«Под рукой и в офисе, и в командировках»: руководитель Почты о её мобильном приложении в честь дня рождения сервиса
Фичи, которые помогают весь день работать с телефона.
Содержание
- Утром бегло смотрю уведомления от сервисов
- Днём слежу за рабочим расписанием и разбираю конспекты встреч
- Вечером делаю закрепы на следующий день и откладываю телефон до утра
- Что ещё мне удобно делать в Почте
Яндекс Почта — зиллениал, и сегодня ей исполнилось 26 лет. Как типичный представитель поколения она застала времена без смартфонов, при этом со временем адаптировалась к быстрому развитию технологий, расширилась до собственного мобильного приложения и пополнилась возможностями искусственного интеллекта.
В 2000 году Почта запускалась командой буквально из нескольких человек — сегодня это один из крупнейших сервисов Яндекса. За 26 лет через Почту отправлено более 1,5 трлн писем.
В честь дня рождения сервиса Никита Анфёров, руководитель Яндекс Почты, делится одним днём из своей жизни и рассказывает, как работает в мобильном приложении. Сервис всегда под рукой и помогает Никите экономить время в потоке созвонов, переговоров и других дел.
Утром бегло смотрю уведомления от сервисов
Будний день я начинаю с проверки, какие встречи и задачи накопились с вечера. На это уходит минимум времени: оповещения из рабочих сервисов приходят в Яндекс Почту и высвечиваются в панели уведомлений. Пробегаюсь глазами по пуш-уведомлениям, какие изменения в задачах Трекера или в страницах базы знаний Вики появились. Проверяю встроенный в Почту Календарь и, пока гуляю с собакой, обдумываю план встреч на этот день.
Уже в офисе захожу в почтовый ящик с ноутбука или с компьютера, но когда бегу со встречи на встречу, мне удобнее делать это с телефона. Я люблю пустой ящик, и при таком потоке писем, как у меня, приходится использовать много инструментов Яндекс Почты. Я сортирую часть писем вручную, а часть автоматически правилами сортировки. Чтобы был фокус на определённых входящих, я закрепляю их — тогда они находятся в самом верху списка. И если потом перехожу в другую папку, например в «Отправленные», то важные письма всё равно остаются наверху.
Мне нравится, что письма по одной теме объединяются в цепочки. Для этого в приложении работает функция группировки писем. Например, в переписке мы обсуждали новый релиз, и Почта сама собирает все письма по теме в один диалог — как в чате. Каждый раз, когда мы возвращаемся к этому релизу, я разворачиваю историю за пару секунд и сразу вижу, какие идеи мы уже обсуждали и к каким решениям пришли.
Если вижу несрочные письма — откладываю их, иначе буду постоянно на них отвлекаться. Например, я получил статью на проверку, дедлайн по которой наступит через 10 дней. Что я делаю в таком случае: настраиваю напоминание о письме на более позднюю дату. Сообщение уходит в архив, а к нужному числу снова появится во входящих как непрочитанное.
Ещё мне нравится, как работает в Почте одна из функций Алисы Про — «Важные письма». Умный ассистент подсвечивает мне самые нужные входящие за последние 7 дней и даёт их краткий пересказ. Такие письма всегда находятся вверху входящих, к ним всегда можно вернуться. В общем, я просто открываю приложение Почты, читаю самую суть, не листая сотню других писем.
Например, на днях пришло письмо без темы, но Алиса Про поняла из контекста, что оно для меня будет важным. Поэтому выделила его, чтобы я не пропустил его в потоке, — и не зря: там были значимые детали по одному из проектов.
Фичу «Важные письма» мы запустили в апреле 2024 года. Тогда пользователи делились с нами, что из-за обилия информации теряют важные сообщения, и просили что-то придумать. ИИ тогда только набирал обороты, и мы решили внедрить его в сервис.
Днём слежу за рабочим расписанием и разбираю конспекты встреч
В течение дня я захожу в приложение Почты, когда нужно свериться с графиком или добавить новые задачи в расписание. Для этого в приложении есть виджет Календаря — не нужно отдельно открывать другой сервис.
Чтобы легче ориентироваться в событиях, я заранее разделил все встречи на категории и присвоил каждой свой цвет. Серым цветом отмечаю все встречи, которые ставятся по умолчанию. Синим — все 1:1 с коллегами, красным — важные события, которые точно нельзя пропускать, жёлтым — блок-встречи с самим собой, когда я могу спокойно погрузиться в дела и поработать. Иногда бывают короткие встречи по 15 минут, и чтобы случайно не открыть соседнее событие, я расширяю экран двумя пальцами и приближаю строки.
