Крупный ретейлер перевёл всю работу в Яндекс 360 для бизнеса и сервисы Yandex Cloud. Технический директор «Азбуки вкуса» Дмитрий Кузеванов рассказывает, как ретейлер оценивает миграцию.
В начале 2022 года многие иностранные сервисы перестали работать на российском рынке. У «Азбуки вкуса», как и у большинства российских компаний, пропала возможность пользоваться привычными рабочими инструментами.
Сначала компания мигрировала из Google Drive в Яндекс Диск. Позже в «Азбуке вкуса» оценили ситуацию, изучили возможности Яндекс 360 для бизнеса и решили перевести 11 500 сотрудников в эти сервисы и почти полностью отказаться от IP-телефонии в пользу Мессенджера. Чтобы переход не сказался на работе негативно, его разбили на этапы.
Формировать рабочую систему из отдельных сервисов неудобно и невыгодно. Нам понадобилось бы привлечь больше сотрудников, чтобы поддерживать набор инструментов от разных вендоров.
Поэтому мы остановили свой выбор на Яндекс 360 для бизнеса. Это одна большая экосистема, в которой есть всё необходимое для работы сотрудников компании. Нам важно общаться, хранить файлы и управлять проектами в одном месте, через единый интерфейс, а у конкурентов нет экосистемности нужных решений.
Мы начали миграцию с переноса файлов сотрудников в Яндекс Диск, а потом полностью перешли в сервисы Яндекс 360 для бизнеса. Вот как это было.
Сервис нам понравился, но некоторых функций не хватало: например, ограничения доступа к файлу только для сотрудников организации или возможности указать пароль и срок действия для ссылки, когда делишься ей вовне. Команда Яндекс 360 прислушалась к запросу и всего за квартал добавила нужные функции.
Сейчас Яндекс Диском пользуются более 1500 сотрудников «Азбуки вкуса». Например, коллеги из дизайн-студии хранят там общие макеты, а бизнес-аналитики IT-департамента обмениваются документами.
Сотрудники центрального офиса регулярно созваниваются. Ещё у нас проходят тренинги и вебинары, на которых могут собираться до 1 000 человек. Для встреч онлайн мы используем Телемост, который команда Яндекс 360 тоже регулярно обновляет. Скоро в сервисе появятся постоянные ссылки на конференции и комнаты ожидания — это должно сделать работу наших сотрудников ещё проще и комфортнее.
В ретейле много срочных задач. Чтобы покупатели были довольны при контакте с компанией, нам нужно постоянно общаться между собой, и коммуникация должна быть быстрой.
Для 11 500 сотрудников «Азбуки вкуса» Мессенджер — идеальное решение. В нём интуитивно понятный интерфейс и есть такие полезные инструменты, как, например, треды для тематических обсуждений. Поэтому к сервису подключили всю компанию — и офисных работников, и персонал, который работает на торговых точках.
Управление проектами и базу знаний мы организовали с помощью Трекера и Вики. У нас около 200 проектов, которые нужно было перенести в новую рабочую систему и предоставить к ним доступ для 1 000 сотрудников. Нам не пришлось делать это вручную, процесс полностью автоматизирован.
Во время миграции на стороне Яндекс 360 и Yandex Cloud нам выделили персональную команду поддержки, которая была всегда на связи.
Сейчас сотрудники центрального офиса и торговых точек созваниваются помощью IP-телефонии. Это неудобно. Чтобы быстро связаться с кем-то, каждому сотруднику приходится запоминать много имён, искать номера в телефонной книге.
Мы планируем практически полностью заменить IP-телефонию на звонки в Мессенджере — так будет сразу понятно, к кому и с какими вопросами можно обратиться.
Интеграция с Мессенджером будет выглядеть так: у каждого сотрудника во внутреннем корпоративном приложении на смартфоне появятся кнопки звонка и чата. Чтобы связаться с коллегой, достаточно будет найти его в адресной книге по имени или среди сотрудников конкретного подразделения и нажать «Позвонить». Звонок пройдёт через Мессенджер.
Завершающим этапом мы хотим перевести 4 500 пользователей, которые имеют собственные учётные записи на домене, из Microsoft Exchange в Яндекс Почту и Календарь. Сейчас ждём, когда команда Яндекс 360 для бизнеса добавит в сервисы нужные нам фичи, чтобы начать этот этап миграции.
Перенос рабочих процессов из одного сервиса в другой часто снижает эффективность сотрудников и, как следствие, качество услуг для клиентов. Мы разбили переход на этапы, чтобы уменьшить стресс для персонала.
Когда мы закончим переезд, новые решения будут закрывать большинство наших потребностей. Офисные работники смогут вести расписание в Календаре, планировать встречи в Телемосте, а с помощью Документов и Диска вместе работать над файлами. Срочное общение переместится в Мессенджер: это сделает работу в магазинах и на складах быстрой и удобной и упростит погружение в работу новых специалистов.
А пока, чтобы упростить процесс миграции, мы создали блок с частыми вопросами и ответами на них. И, конечно, подключили техническую поддержку. Любой сотрудник «Азбуки вкуса» может написать на специальный почтовый адрес и уточнить, как пользоваться конкретным сервисом.
Мы рассчитываем снизить издержки на техническое обеспечение компании. Предварительно посчитали, что переход в сервисы Яндекс 360 для бизнеса позволит сэкономить до 1/3 от расходов на набор аналогичных on-prem-решений.
