Регламент компании: как он работает и для чего нужен

С регламентами бизнес работает стабильно и предсказуемо. Они упрощают планирование, развитие и оптимизацию. В статье расскажем и объясним на примерах, как работают регламенты и какими они бывают.

Что такое регламент компании и зачем он нужен

Регламент — это свод правил для управленческих, производственных, кадровых и других процессов в организации. Он работает как локальный правовой акт и имеет вид документа.

Как регламент помогает бизнесу:

• Упорядочивает процессы организации. В регламенте описаны правила и порядок выполнения задач. Это исключает путаницу в процессах на всех уровнях.
• Фиксирует распределение обязанностей и ответственности. В документе указаны должности и их сферы контроля.
• Обеспечивает юридическую и финансовую безопасность. Регламенты часто опираются на законы и нормы страны — например, на ГОСТы.
• Упрощает контроль за персоналом и качеством. В регламенте организации описаны требуемые характеристики продукта и правила поведения на рабочем месте. Это помогает быстро выявлять нарушения.
• Оптимизирует работу. Регламенты часто создаются с опорой на неудачный опыт. Например, кто-то плохо упаковал хрупкий товар и повредил его. Чтобы этого не повторилось, составляют регламент по упаковке такой продукции. Это минимизирует риски и помогает сэкономить.
• Делает процессы прозрачными. Регламенты могут описывать процесс принятия решений и правила. Например, как оформляются и оплачиваются переработки.
• Помогает новичкам быстрее адаптироваться. Они узнают о компании, её правилах и принципах из регламента.
• Помогает сотрудникам расти. В регламентах закрепляют правила аттестации, условия повышения и обучения. Сотрудники знают об этих возможностях и о том, как их использовать.

Какой бывает структура регламента

Структура регламента зависит от специфики отрасли, сферы и поставленной задачи. Обычно в неё входят следующие пункты:

• Общие положения: о чём документ, что он регулирует и зачем нужен.

Например, в регламенте о дресс-коде продавцов будет информация о том, что они — это «лицо» бренда и от их внешнего вида во многом зависит лояльность клиента.

• Определения: термины и аббревиатуры в алфавитном порядке.

Так, в документе будет расшифровка термина «дресс-код».

• Описание процессов: как должны действовать сотрудники, сроки и показатели для выполнения задач.

В регламенте по дресс-коду будут перечислены требования к внешнему виду продавца. Например, корпоративная футболка, собранные волосы, умеренное количество украшений, неяркий макияж.

• Описание ответственности: кто должен выполнять регламент, кто должен это проверять, права и обязанности сотрудников.

Например, внешний вид сотрудников будет проверять администратор торгового зала. Продавцы обязаны следить за чистотой корпоративных футболок, имеют право пользоваться раздевалкой и хранить в ней личные вещи.

• Контроль: санкции за нарушение регламента.

При первом и втором нарушениях администратор ограничивается предупреждением. За третий раз на продавца налагается дисциплинарное взыскание.

• Приложения: дополнительная информация о том, как часто пересматривается регламент, как вносить в него изменения.

Например, правила дресс-кода пересматриваются руководством раз в год. Продавцы могут вносить предложения по этому регламенту, но решение принимается PR-менеджером.

В регламент также могут входить инструкции, образцы актов и других документов, схемы и диаграммы, список инструментов. К описанию дресс-кода можно приложить фотографии сотрудников в качестве примера.

Виды регламентов

Есть четыре вида регламентов:

• Процессные — это технические, юридические и управленческие процессы и процедуры, в том числе и согласованные с федеральными законами.
• Организационные — они описывают структуру организации, иерархию подразделений и правила их взаимодействий.
• Кадровые — эти регламенты регулируют процессы найма, увольнения, переводов, содержат правила поведения сотрудников, дресс-код и так далее.
• Финансовые — они описывают ведение финансовой документации, формирование бюджета, процесс расчёта и выдачи зарплат и премий.

Как составить регламент

Регламент могут написать сотрудники компании или сторонние эксперты. Создание документа включает в себя следующие шаги.