В день у меня бывает по 6–10 созвонов с коллегами. Это очень много, и некоторые из них случаются неожиданно. В основном на встречи я хожу с ноутбука, но он может разрядиться, или я могу находиться в этот момент не в офисе. Тогда я захожу на созвоны с телефона. Виджет Календаря у меня всегда на экране, вижу список событий, выбираю нужное — и внутри уже лежит ссылка на Телемост. Одно нажатие — и я уже на созвоне. Удобно, что не нужно переключаться между приложениями.
Если мне приходит письмо, в котором есть приглашение на встречу в формате календарного события (расширение .ics), встреча добавляется в Календарь автоматически. Это очень удобно.
Все созвоны уже традиционно конспектируем в Телемосте с Алисой Про — после встречи тезисы и расшифровка приходят на Почту. Когда мне нужно, могу посмотреть суммаризацию в письме или могу спросить умного помощника в чате — он есть прямо в приложении Почты. Например, если нужно вспомнить, какие договорённости были приняты на встрече по проекту. Алиса Про находит нужный конспект.
Создайте почтовый ящик с антиспамом и уникальным адресом. Управляйте рассылками
Вечером делаю закрепы на следующий день и откладываю телефон до утра
По пути из офиса домой я ещё раз просматриваю входящие. Бывает, техподдержка или юристы призывают с несрочным вопросом. Такие письма я закрепляю вверху или выделяю цветом как важные, чтобы на следующий день первым делом ответить на них.
Раз в неделю я разбираю почту по папкам, потому что не люблю захламлённый ящик. У меня настроены автоматические правила сортировки: например, письма с билетами летят в папку «Поездки», письма от Яндекс Календаря — в папку «Встречи», изменения в задачах, которые напрямую меня не касаются, — в папку «Просмотрено».
Если я заметил письмо, которое попало не в ту папку, то переношу его — с телефона длинным тапом вызываю меню и выбираю нужную папку. Старые уведомления о закрытых задачах в Трекере просто смахиваю влево — они уходят в архив и не мешают мне во входящих. Немного похвалюсь, что у нас очень лёгкий и приятный свайп, — год назад мы изменили его.
Раньше по свайпу влево письмо удалялось, но пользователи говорили, что часто случайно смахивают их и после теряют. Поэтому мы сделали так, что теперь письмо автоматически отправляется в архив, — если хотите сразу его удалять, можно поменять эту функцию в настройках.
А ещё в меню папок есть метёлочки, которые помогают мне в один клик очищать все папки, — это удобно и экономит время.
Оказалось, значок метёлки очень нравится клиентам. Недавно мы меняли дизайн интерфейса Почты. Главные кнопки выпустили сразу же, чтобы можно было без проблем работать в приложении, а вот метёлку ещё не успели добавить. Пользователи тут же заметили пропажу. Мы извинились и оперативно вернули значок.
Как только я прихожу домой, снова иду гулять с собакой и параллельно смотрю, какие встречи у меня стоят на завтра. А после возвращаюсь и сразу ставлю телефон в режим «Не беспокоить», чтобы провести оставшийся вечер с семьёй. Утром снова проверяю уведомления в Почте, пополняю закреп новыми важными письмами — и всё по кругу.
Что ещё мне удобно делать в Почте
За 26 лет работы мы добавили в мобильное приложение десятки функций на разные случаи жизни. Расскажу, какими ещё фишками я сам периодически пользуюсь:
- Офлайн-режим выручает в рабочих поездках. Он автоматически сохраняет доступ к письмам даже без интернета. Например, когда еду в поезде или лечу в самолёте, я читаю входящие и отвечаю на некоторые из них прямо в дороге — как только появляется сеть, мои сообщения сами отправляются получателям. Вообще, можно ещё запланировать отправку письма на любую дату и время. Допустим, написать сообщение ночью, а отправить утром.
- Сканер помогает с документами и рукописными подписями. Удобно, если, к примеру, наши юристы просят именно скан договора, — приложение сразу переделывает фото в нужный формат. А после копия ещё и сохраняется на Диск, чтобы она была и у меня.
- Сборщик писем показывает мне входящие из других ящиков. Когда-то давно у меня были свои аккаунты на Mail и Gmail, сейчас туда редко приходит что-то важное, но я всё равно подключил сборщик писем. Он перенаправляет все входящие с других ящиков на Яндекс Почту, и периодически я проверяю, не пришло ли что-то от бывших партнёров или коллег.
Приложение Почты упрощает работу и в офисе, и в командировках. И, честно говоря, вдвойне приятно пользоваться продуктом, который мы сами делаем. Команда сразу видит, как фишки работают на практике, и понимает, что можно докрутить. В итоге Почта становится удобнее и для клиентов, и для команды, и для меня самого.