«Помогает оптимизировать затраты и сосредоточиться на своём продукте»: сооснователь Imredi о Яндекс 360 для бизнеса

Чтобы наладить работу в молодой компании, важно найти удобные и понятные инструменты. Ещё лучше, если они будут связаны между собой и смогут масштабироваться вместе с бизнесом. Когда компания Imredi только начинала свой путь, она выбрала Яндекс 360 для бизнеса — цифровую среду, которая помогает решать корпоративные задачи. Этим же решением сотрудники и руководители пользуются до сих пор.

Максим Семиренко, заместитель генерального директора и сооснователь компании Imredi, рассказал, как они с коллегами используют сервисы Яндекс 360 для бизнеса в повседневной работе.

Кейс компании Imredi доступен и в формате видео. Чтобы посмотреть вебинар с участием Максима Семиренко, переходите по ссылке.

С чего началось знакомство с Яндексом

Сейчас наша компания предоставляет крупным розничным сетям и офлайн-ретейлерам набор облачных SaaS-сервисов. С их помощью они, например, могут управлять операционной эффективностью и распределять нагрузку на персонал.

В 2016 году мы начинали как стартап, в котором было всего четыре участника. Но уже тогда нам было важно, как компания выглядит в глазах потенциальных клиентов, поэтому решили сделать собственный домен imredi.biz и завести корпоративную почту. Выбор пал на Почту от Яндекса: в этом сервисе мы могли спокойно создать организацию на нашем домене.

Рекомендация: если только начинаете свой бизнес, подумайте о том, чтобы вложиться в домен. Когда клиенты получают письма с понятного адреса и с правильной подписью, они видят, что это действительно серьёзный партнёр.

Яндекс Почта позволяет регистрировать сотни корпоративных аккаунтов и управлять ими. Если нужно добавить нового сотрудника, это можно сделать самостоятельно, даже без запроса в техподдержку. Именно поэтому мы пользуемся ей до сих пор, хотя с 2016 года количество специалистов в компании увеличилось в несколько раз.

Кроме того, с Почтой мы минимизируем усилия на решение непрофильных вопросов: зачем тратить ресурсы на поддержание своих почтовых серверов, когда есть готовые удобные решения? Мы выбираем больше вкладываться в развитие продукта, а не в организацию процессов.

Как Яндекс 360 для бизнеса помогает решать проблемы активно растущей компании

В 2018–2020 годах у Imredi появились первые крупные корпоративные заказчики, которые решили сотрудничать на постоянной основе. Рабочие процессы стали сложнее, перед нами возникли новые вызовы.

Проблема 1: распределённая команда. В Imredi работают люди из разных городов России и даже из разных стран. Чтобы наладить работу распределённой команды, нужна единая система, в которой все сервисы взаимосвязаны. А само пространство должно быть доступно как на мобильных устройствах, так и в веб-интерфейсе.

Решение. В Яндекс 360 для бизнеса для нас особенно важна связка Почты и Календаря. Можно запланировать созвон или офлайн-встречу на несколько участников в Календаре, и сотрудники сразу получат оповещение об обновлении графика на Почту. Сервисы стали для нас той точкой, в которой объединяются все специалисты компании.

А ещё у инструментов Яндекс 360 для бизнеса всегда понятный интерфейс. Новые сотрудники, в том числе те, кто ни разу до этого не работал с Календарём, могут сами интуитивно разобраться в нём. Это экономит время: вместо обучения «кнопкам» мы сразу фокусируемся на работе и направляем ресурсы на развитие продукта компании.

Проблема 2: большое количество внешних и внутренних встреч. Созвоны — неотъемлемая часть рабочей рутины, особенно в распределённой команде. Раньше мы пользовались зарубежными сервисами для ВКС. Но они были разрознены: мы могли начать встречу на одной платформе, потом перейти на другую, а в следующий раз встретиться вообще на третьей. Эти инструменты не получалось интегрировать в корпоративную систему, а с 2022 года стало проблематично оплачивать и продлевать лицензии.

