Как провести большое онлайн-совещание, чтобы участники не чувствовали себя массовкой

На больших онлайн-совещаниях разговор часто ведут 2–3 активных участника, а остальные остаются молчаливыми наблюдателями с выключенной камерой. В результате встреча теряет смысл: мнения коллег остаются невысказанными, решения принимаются без участия команды, а люди просто тратят рабочее время впустую. 

Чтобы совещание было полезным, нужны чёткая цель, понятные роли, повестка и разные способы вовлечь участников в обсуждение. 

Почему на больших совещаниях половина команды отмалчивается

Есть несколько типичных сценариев больших совещаний, когда участники не могут включиться в процесс и высказать то, что хотят.

Не всем комфортно говорить перед большой аудиторией

Чем больше участников, тем сложнее человеку включиться в разговор: кто-то стесняется, кто-то боится перебить других, а кто-то заранее решает, что его мнение не будет услышано. В итоге люди молчат, даже если им есть что сказать.

Не хватает времени, чтобы высказались все

На большом совещании повестка обычно плотная, а участников много. Разговор быстро уходит в монологи нескольких самых активных людей, а до остальных очередь просто не доходит. Часть команды всё время остаётся в роли слушателей.

Участников пригласили «на всякий случай»

Часть людей присутствует на встрече, но не влияет на обсуждение и не участвует в нём по сути. Например, на обсуждении запуска продукта обязательно нужна продуктовая команда, а сотрудники поддержки и финансового отдела будут молчать и чувствовать себя лишними.

Читайте также: Как работает приложение Телемоста с чатами и звонками: обзор для бизнеса

Что делать организатору до, во время и после созвона

Подготовка большой встречи помогает сразу задать структуру и вовлечь нужных людей. Вот как это работает на примере созвона в Яндекс Телемосте.

Шаг 1. Создать встречу в Календаре, прописать участников и повестку

Планировать большие созвоны можно с помощью Яндекс Календаря или специального виджета в мобильном приложении Телемоста. Можно сразу сгенерировать ссылку на видеовстречу, прописать повестку и разделить участников на обязательных и опциональных. 

Например, на встречу о запуске нового сервиса обязательно зовут команды продукта, маркетинга, разработки, ведь без них нельзя принять решение. А руководителей поддержки и финансов отмечают как опциональных: они увидят тему и ссылку на Телемост, при необходимости подключатся к обсуждению или посмотрят конспект с итогами после встречи.

Если кому-то из коллег необязательно присутствовать на всём совещании, договоритесь, к какому времени он подключится. В Телемосте включите комнату ожидания: организатор впустит участника, когда начнётся его блок.

Шаг 2. Назначить модератора

Для большой встречи нужен модератор — человек, который ведёт обсуждение по сценарию, следит за временем, возвращает разговор к повестке и помогает всем участникам включиться в процесс. Это может быть руководитель отдела, продакт-менеджер или другой сотрудник, который хорошо знает тему.

Перед совещанием модератор готовит сценарий, продумывает порядок блоков и заранее понимает, кого и в какой момент нужно подключать.

Модерация помогает команде не уйти от темы и решить все вопросы из повестки. Например, если бизнесу нужно выбрать вариант запуска продукта и на рассмотрении есть несколько предложений, модератор поможет прийти к одному решению.

Шаг 3. Провести встречу и вовлечь участников

Чтобы правильно начать большое совещание, модератор проговаривает ключевые моменты: цель, повестку и ожидаемый результат, чтобы задать общий фокус и помочь участникам быстрее включиться в разговор. Эту информацию можно собрать в виде карточек в Яндекс Досках и открыть через демонстрацию экрана прямо в Яндекс Телемосте.

В процессе самой встречи модератор следит, чтобы повестка не превращалась в монолог спикера. Для этого ещё на этапе планирования в тайминг закладывают время не только на сам доклад, но и на сессию вопросов от команды. Задача модератора — вовремя передавать слово слушателям, следить за вопросами в чате и подключать к обсуждению тех, кто обычно отмалчивается. 

