё можно создать видеовстречу и пригласить участников.

Переговорки нужно бронировать через Календарь

Каждый сотрудник может создать свой календарь и записывать в него встречи с клиентами и совещания. Его можно сделать как общедоступным, так и открытым только для некоторых участников, например для коллег по проекту.

С помощью этого инструмента можно организовать и другие процессы:

• Бронировать переговорки в офисе. Когда сотрудник будет создавать встречу, он увидит список свободных кабинетов для созвонов и забронирует нужный.
• Смотреть за занятостью сотрудников. Чтобы выбрать удобное всем время для совещаний и других мероприятий, нужно заглянуть в общий календарь отдела.

О чём нужно сказать сотрудникам, чтобы они продуктивно работали с Яндекс 360 для бизнеса

1. Все сервисы Яндекса работают в едином окне. Открыть нужную программу можно одним кликом.
2. Можно установить на смартфон или планшет Диск и Почту и через них получить доступ ко всем сервисам Яндекс 360 для бизнеса.
3. Нужно настроить двухфакторную аутентификацию, чтобы мошенники не взломали аккаунт. Для этого нужно будет скачать приложение «Яндекс Ключ — ваши пароли».
4. Работать с документами можно в режиме закрытого контура — когда все документы хранятся на корпоративном Диске. К ним можно настраивать доступ по ссылке, ограничивать срок её действия и устанавливать пароль.
5. Для рабочей переписки нужно использовать Мессенджер. В нём сохраняются чаты из Телемоста, есть чаты отделов и групп, тематические треды. В список контактов попадают все сотрудники компании.
6. Рабочие созвоны удобно планировать и проводить в Телемосте. В нём можно записывать звонки и обсуждать трансляцию в чате.
7. Для переписки с клиентами и подрядчиками нужно использовать корпоративную Почту. В ней удобно систематизировать письма, а ещё с её помощью можно сразу добавлять события в Календарь.
8. Все встречи, совещания и другие важные события нужно записывать в Календарь. Так удобнее планировать мероприятия и созвоны. Также через Календарь нужно бронировать переговорки.