Месяц прошёл — о задаче не вспомнили: как настроить напоминания о повторяющихся, но редких делах в Трекере
Достаточно сделать это однажды, и команда будет работать увереннее.
О повторяющихся, но редких задачах сотрудникам легко забыть — например, о том, что нужно обновлять отзывы о продукте раз в полгода или собирать данные для ежеквартального отчёта команды. Лучше планировать такие дела заранее в календаре или системе управления задачами.
Допустим, сотрудники бухгалтерии должны в конце каждого квартала отправлять информацию об оплатах сервисов главному бухгалтеру. Он может настроить Яндекс Трекер так, чтобы тот автоматически раз в три месяца ставил задачу сотрудникам.
Сначала нужно создать автодействие:
- На панели слева нажать Очереди и выбрать очередь «Бухгалтерия».
- На странице очереди в правом верхнем углу нажать Настройки очереди.
- На панели слева выбрать Автоматизация.
- В правом верхнем углу нажать кнопку Создать → Автодействие.
- Выбрать тип автодействия Создание задач.
Входит в реестр отечественного ПО. Управляйте проектами по Agile, Scrum, Waterfall и не только
Потом главному бухгалтеру надо настроить автодействие и создать задачу:
- Задать название для автодействия — например, «Квартальная напоминалка».
- Выбрать периодичность создания задачи — по часам, дням или неделям. Например, подавать данные надо раз в три месяца, по понедельникам.
- Указать начало и окончание автодействия, если это нужно, иначе оно будет действовать постоянно.
- В разделе Создать задачу с заданными параметрами заполнить поля шаблона. Например, назвать задачу «Подать данные главбуху» и в описании указать список документов и ответственных за их сбор. Здесь можно создать ещё несколько ежеквартальных задач.
- Нажать на кнопку Создать автодействие.
Теперь в очереди бухгалтерии каждые три месяца будет автоматически создаваться задача на сбор документов. По такой же схеме можно настроить автодействия для любых других очередей и процессов.
