«Мы навели порядок во всех коммуникациях»: Группа компаний М1 настроила бизнес-процессы в Яндекс 360

Сервисы: Почта, Телемост, Календарь, Диск

Группа компаний М1 — федеральный оператор, который предоставляет сервисные услуги: клининг, аутсорсинг персонала, корпоративное питание и другие. У М1 более 1 000 сотрудников, которые работают на 50+ объектах по всей России. Чтобы поддерживать высокое качество услуг на местах, компания регламентирует многие бизнес-процессы — от внутренних коммуникаций до работы с клиентами.

Марина Корболина, помощник генерального директора М1, рассказала, какую роль в управлении компанией выполняют сервисы Яндекс 360.

Мы считаем, что залог качественных услуг — это стандартизация процессов

Группа компаний М1 стремится к стандартизации в сфере сервисных услуг, поэтому выступила разработчиком ГОСТ Р 72719–2026 «Услуги профессиональной уборки — принципы бережливого производства в клининге. Основные положения». В нашей компании единые нормы: обучение сотрудников и контроль качества — важная часть повседневной работы.

Без онлайн-сервисов эффективно управлять такой компанией, как М1, невозможно, поскольку у нас:

Многоуровневая структура. Ключевой отдел М1 — операционное управление объектами. В него входят управляющие на местах, региональные управляющие, которые контролируют по 4–5 объектов, и руководители отделов. Помимо этого, в компании работают отдел развития бизнеса, кадровая служба, логистика, финансовый и административный отделы.

Распределённая команда. Штаб-квартира М1 находится в Москве, бэк-офис — в Екатеринбурге. При этом компания работает по всей России: наши сотрудники находятся в Самаре, Тюмени, Краснодаре, Омске, Благовещенске и других городах.

Через сервисы для рабочих коммуникаций участники команды могут быстро связаться друг с другом, обменяться документами, согласовать встречу и передать важную информацию.

Почта и Телемост ежедневно помогают поддерживать связь с сотрудниками и клиентами

Чтобы собрать отчётность или обучить новых управляющих, мы пользуемся сервисами для коммуникации. За годы работы перепробовали решения от разных вендоров, но никогда не были довольны ими на 100%. Например, в сервисах видео-конференц-связи нам мешало ограничение по времени встреч: приходилось завершать созвон, создавать новую ссылку и подключаться заново. 

Несколько лет назад мы перешли на Яндекс 360. Вот в каких процессах сейчас участвуют сервисы:

Внутренние совещания и обучения

Созвоны — часть рабочей рутины в М1. Раз в неделю онлайн-встречи в Телемосте проходят у операционного отдела и у топ-менеджмента, а раз в месяц — у всей команды с генеральным директором. У управляющих на объектах не всегда есть полноценное рабочее место с компьютером, но они тоже регулярно участвуют в созвонах — подключаются через мобильное приложение Телемоста. 

Читайте также: Как работает приложение Телемоста с чатами и звонками: обзор для бизнеса

Некоторые онлайн-встречи длятся по 3–4 часа — например, когда мы собираем отчётность по каждому объекту. Чтобы сотрудники не отвлекались надолго от своих задач, мы подключаем их к обсуждению по очереди. А если кто-то пришёл на встречу раньше своего времени, то он сначала попадает в «комнату ожидания». 

Многие сотрудники М1 используют Телемост в связке с Яндекс Календарём: отслеживают свои встречи и подписываются на календари коллег, чтобы видеть их свободные слоты для созвонов. Например, я подписана на календарь нашего генерального директора, чтобы всегда быть в курсе его расписания и всех изменений.

Другой формат встреч — обучения. Когда мы начинаем сотрудничество с новым объектом, то нанимаем для него управляющего — его нужно ввести в курс дел. 

Приём заявок и консультирование по поводу сотрудничества

Для таких задач есть общий электронный адрес: он указан на сайте компании, и на него приходят письма разного содержания. Чтобы поддерживать порядок в этом ящике, мы создали папки по отделам.

К общей почте открыт доступ у нескольких специалистов: они мониторят входящие и при необходимости перенаправляют их другим сотрудникам. А ещё здесь настроены правила переадресации.

Согласование договоров и других документов

Все согласования в М1 проходят только через почту: договорённости по телефону или в мессенджере не считаются финальными. Поэтому в компании используют ещё два типа почтовых ящиков.

Первый — личный корпоративный ящик, который есть у каждого специалиста М1 и обозначается его фамилией. Он создаётся на домене компании. Сотрудника легко идентифицировать и найти в списке получателей по названию его почты.

Второй — единый ящик для документооборота с клиентами и контрагентами. В эту почту попадают все договоры, счета и акты — её обычно просматривают юристы.

Информирование сотрудников

Через Яндекс Почту мы делаем рассылку, с которой должны ознакомиться все: отправляем объявления, приказы, итоги онлайн-встреч. А если, например, меняем форму отчётов или шаблон заявления, то не только рассказываем об этом в рассылке, но и вносим изменения на Яндекс Диске. Там у нас собран архив документов — к нему есть доступ у всех специалистов Группы компаний М1.

Нам важно оказывать качественные услуги, поэтому мы всегда на связи с управляющими на объектах и с нашими клиентами. С сервисами Яндекс 360 поддерживать эти коммуникации стало проще. Теперь, если возникают вопросы по уборке, это решается одной встречей в Телемосте или короткой перепиской по Почте.