Подготовка. На этом этапе определяют цель и область применения регламента, собирают информацию с сотрудников, изучают проблему. Например, новой фабрике нужно положение по охране труда и технике безопасности. Составлять его будет начальник цеха с несколькими помощниками. Они знают весь процесс производства, свойства оборудования, а также основные риски. Это поможет им учесть все нюансы.

Составление структуры регламента. Команда выделяет пункты и приложения, которые будут в документе. Так, в положении по охране труда будет несколько разделов по видам станков и другого оборудования, список профилактических мероприятий, материально-техническая часть.

Написание текста и подготовка визуала. Специалисты наполняют структуру содержанием. Например, в положении по охране труда описывают правила работы с оборудованием. Текст нужно писать доступно, с расшифровкой терминов и аббревиатур. Можно добавить фотографии и схемы, чтобы инструкции было проще понять и запомнить.

Согласование и внесение правок. Обычно на этом этапе привлекают непосредственного руководителя исполнителей регламента, высшее руководство и некоторых других специалистов. Начальник цеха будет согласовывать положение по охране труда с директором и юристом.

Окончательное согласование. Если текст всех устраивает, регламент подписывают. С этого момента он начинает действовать. Теперь нужно распространить его среди исполнителей — рабочих цеха.

Что делать, чтобы регламент исполняли

Просто объявить о новом регламенте недостаточно. Нужно объяснить, что процесс поменялся и теперь надо действовать по-новому. Чтобы сотрудники исполняли регламент, можно:

• Провести обучение по регламенту или ознакомление с ним.
• Собрать с сотрудников обратную связь и вопросы по тексту регламента, чтобы потом ответить на них.
• Провести проверку знаний регламента. Это может быть тестирование или собеседование.
• Создать и распространить чек-листы, напоминания, инструкции и другие вспомогательные материалы, где просто и коротко описана процедура, которую нужно соблюдать.
• Чётко обозначить ответственность за нарушение регламента и применять санкции, если правила не соблюдаются.
• Поощрять исполнение регламента — например, премиями или нематериальными способами.

Правила работы с регламентом

Чтобы регламенты не были формальностью или бумажной волокитой, а действительно помогали сотрудникам и бизнесу, нужно уделить внимание следующим моментам:

• Регламенты организации должны быть доступны всем сотрудникам и храниться так, чтобы все могли в любой момент ознакомиться с ним. Для этого удобно использовать сервисы облачного хранения, например Яндекс Диск. Все необходимые материалы можно распространять с помощью ссылок.
• При изменениях в компании нужен пересмотр регламентов, чтобы они всегда были актуальны.
• Регламенты компании должны решать реальные проблемы и отвечать потребностям бизнеса. Иначе это превратится в бюрократию, когда правила важнее целей и развития.
• Сложные регламенты требуют адаптации сотрудников. Тут поможет поэтапное введение новых правил.

Главное о регламентах и их применении

• Регламент помогает упорядочить организационные процессы, соблюдать финансовую и юридическую безопасность и минимизировать риски. С помощью этого документа новички знакомятся с правилами и устройством компании.
• Регламент чаще всего включает в себя общие положения, определения, описание процессов, ответственности и санкций за несоблюдение. Кроме того, к нему часто добавляют приложения, инструкции, диаграммы и другие материалы.
• Регламенты бывают процессными, организационными, кадровыми и финансовыми.
• Создание регламента компании включает в себя следующие этапы: подготовка, составление структуры, создание текста и визуала, согласование и внесение правок, окончательное согласование и подписание.
• Чтобы сотрудники исполняли регламент, нужно ознакомить их с документом, ответить на вопросы по его содержанию, провести проверку знаний, создать и распространить чек-листы и инструкции, наказывать за нарушение правил и поощрять за их соблюдение.
• Регламент принесёт пользу бизнесу, если он будет обновляться вместе с компанией и решать реальные проблемы. Кроме того, сотрудникам важно иметь удобный и быстрый доступ к документу. Если регламент содержит сложные правила, то сотрудникам нужна адаптация к ним.