Инициация проекта: какие 5 шагов нужно пройти, чтобы команда работала слаженно
От формулировки бизнес-потребности до согласования пакета документов.
Когда запускаешь любой проект, могут возникнуть проблемы с тем, что у команды нет чёткого понимания, зачем выполнять работу, что конкретно делать и каких результатов нужно добиться. Непонятно, какие ресурсы можно задействовать и кто за какие задачи отвечает. Избежать этого можно, если провести инициацию.
Что такое инициация проекта
Инициация — это первый шаг, от которого зависит дальнейшее развитие проекта. На этой стадии команда определяет, нужен ли проект бизнесу, решает ли он реальную проблему и есть ли у компании ресурсы для его реализации. Для внутренних проектов, например запуска регионального офиса, команда проводит анализ:
- формулирует бизнес-потребность;
- оценивает предварительный объём работ, сроки и бюджет;
- выявляет риски;
- определяет заинтересованные стороны.
Этап инициации проходят и клиентские проекты. Когда заказчик обращается за услугой, менеджер сперва уточняет цель, объём работы, сроки, потенциальные риски и решает, сможет ли команда выполнить задачу в этих условиях.
После этого команда утверждает устав проекта и переходит к реализации. Если в процессе инициации выясняется, что проект не принесёт ожидаемой ценности или потребует ресурсов, которых у компании нет, от реализации отказываются или переносят её на более поздний срок.
Какие есть этапы инициации проекта
Инициация проходит последовательно, при этом каждый шаг уточняет предыдущий и снижает уровень неопределённости. Например, если торговая компания хочет внедрить CRM-систему, вот что она должна сделать.
Шаг 1. Сформулировать бизнес-потребность
В начале проекта команда определяет, какую проблему нужно решить и зачем менять текущую ситуацию. Для этого можно использовать упрощённый вариант Opportunity Canvas — это инструмент, который помогает структурировать основные мысли по проекту.
|
Этап модели |
Пример с внедрением CRM |
|---|---|
|
Проблема: какую потребность нужно закрыть? |
На обработку заявок уходит много времени, а отдел продаж не достигает нужных показателей эффективности |
|
Целевая аудитория: кто именно сталкивается с проблемой? |
Менеджеры тратят много времени на ручную обработку данных, скорость ответов клиентам снижается, а заявки теряются |
|
Решение: как можно решить проблему? |
Внедрить CRM-систему |
|
Метрики успеха: как понять, что решение работает? |
Снижение временных затрат на одного клиента на 50%, рост конверсии в продажи до 80%, увеличение общей выручки на 30% |
|
Альтернатива: какие есть другие способы решить проблему? |
Нанять дополнительных менеджеров по продажам |
|
Бизнес-ценность: как запуск проекта повлияет на бизнес? |
Из-за проблем с заявками бизнес теряет клиентов и часть дохода. Внедрение CRM поможет увеличить продажи, снизить операционные издержки и повысить уровень удовлетворённости заказчиков |
Шаг 2. Понять, жизнеспособен ли проект
Компания оценивает, сколько ресурсов потребует проект. Сначала смотрят на объём работ — от этого зависит, сколько понадобится денежных средств и трудовых часов. Торговая компания вместе с интегратором CRM обсуждают, сколько сотрудников будет задействовано, какие процессы нужно автоматизировать и какие функции должны быть в системе. Это поможет определить бюджет и сроки внедрения.
На этом шаге оценивают и риски, которые могут повлиять на проект — задержать или остановить его. Например, при внедрении CRM IT-отдел компании может не выдержать повышенной нагрузки и придётся нанимать сотрудников со стороны.
Шаг 3. Отметить, кому интересен проект
Заинтересованные лица, или стейкхолдеры, — это все, кто влияет на проект, например руководители подразделений, участники команды, подрядчики, конечные пользователи и инвесторы. На этапе инициации составляют полный список стейкхолдеров и определяют их ожидания и уровень влияния на проект.
