Порядок в файлах — порядок в бизнесе: как хранить рабочие документы, чтобы не тратить время на настройку доступов и поиск нужных версий

Пока в команде три человека, файлами можно обмениваться в общем чате. Когда она вырастает хотя бы до двадцати сотрудников, становится трудно: один теряет доступы, другой видит лишние файлы, а руководитель не может найти нужный договор.

Расскажем, как выстроить работу с файлами с помощью решения в Яндекс Диске — общих дисков. Это специальные папки, в которых можно хранить файлы и работать над ними совместно с коллегами.

Пользоваться общими дисками могут сотрудники, аккаунты которых созданы на домене организации. Подключение общих дисков — это дополнительная услуга, которая не входит в стандартные тарифы Яндекс 360 для бизнеса.

Дизайнеру — макет, а бухгалтеру — ведомости: разделить доступы к информации между отделами

Менеджеры по продажам не должны просматривать макеты, которые хранит дизайнер, а копирайтеры — видеть зарплатные ведомости из бухгалтерии. Поэтому для каждого отдела заведите общий диск и откройте к нему доступы нужным командам или сотрудникам. Например, отдел по работе с партнёрами может показывать договоры только членам своей команды.

Есть разные уровни прав. Их настраивает администратор — руководитель или ответственный сотрудник. Доступ можно открыть:

• На редактирование — чтобы коллеги смотрели и редактировали файлы, могли загружать, перемещать, скачивать и удалять их.
• На просмотр — даёт возможность только просматривать, скачивать и копировать файлы. Менять их или загружать на Диск что-то новое не получится.

Командам — обсуждать и редактировать документы, а руководителю — видеть всё, что происходит с файлами

С файлами на общем диске команда может работать совместно: одновременно редактировать текстовые документы, таблицы, презентации.

Искать нужные файлы можно с помощью поисковой строки в верхней части общего диска. Если не получилось, убедитесь, что слова написаны без ошибок, попробуйте уменьшить количество слов в запросе.

Если возникнет несогласованность в правках, можно откатить изменения в истории версий. Например, если маркетологи неделю работали над презентацией для партнёра и каждый вносил правки, в день дедлайна встреча не сорвётся из-за внесённых без согласования или случайных изменений. Все версии файла хранятся 90 дней с момента создания.

Работа сотрудников с файлами на общем диске будет прозрачной для руководителя. В этом помогает просмотр истории действий: можно проверить, что происходило с файлом за последнее время. Возможно, его переместили в другую папку или удалили.

Удалённый с общего диска файл не исчезает — сначала он попадает в корзину. Документы там хранятся 30 дней: в это время их можно восстановить. Навсегда очистить корзину и удалить всё её содержимое может только администратор.

Если помимо виртуального офиса Яндекс 360 и общих дисков команда использует другие рабочие программы, куда заходит через интернет, можно использовать Яндекс Браузер для организаций. Он помогает контролировать безопасность данных и настраивать доступы к ним. Например, запретить установку непроверенных дополнений, настроить списки разрешённых и запрещённых категорий веб-ресурсов, запретить пересылку или копирование информации на внешние носители.

Быстро закрыть доступ к рабочим папкам при увольнении

Когда сотрудник увольняется из компании, администратор в несколько кликов закрывает ему доступность всего общего диска: не нужно проверять каждый файл отдельно.

Чтобы отключить доступ к данным, администратору нужно зайти в кабинет организации и перейти в Диск: в строке с именем сотрудника нажать справа на иконку с тремя точками, а затем — на кнопку «Отключить». Также можно закрыть доступы сразу нескольким пользователям.

Узнать обо всех возможностях Яндекс 360 и выбрать подходящий тариф можно на сайте.