Удалённая работа и тайм-менеджмент: как оставаться продуктивным дома

Когда работаешь удалённо, сложно сосредоточиться только на работе. Хочется заодно управиться с делами по дому, пообщаться с близкими, погладить кота или немного полежать и полистать соцсети. Но наступает вечер, и оказывается, что больше половины задач нужно переносить на завтра. Избегать таких ситуаций помогает тайм-менеджмент. В статье расскажем, как с помощью его принципов эффективно работать на удалёнке.

Принципы тайм-менеджмента для работы на удалёнке

Вот как можно организовать удалённую работу дома, чтобы успевать больше и не засиживаться за компьютером до ночи.

Планируйте месяц/неделю/день. Составьте общий список задач, а затем распределите важные и сложные дела на месяц. Более мелкие задачи из списка добавляйте в расписание на неделю, а новый день планируйте накануне вечером или утром. Так вы успеете сделать все важные дела и равномерно распределите нагрузку.

В течение дня можно отслеживать периоды наибольшей активности и ставить на это время сложные задачи. Важно вписывать рутину перерывы и мелкие бытовые дела: обед, душ, выгул собаки, 10 минут на отдых или соцсети.

Чтобы планирование было ещё эффективнее, используйте методики управления временем. Например, метод «слонов» и «лягушек» для борьбы с прокрастинацией или метод GTD для тех, у кого накопилось очень много дел. Рассказываем о них в статье «9 методов тайм-менеджмента, чтобы раз и навсегда разобраться с потоком задач».

Расставляйте приоритеты. В список на день нежелательно включать сразу много важных и срочных дел. Если срочным кажется всё и сложно понять, за что браться, можно распределить задачи по такой системе:

• Задачи A — те, что необходимо выполнить в ближайшее время, иначе будут неприятные последствия. Например, подготовить презентацию к завтрашнему выступлению или ответить на негативный отзыв клиента.
• Задачи B — менее важные, которые можно пока что отложить. Например, поискать идеи для нового проекта или заполнить документы, которые нужно сдать только через неделю.

На один день важно ставить не более трёх задач А, и только после их завершения нужно переходить к задачам B. Так получится не перегружать расписание и не перескакивать со срочных дел менее приоритетные.

Чтобы не забывать про небольшие задачи, но и не отдавать им приоритет, сделайте список «Когда-нибудь». В него можно вносить бытовые мелочи — например, распределить документы по папкам, почистить фотографии на диске. Если в расписании появляется свободное время, можно добавить туда одну из таких задач.

Учитывайте риски. При планировании сроков закладывайте дополнительное время на решение внезапных проблем. Если ничего не случится, справитесь раньше. Если случится форс-мажор, не сорвёте дедлайн.

Ограничьте отвлекающие факторы. Обычно это сообщения и соцсети. Можно отписаться от ненужных каналов или закинуть их в архив, временно отключить все уведомления или оставить только нужные с помощью режима фокусировки.

Используйте специальные приложения. Онлайн-календари, таск-менеджеры, таймеры помогают делать расписание наглядным:

• Удобно визуализировать дела и ставить реалистичные сроки
• Проще распределять задачи по неделе: сразу видно более загруженные дни и свободные окошки
• Можно ставить напоминания о разовых и рутинных задачах: поздравить коллегу с днём рождения, заполнить еженедельный отчёт, полить цветы
• Удобно добавлять к задачам файлы и ссылки, чтобы не искать информацию в разных папках, на почте или в переписках
• Можно делиться своим расписанием с коллегами или вести общее с семьёй

Инструменты и приложения для работы и управления временем

Предлагаем подборку популярных приложений для планирования работы и личных дел.

Todoist. В таск-менеджере можно вести списки, планировать события, прикреплять файлы и голосовые, оставлять комментарии к задачам. Есть трекер привычек и готовые шаблоны, например чек-лист для командировки или покупок.

Цены: доступна бесплатная версия, платные — от 4 $. У пользователей из России могут возникнуть сложности с оплатой.

Any.do. В приложении можно визуализировать задачи с помощью досок или таблиц, расставлять приоритеты, настраивать уведомления, которые будут приходить в мессенджер.

Цены: доступна бесплатная версия для личного пользования. Для семей или работы в команде — от 4,99 $. Российским пользователям воспользоваться платными версиями будет сложно.