Шаг 4. Зафиксировать итоги

В конце встречи важно коротко проговорить итоги вслух, чтобы участники не ушли с разным пониманием задач. После совещания письменные итоги в виде конспекта придут всем участникам на Почту, в том числе тем, кого отметили опциональными.

В Яндекс Телемосте доступно автоматическое конспектирование встреч с помощью Алисы Про — это помогает не потерять решения, сроки и ключевые договорённости. Как ещё можно автоматизировать подведение итогов, читайте в статье «Как эффективно подводить итоги встречи в Телемосте».

Как удерживать фокус команды во время обсуждения

Чтобы удержать фокус большой команды и вовлекать в обсуждение даже молчаливых участников, модератор может использовать специальные приёмы. 

Проговаривайте правила обсуждения

Перед началом встречи модератор озвучивает правила, чтобы команда успела обсудить все вопросы из повестки и не затянула созвон. Ведущий просит участников включить камеры: когда докладчик видит живые лица, а не сетку из чёрных экранов, он чувствует диалог. Кроме того, ему проще считывать реакцию и замечать, что у кого-то появились сомнения или встречные вопросы. Самим участникам включённое видео помогает держать рабочий фокус, следить за слайдами и не выпадать из контекста встречи, переключаясь на сторонние рабочие задачи. 

Ещё одно обязательное условие — выключенные микрофоны на время чужих выступлений. Их включают только для разговора; правило простое: пока один говорит, остальные слушают. Если обсуждение уходит от повестки, модератор мягко останавливает спикеров и возвращает команду к теме.

Для текстовых вопросов и комментариев модератор предлагает использовать чат Телемоста. Так можно вовлечь сотрудников, которым некомфортно выступать голосом или неудобно включать микрофон в шумном офисе. Модератор следит за сообщениями, выбирает важные тезисы по теме и встраивает их в общую дискуссию: зачитывает вопрос вслух и перенаправляет его спикеру.

Сюда же в конце встречи модератор может скинуть финальные договорённости и списки задач. После встречи история чата со всеми ссылками и прикреплёнными материалами автоматически перенесётся в Яндекс Мессенджер. Команда сможет в любой момент вернуться к обсуждению и, например, найти нужный документ. 

Направляйте обсуждение конкретными вопросами

Фраза «Есть ли у кого-то идеи?» на совещании большой команды обычно работает плохо: люди не понимают, кому именно отвечать и насколько уместно вмешиваться. Лучше, когда модератор использует адресные вопросы к конкретным участникам, ответственным за темы и решения:

• Марина, какие вопросы о новом сервисе чаще всего будут задавать пользователи и что нужно подготовить поддержке до запуска?
• Игорь, что показывает аналитика: сколько пользователей ждём в первый месяц?
• Анна, какие задачи разработки мы можем не успеть завершить к 25 мая и как это повлияет на запуск?

Формула простая: роль + зона ответственности + конкретный вопрос.

На общие вопросы вроде «Кто против?» или «Все согласны?» обычно нет возражений, потому что люди боятся обесценить чужую работу или не хотят выступать против большинства. Чтобы узнать разные мнения, попробуйте задать конкретные вопросы о рисках и проблемах:

• При каких условиях это решение не сработает?
• Что может помешать плану?
• Какие риски мы недооцениваем?

Так участники не высказываются против конкретных людей и их идей, а делятся своими сомнениями и гипотезами. Чтобы сбор рисков не превратился в хаотичные перебивания, модератор просит использовать функцию «Поднять руку» в Яндекс Телемосте. Он видит очередь в списке участников и передаёт слово коллегам по порядку.

Принимайте решения голосованием

Если во время обсуждения команда не может сойтись на одном решении, запустите опрос прямо в чате Телемоста.

Попробуйте Яндекс Телемост для проведения крупных рабочих встреч вашей команды. Сервис позволяет собирать коллег на созвоны, запускать опросы и автоматически сохранять чат встречи в Яндекс Мессенджере. А если перед важным докладом у сотрудника внезапно пропадёт интернет или зависнет рабочий компьютер, выручит мобильное приложение Яндекс Телемоста — через него можно мгновенно подключиться к созвону со смартфона и остаться на связи с командой.