Решение. Нас выручил Телемост от Яндекс 360 для бизнеса, который работает в связке с Почтой и Календарём. Наконец получилось объединить внутреннюю и внешнюю коммуникацию в рамках одного сервиса. Заказчикам не нужно ничего устанавливать или подключать, чтобы поучаствовать в созвоне. А мы проводим общие, командные и личные встречи без лимитов, записываем важные обсуждения, параллельно переписываемся во встроенном чате и можем выгрузить это всё на Почту.

У нас даже есть корпоративный фон для созвонов. Коллеги подключаются к встрече из разных мест: чтобы всем было комфортно, мы придумали такое решение и добавили его в Телемост. Это заметно поднимает корпоративный дух.

С оплатой тоже нет никаких проблем, поскольку Телемост входит в тариф Яндекс 360 для бизнеса наравне с Почтой, Календарём и другими сервисами. Не приходится искать лазейки и покупать несколько отдельных инструментов. В итоге мы экономим и время, и бюджет.

Проблема 3: хранение документов и общей информации. На старте бизнеса у нас было одно облачное хранилище на всех основателей, к нему же мы подключали и сотрудников. Но быстро стало понятно, что это неудобно. Смешивается личная и рабочая информация, нельзя разделить права доступа, и начинается неразбериха.

Решение. Всю необходимую отчётную документацию, проектные файлы и прочее мы выгрузили на Яндекс Диск. Там у каждой команды и отделов есть свои папки, в которых сотрудники сами наводят порядок. А благодаря автоматической синхронизации содержимое папок наших корпоративных компьютеров сразу переносится на Диск. Теперь мы не теряем никакие данные, а с помощью ограничения прав доступа можем обезопасить документы и предотвратить их утечку.

Проблема 4: сохранение истории взаимодействия с клиентами. Когда в компании 20, 50 и больше человек, время от времени происходит текучка кадров. Сотрудники увольняются или даже просто уходят в отпуск, но мы продолжаем работать с клиентами, которых они вели. Для этого нам важно не потерять историю сделок и сохранить доступ ко всей коммуникации с заказчиком.

Решение. Централизованное администрирования в сервисах Яндекс 360 для бизнеса помогло нам закрыть этот вопрос. Администратором можно назначить любого внутреннего сотрудника. У нас за эти процессы отвечают коллеги из IT-отдела.

У администратора есть доступ ко всем учётным записям, почтам, корпоративным перепискам. Он может управлять аккаунтами и, например, настроить переадресацию писем с одного почтового адреса на адрес коллеги. Если документация по тендеру оказывается на почте у сотрудника, который уже несколько дней в отпуске, такая возможность спасает.

Проблема 5: выдача доступов и онбординг новых сотрудников. Когда к нам присоединяются новые специалисты, желательно, чтобы они как можно быстрее влились в процесс и начали показывать свои скилы. Для этого нужно оперативно предоставить им доступ ко всей имеющейся информации и рабочим инструментам.

Решение. Все сервисы Яндекс 360 для бизнеса связаны единой системой — Яндекс ID. Мы можем выдавать доступы сотрудникам за один рабочий день и так же закрывать их в случае увольнения. А ещё в несколько кликов администратор может связать корпоративную Почту сотрудника с Календарём, подключить рассылку новостей компании или открыть архив для ознакомления с корпоративной информацией.

В итоге: как сервисы Яндекс 360 для бизнеса участвуют в бизнес-процессах Imredi

• Благодаря единой цифровой среде мы оптимизировали затраты и сосредоточились на развитии бизнеса. За корпоративные инструменты и их бесперебойную работу отвечает Яндекс 360 для бизнеса.
• Мы перенесли 100% встреч в Календарь и планируем их только там. Теперь сложно потеряться в потоке информации или забыть о задачах.
• За пять месяцев активного использования Телемоста мы провели там больше 200 собеседований, 50 000 внутренних и внешних встреч, а также 1500 регулярных командных созвонов.
• Вся корпоративная информация теперь хранится на Яндекс Диске. Нам не приходится самостоятельно следить за безопасностью данных — этим занимаются сотрудники Яндекс 360.