Почему руководитель работает 24/7 и как выстроить режим дня, чтобы всё успевать

Когда руководитель приходит в офис раньше всех и уходит позже, а накопившуюся за день почту разбирает перед сном, это не значит, что ему надо меньше спать или купить пару книг по тайм-менеджменту. Часто это признак, что он взял на себя слишком много задач и их невозможно уместить в один рабочий день. Кроме того, такое бывает из-за привычки контролировать и решать вопросы, которые давно пора делегировать.

Работать ещё больше — это не выход. Справиться с потоком задач помогает грамотно выстроенный режим дня: часть дел передать команде, а остальные расставить по приоритетам и распланировать по часам. 

4 причины, почему руководителю часто не хватает времени

Микроменеджмент 

Иногда руководитель неосознанно замыкает на себе все процессы: проверяет каждый отчёт, утверждает макеты, согласовывает траты на новые ручки для бухгалтеров. Так он становится узким горлышком — без согласования любая работа останавливается. Приходится отвлекаться на любые, даже мелкие шаги по проектам, а времени на стратегические задачи уже не остаётся.

Читайте также: Руководителям: проверьте себя, не страдаете ли вы микроменеджментом

У задач нет приоритетов и сроков

Когда задачи не разделены на обычные и срочные или у них нет чётких дедлайнов, важные дела могут теряться среди рутины. Так руководитель вроде весь день был занят, а ближе к вечеру возникает аврал: из-за мелких вопросов не успел закончить финансовый отчёт, который ждут инвесторы.

Нет прямой коммуникации между отделами и командами

Бывает, что сотрудники не знают, кто может решить вопрос с ДМС или где лежит папка с отчётами по старому проекту, и сразу идут за помощью к руководителю. Приходится делиться контактами, пересылать документы и разбираться с вопросами, которые можно решить и без его участия.

Читайте также: Таблицы, блок-схемы и шаблоны: обзор главных фишек Яндекс Вики для совместной работы команды

Нет пауз между встречами

Если созвоны, летучки и обеды с партнёрами идут вплотную друг за другом, любая задержка может нарушить планы на весь остальной день. Обсуждение квартального отчёта затянулось на 10 минут — и все последующие встречи приходится двигать. В таком режиме руководитель всегда спешит — и на остальные задачи совсем не остаётся времени.

Часто эти проблемы накладываются друг на друга, и приходится работать 24/7. Выйти из этого состояния и наладить режим дня помогут эти три совета.

Совет 1. Записывайте все задачи и делегируйте по методу «Сделать/Контролировать/Передать»

Чтобы не держать всё в голове, возьмите за привычку записывать любые дела, планы и встречи в блокнот, заметки или to-do-лист — сразу, как только они появляются. Фиксируйте даже задачи, которые кажутся незначительными: быстрый созвон на пять минут может затянуться на час, а простые задания вроде «ответить на письмо клиента» забываются.

Попробуйте собрать из этого списка план на следующий рабочий день и посмотрите, действительно ли все задачи требуют вашего участия либо экспертизы или что-то можно делегировать. Выделить их помогает метод «Сделать/Контролировать/Передать». Пройдитесь по списку и разделите дела на три группы:

• Группа А — делаю сам. Ваши ключевые задачи, которые нельзя никому передать: переговоры по крупным сделкам, запуск новых направлений, согласование бюджета компании на следующий год.
• Группа Б — контролирую результат. Всё делает команда, а вы согласовываете идеи, оцениваете промежуточные результаты или даёте обратную связь о финальном продукте. Например, маркетолог с командой разработки придумали масштабное обновление приложения: вы не ходите на еженедельные летучки и созвоны, а только помогаете советами на старте проекта и оцениваете предрелизную версию.
• Группа В — передаю полностью. Задачи, для которых не нужна ваша экспертиза или опыт. Назначить встречу клиенту может помощник, а найти нового сотрудника и погрузить его в работу могут HR с начальником отдела. А чтобы сотрудники не ходили к руководителю с однотипными вопросами, составьте базу знаний в Яндекс Вики.

Если у вас масштабные задачи и проекты, можно разбить их на подзадачи. Вот как это сделать на примере переезда офиса. Руководитель выбирает район для новой локации и утверждает бюджет аренды (группа А). Подбор помещений он передаёт помощнику и только согласовывает финальный вариант (группа Б). А наём подрядчиков для перевозки и ремонта полностью отдаёт офис-менеджеру (группа В).

Подстраивайте метод под свой режим дня. Можно один раз почистить список от задач группы В, которые давно пора делегировать, или проходиться по нему регулярно: например, раз в неделю или в любой момент, когда в расписании снова стало тесно.

Совет 2. Приоритизируйте задачи по методу MoSCoW

Добавить систему приоритетов можно по методу MoSCoW — для этого в Яндекс Досках расставьте дела из своего списка по четырём уровням важности:

• Сделать обязательно (Must). Критически важные задачи с жёстким дедлайном, которые нельзя перенести на другой день. Если их сорвать, компания понесёт прямые финансовые или репутационные убытки. 
• Стоит сделать (Should). Дела, которые двигают бизнес вперёд, но не горят по срокам. Их перенос не навредит компании, однако постоянно откладывать их нельзя: от них зависит развитие в перспективе.
• Можно сделать (Could). Необязательные дела без сроков, которые можно взять в работу, если есть свободное время. Отказ от них никак не скажется на показателях компании.
• Можно не делать (Won’t). Полезные дела, на которые пока нет времени или ресурсов.

Расставьте приоритеты прямо на доске и составьте себе план на день — он должен состоять в основном из стикеров M и S. Можно держать Яндекс Доски открытыми на компьютере, чтобы приоритеты были перед глазами.

Читайте также: Что такое матрица Эйзенхауэра и как применять её в тайм-менеджменте

Совет 3. Визуализируйте дела на день в Календаре 

Список задач показывает, что вам нужно сделать, но не отвечает на вопрос «когда?». Если вам удобнее видеть рабочий день как расписание, в Яндекс Календаре теперь можно вести все задачи, а не только встречи и созвоны. В качестве отправной точки стоит взять метод «1–3–5»: планируйте на день одну крупную задачу, три средние встречи и пять мелких вопросов.

Чтобы наглядно разделить задачи по сложности или приоритету, присвойте каждой свой цвет. Например, для важных дел вроде планирования бюджета или подготовки документов к тендеру выберите красный цвет. Для регулярных звонков и встреч с партнёрами — синий, для проверки почты и чатов — жёлтый. Если записываете в календарь личные дела, встречи с друзьями или спорт, добавьте для них ещё один цвет, например зелёный.

Выберите время, когда удобно распланировать задачи на следующую неделю: например, вечером по пятницам или утром по понедельникам. Потом останется лишь дописывать дела в свободные слоты.

Первое время попробуйте бронировать под единственное большое дело первые утренние 1,5–2 часа по методу лягушки. Сделайте этот слот неприкосновенным: закройте рабочие мессенджеры и отключите уведомления, чтобы команда не отвлекала вас по мелким вопросам, пока вы не закончите.