TickTick. Приложение помогает вести список задач, расставлять приоритеты, просматривать статистику и анализировать свою эффективность. Есть инструменты для фокусировки: помодоро-таймер и белый шум.

Цены: доступна бесплатная версия и годовая подписка за 35,99 $. Оплатить с российской карты может быть трудно.

Яндекс Календарь. Можно вести списки задач, планировать события с учётом занятости других участников, прикреплять документы, управлять с помощью Алисы, делать отдельные доски для разных сфер жизни.

Цены: доступна бесплатная версия. Календарь и другие сервисы входят в цифровое пространство Яндекс 360.

У всех приложений есть мобильная и декстопная версии, интеграция с другими сервисами, например почтой. Но чтобы эффективно работать на удалёнке, одного планирования мало. Важно соблюдать баланс между работой и личным временем, иначе есть риск вымотаться.

Как работать на удалёнке, чтобы не выгореть

Дорога до офиса и обратно — то, что обычно отнимает много времени и сил, но помогает перестроиться на отдых. Когда работаешь дистанционно, постоянно находишься в одном пространстве, поэтому переключиться сложно. Вот о чём важно позаботиться, чтобы хорошо себя чувствовать и не выгорать.

Границы между работой и личной жизнью. Это касается и пространства, и общения. Попросите близких не беспокоить вас в рабочие часы, а во время отдыха отключайте чаты с клиентами и коллегами. Постарайтесь не брать в руки телефон, когда с кем-то общаетесь.

Обустройте отдельные пространства для работы и отдыха — так переключаться будет легче.

Больше активностей вне дома. Важно выходить из дома и уделять время живому общению, чтобы не попасть в день сурка. Вечером и в выходные можно видеться с друзьями, гулять на свежем воздухе, заранее продумывать разнообразный досуг.

Питание. Еда должна быть простой, сытной и разнообразной, чтобы энергии хватало надолго. В будни не всегда получается стоять у плиты, поэтому лучше заранее спланировать меню. Например, на выходных приготовить основные блюда, которых хватит на 2–3 рабочих дня. Если не позаботиться о еде, есть риск питаться всухомятку или тратить деньги на фастфуд.

Если позволяет бюджет, можно найти компании, которые привозят еду в контейнерах на каждый день. Если живёте в небольшом городе, можно поискать на Авито тех, кто делает заготовки и домашние полуфабрикаты на заказ.

Спорт. Физическая активность снижает уровень стресса и помогает выплёскивать эмоции. Тренироваться можно даже по 10–15 минут, главное — регулярно. Например, размяться утром или сделать небольшой комплекс во время перерыва.

Если всё-таки хочется в зал или на танцы, лучше выбрать варианты рядом с домом. Так больше шансов не прогулять тренировки из-за усталости.

Сон. Без нормального сна быстро наступает истощение и выгорание. Чтобы быстрее и крепче засыпать, рекомендуют не переедать на ночь и откладывать телефон за час до сна.

Если осенью и зимой сложно просыпаться по утрам из-за темноты, можно использовать лампы, которые компенсируют недостаток солнечного света.

Ограничение подработок. Работать из дома не значит работать всё время. Иногда велик соблазн взять больше проектов или посидеть за компьютером перед сном. Но когда накапливается усталость, начинаешь работать хуже и медленнее, и тогда даже отдых уже не поможет восстановиться. Если отказ от новых задач вызывает много тревоги, можно поговорить со специалистом и попробовать найти причины.

Коротко: правила работы на удалёнке, которые помогают оставаться продуктивным

1. Уделяйте тайм-менеджменту ещё больше внимания, чем в офисе: составляйте планы на месяц / неделю / каждый день, расставляйте приоритеты, убирайте отвлекающие факторы.
2. Даже если работаете на удобном диване, не отказывайтесь от отдыха. Делайте перерывы хотя бы на 5–10 минут.
3. Пробуйте разные инструменты и приложения, чтобы управлять своим расписанием.
4. Планируйте отдых и интересный досуг вне дома. Живое общение и активности помогут переключиться.
5. Заранее продумайте питание, добавьте в расписание хотя бы небольшие тренировки, соблюдайте гигиену сна.
6. Разделяйте личное и рабочее время, не берите подработки на вечера или выходные.