В проекте по внедрению CRM-системы заинтересованы несколько сторон. Руководитель отдела рассчитывает на рост выручки и прозрачную аналитику, менеджеры — на удобный инструмент для ежедневных задач, а финансовый директор — на выполнение плана продаж и окупаемость.
Шаг 4. Назначить руководителя проекта
На этапе инициации проекта важно выбрать человека, который будет координировать команду и соблюдать рамки сроков и бюджета. Руководителем проекта по CRM может стать начальник отдела продаж или выделенный проектный менеджер, у которого есть опыт аналогичного запуска.
Виртуальный офис для совместной работы: будьте на связи и организовывайте процессы
Шаг 5. Создать и согласовать документы
В финале оформляют пакет организационных документов:
- Бизнес-кейс. В нём описывают проблему и способ решения, а также затраты, ключевые риски, ориентировочные сроки реализации и критерии успеха. Именно бизнес-кейс отвечает на главный вопрос: почему стоит вкладывать ресурсы в этот проект, а не в другой.
- Список заинтересованных сторон. Здесь фиксируют всех стейкхолдеров, их интересы, ожидания и уровень влияния. Без него команда рискует упустить тех, чьё мнение способно изменить проект или заблокировать его.
- Устав проекта. Документ даёт старт проекту и право руководителю привлекать людей, распоряжаться бюджетом и принимать решения от имени компании.
- Паспорт проекта. В нём содержится ключевая информация: цели, сроки, бюджет и участники. Он помогает стейкхолдерам сориентироваться в проекте — например, укладывается ли команда в бюджет и дедлайны.
В подготовке организационной документации поможет Алиса Про. Для этого в неё нужно загрузить все исходные материалы: таблицы, текстовые документы и PDF-файлы. Алиса Про обработает информацию и соберёт всё самое важное в один файл. Например, так она создаст черновик паспорта проекта, который потом можно вручную доработать до готового документа. Чтобы перейти в интерфейс умного ассистента, нужно нажать на иконку в боковом меню Яндекс 360 и создать проект.
Все документы согласуют с руководителем, после чего проект переходит в стадию реализации.
Какие ошибки можно допустить в процессе инициации
Вот какие ошибки можно допустить на старте проекта.
Не оценить возможные риски
Анализ рисков помогает предвидеть проблемы и запланировать решения. При внедрении CRM-системы есть риск, что часть информации о клиентах потеряется. Чтобы избежать срыва сроков проекта, команда должна продумать миграцию данных и резервное копирование заранее.
Игнорировать заинтересованные стороны
Важно учитывать всех участников, особенно тех, чьё влияние неочевидно на старте. Например, CRM должна пройти проверку у службы информационной безопасности — например, на соответствие закону о персональных данных или устойчивость к взломам. Если их требования и пожелания учтут только в конце, доработка обойдётся дороже и займёт больше времени, чем на начальном этапе.
Не составить устав проекта
Чтобы не упустить детали проекта, их нужно зафиксировать — так у всех участников будут единые ожидания. В небольших проектах этот момент часто упускают, из-за чего ответственные опираются на свою версию договорённостей. Например, без устава менеджеры могут считать, что в проект входят автоматические CRM-отчёты для руководства, а IT-отдел планирует только базовую настройку системы. Даже одна страница документа с целями, границами и ответственными защищает команду от переделок.
Главное об этапе инициации
- Инициация — это первый этап любого проекта. Если провести её неправильно, в процессе реализации могут возникнуть проблемы, например выход за рамки сроков или бюджета.
- Фаза инициации проекта состоит из нескольких шагов. Вначале команда определяет цель, объём, бюджет, количество необходимых ресурсов и возможные риски. После этого собирают список заинтересованных лиц, которые влияют на проект.
- В результате инициации команда составляет бизнес-кейс, устав проекта и список стейкхолдеров. Кроме того, на этом этапе у проекта должен быть назначенный руководитель.
- В процессе инициации проекта бывают ошибки: неправильно сформулированные цели, неверная оценка ресурсов и рисков, отсутствие списка стейкхолдеров и утверждённого устава.
