Как провести воркшоп для распределённой команды и не превратить его в двухчасовую лекцию: опыт эксперта Яндекс Досок

Когда команда распределена между офисами, городами и часовыми поясами, провести обучение становится сложнее. Недостаточно просто собрать людей на созвон и показать презентацию: через полчаса часть участников уже отвечает на сообщения, часть параллельно работает, а кто-то просто слушает фоном.

Именно поэтому хороший воркшоп — это не выступление одного человека. Это совместная работа, где участники постоянно что-то делают: обсуждают, предлагают идеи, голосуют, спорят и фиксируют выводы. Как подготовить и провести такое мероприятие в едином пространстве, рассказал Артём Зараменских, руководитель продукта Яндекс Доски.

Перед воркшопом: подготовить материалы

Обычно во время подготовки к обучению все материалы собирают разрозненно: презентация лежит в одном месте, ссылки — в другом, картинки — в третьем, упражнения вообще существуют отдельными файлами.

«Я предпочитаю сразу собирать весь сценарий на одной доске. Сначала складываю туда всё, что может пригодиться: заметки, исследования, ссылки, иллюстрации, примеры. Затем группирую материалы по смысловым блокам: контекст → теория → практика → обсуждение → выводы. Потом из собранного материала делаю презентацию — здесь же, в Яндекс Досках».

Для каждого блока можно сделать отдельную рабочую область — фрейм. В итоге вся логика воркшопа предстаёт перед глазами. Если понимаешь, что какой-то блок слишком длинный или его лучше перенести, достаточно просто переставить его на доске. Не приходится пересобирать всю презентацию.

Но главное — на этой же доске потом будут работать сами участники. Получается не просто презентация, а рабочая среда мероприятия.

Во время воркшопа: превратить зрителей в участников

Самая большая проблема дистанционного обучения — пассивность. Если человек час смотрит на чужую демонстрацию экрана, удерживать внимание становится всё сложнее. 

«Я стараюсь во время выступления менять механику каждые несколько минут: рассказал → задал вопрос → дал задание → обсудили → пошли дальше. Доска хорошо работает как визуальный слой поверх выступления. Во время объяснения можно прямо на ней выделять ключевые мысли, рисовать связи, обводить важные элементы. Вместо обычного переключения слайдов получается динамичный рассказ».

Но самое интересное начинается, когда к доске подключается команда.

Вместо «Какие будут идеи?» — дать пространство для размышлений

Один из простых приёмов — заранее подготовить проблему и попросить участников самостоятельно предложить решения. Например, на доске есть вопрос и несколько скрытых вариантов ответа. Сначала команда предлагает свои идеи, и только после обсуждения ведущий открывает подготовленные варианты.

Читайте также: 6 советов, как повысить эффективность команды с помощью Досок

Мозговой штурм: услышать не только самого громкого человека

На обычной встрече обсуждение легко захватывают несколько активных участников. Онлайн-доска помогает высказаться каждому. Ведущий может сформулировать проблему, выделить несколько смысловых зон на доске и попросить всех, чтобы они одновременно добавляли свои идеи на стикерах.

Например, можно использовать метод шести шляп и посмотреть на одну проблему с разных сторон: информация, эмоции, преимущества, риски, новые идеи и организация процесса. Все участники работают параллельно, поэтому за несколько минут команда получает десятки идей вместо последовательного обсуждения «по кругу». А дальше их уже можно группировать, комментировать и обсуждать.

«Для меня одна из главных ценностей Досок в том, чтобы сначала собрать мысли всей команды, а уже потом обсуждать их вместе».

Голосование: закончить обсуждение решением

Мозговой штурм без голосования легко превращается просто в красивую стену из стикеров. Именно поэтому после генерации идей полезно сразу провести приоритизацию. Например, дать каждому участнику несколько голосов и попросить распределить их между предложениями.

Через несколько минут становится видно, какие идеи команда считает наиболее перспективными. Вместо долгого «Ну что, коллеги, какой вариант вам кажется лучше?» получается конкретный рейтинг, на основе которого уже можно двигаться дальше.

После воркшопа: не потерять всё, что удалось сделать

У многих встреч есть особенность. В течение нескольких часов команда активно обсуждает идеи, что-то решает, делает заметки, а через неделю от всего этого остаётся только запись встречи, которую мало кто пересматривает. 

С доской воркшоп продолжает жить. В едином пространстве находятся:

• материалы выступления;
• упражнения;
• идеи участников;
• результаты голосований;
• комментарии;
• итоговые выводы.

После мероприятия достаточно отправить участникам ссылку. Получается одновременно и презентация, и конспект, и результат совместной работы.

«Яндекс Доски помогают превратить обучение из „я рассказываю — вы слушаете“ в совместную работу команды. Хороший сценарий выглядит так: показал → дал подумать → собрал идеи → обсудил → проголосовал → сохранил результат. Особенно хорошо такой формат работает с распределёнными командами, где действительно важно включить людей в работу. Именно поэтому свой следующий воркшоп я бы начинал не с вопроса: „Какие слайды мне подготовить?“ А с другого: „Что участники будут делать вместе со мной?“ И уже вокруг ответа на этот вопрос строил бы всю доску».

Попробуйте сделать слайды в Яндекс Досках и посмотрите, чем они будут полезны для ваших обучений.