Как вовремя сдать проект? Поможет метод критического пути

В проектах есть зависимые и параллельные задачи — они все важны для результата, но по-разному влияют на общий срок. Параллельные работы можно двигать, пока они укладываются в дедлайн. Зависимые идут друг за другом: если один этап задерживается, все последующие тоже переносятся.

Метод критического пути помогает найти задачи, от которых зависит срок проекта, и понять, за какими из них следить в первую очередь.

Как работает метод критического пути проекта

Чтобы оценить сроки любого проекта, нужно понять, из каких задач он состоит и как они связаны между собой. Например, для рекламного ролика сначала готовят сценарий, потом снимают кадры на площадке и в конце монтируют — это зависимые задачи, ведь начать следующий этап можно только после предыдущего. Остальные задачи тоже важны для проекта, но их можно делать параллельно. Обложку для ролика дизайнер может сделать хоть на этапе сценария, хоть в последний день съёмок.

Задачи выстраиваются в несколько цепочек — длина у каждой из них разная и зависит от времени, которое требуется на выполнение. Одну группу задач, например, можно сделать за неделю, другую — за три дня. Сдать проект быстрее самой длинной цепочки задач не выйдет. Именно её длину и считают минимальным сроком проекта, а найти эту цепочку помогает метод критического пути.

За задачами на критическом пути следят в первую очередь, так как задержка на любой из них сдвигает финал всего проекта. А остальные ограничены только общим дедлайном. Пока они в него укладываются, их сроки можно двигать как удобно.

3 шага, чтобы определить критический путь проекта

Интернет-магазин готовит запуск нового товара. Вот как команда определяет критический путь проекта за три шага.

Шаг 1. Собрать задачи и найти зависимости между ними

Сначала команда записывает все задачи проекта на Яндекс Досках. При этом учитывает только те процессы, которые можно оценить по срокам. Регулярные задачи без чёткого результата или сроков вроде «контролировать работу подрядчика» не вносят.

Процессы, которые нужно выполнять друг за другом, соединяют стрелками. Получилось три основных ветки:

Шаг 2. Оценить, сколько времени занимают задачи

На стикере каждой задачи отмечают, сколько времени уйдёт на выполнение. Оценить сроки можно по прошлому опыту команды или опираясь на мнение экспертов.

Шаг 3. Составить график и найти критический путь проекта

Теперь команда считает, сколько времени займёт каждая цепочка. Для этого складывают длительность всех задач внутри неё. Критическим путём будет самая длительная цепочка.

После того как рассчитан критический путь, для остальных задач определяют последний день, когда к ним можно приступить, чтобы уложиться в дедлайн всего проекта. Чтобы его найти, из критического пути вычитают время работы по конкретной задаче.

Например, проект идёт 14 дней, из которых карточки товара делают 3 дня: 14 − 3 = 11. Значит, приступить к карточкам нужно не позднее 11-го дня.

Читайте также: 6 советов, как повысить эффективность команды с помощью Досок

Диаграмма Ганта: как контролировать сроки проекта в любой момент

Критический путь проекта — это просто расчёт, сам по себе он не покажет, если кто-то из сотрудников задерживает дедлайн по задаче. Контролировать работу в реальном времени поможет диаграмма Ганта.

Построить график и отслеживать прогресс можно в Яндекс Трекере. Руководителю достаточно создать тикеты, указать исполнителей и связать процессы друг с другом. Например, отметить, что завести товар на сайт можно только после того, как его примут и промаркируют.

Трекер поможет определить критический путь проекта на графике, но для этого в задачах должны быть настроены связи. Если увеличить продолжительность хотя бы одной задачи, то сдвинутся сроки всего проекта. Трекер пересчитает всю оставшуюся цепочку и покажет новый дедлайн проекта.

Контролировать работу по проекту руководителю помогают статусы задач, например «Открыт», «В работе», «Требуется информация». Если задача не выполнена, а сроки по ней прошли, соответствующая полоса на графике автоматически окрасится в красный цвет.

Подробнее о том, как работать с диаграммой Ганта, — в Справке.

Читайте также: Как использовать Яндекс Трекер для личной и командной продуктивности

Что делать, если на критическом пути проекта случился форс-мажор

Успеть к дедлайну можно с помощью двух управленческих инструментов:

«Сжатие» проекта (Crashing). Для критической задачи привлекают дополнительные ресурсы: людей, бюджет или оборудование. Последовательность работ не меняется, а руководитель усиливает именно то звено, которое тормозит финал проекта.

Онлайн-школа разрабатывает новый курс. Информации много, и методист не успевает прописать программу курса. Чтобы успеть к основному дедлайну, руководитель нанимает ещё двух специалистов на аутсорсинг.

Ускорение проекта (Fast-Tracking). Команда параллельно делает задачи, которые изначально по критическому пути проекта планировала делать друг за другом. Так получится закрыть проект быстрее и без дополнительных ресурсов, но риск ошибок и переделок выше, поскольку следующий этап начинают без всех вводных и согласований.

Дизайн всего сайта пока не готов, но верстальщик забирает первый утверждённый экран лендинга и работает параллельно с дизайнером. Проект двигается быстрее, но менеджеру нужно внимательно контролировать, чтобы изменения в дизайне не сломали уже готовую вёрстку.

Метод критического пути в управлении проектами: как избежать частых ошибок

Закладывайте реалистичные сроки

Если спланировать идеальный сценарий, где сотрудники не болеют, а согласования проходят за пять минут, любая заминка на критическом этапе сорвёт сроки. Поэтому заложите дополнительное время на нештатные ситуации и задержки, а ещё предусмотрите, кто сможет подхватить работу, если кто-то из основной команды станет недоступен.

Учитывайте загруженность сотрудников

Когда один специалист отвечает сразу за три-четыре критических этапа, появляются риски. Он может не справиться с объёмом, и сорвутся сроки всего проекта. Чтобы подстраховаться и при необходимости перераспределить задачи, отслеживайте на диаграмме Ганта критический путь проекта, а загрузку команды — через ресурсное управление в Яндекс Трекере. Подробнее о том, как планировать ресурсы команды, читайте в Справке.

Контролируйте задачи вне критического пути

Запас времени у таких процессов не бесконечен. Если затянуть выполнение, они помешают уложиться в дедлайн проекта. Чтобы вовремя заметить риски и перестроить график, регулярно просматривайте статусы всех текущих дел.