Что такое KPI сотрудников и как их рассчитать
Рассказываем, как определить ключевые показатели эффективности и каких ошибок стоит избегать.
22.07.2024
Для успешной работы команды нужно оценивать не только общие показатели, но и работу каждого сотрудника по отдельности. В такой ситуации на помощь приходят всё те же KPI. Правильно сформулированные показатели учтут и задачи бизнеса, и интересы персонала. Иначе говоря, улучшат эффективность работы сотрудников и повысят их мотивацию.
В статье разобрались, на что обратить внимание при разработке KPI, чтобы сотрудники спокойно восприняли нововведения и не ушли из компании.
Почему KPI важны при оценке работы сотрудников
Представим ситуацию: один из офисов продаж сотового оператора сделал план за квартал. Фактически большую часть выполнили два менеджера, однако премию получат все сотрудники. Если это будет повторяться, самые результативные менеджеры могут покинуть компанию.
Избежать подобных ситуаций поможет система мотивации на основании KPI — ключевых показателей эффективности. Подробнее о системе в целом мы рассказывали в статье.
С помощью KPI можно решить следующие задачи:
- Объективно оценить работу конкретного сотрудника. Руководитель сможет выявить сильные и слабые стороны работника, принять решения о выплате премии или карьерном росте.
- Повысить мотивацию кадров. Сотрудник, который понимает, от чего зависит его вознаграждение, и знает, что он должен делать, работает с большей отдачей.
- Привлечь новых людей в коллектив. Компания, в которой есть объективная система бонусов и премий на основе KPI, более привлекательна как работодатель. Соискатели понимают, что есть конкретные цели, от которых будет зависеть их доход.
- Продуктивно выстроить планы и процессы. KPI помогает сотруднику видеть цели и распределять время в зависимости от степени важности задач для бизнеса.
- Чётко оценить результаты работы команды. Система KPI поможет выявить проблемы в достижении целей и понять, что нужно исправить. Например, часть сотрудников перегружена^ и поэтому у них упала эффективность. Тогда нужно распределить задачи между работниками так, чтобы не страдало качество.
Как разработать эффективные KPI для сотрудников
Универсальных KPI не существует. Каждая организация разрабатывает свои показатели, исходя из специфики бизнеса.
Выделяют несколько групп KPI:
- Показатели результата измеряют конкретную пользу для бизнеса. Например, для HR-менеджера это может быть количество закрытых вакансий, для маркетолога — число новых подписчиков.
- Показатели затрат — время и ресурсы, которые сотрудники или отдел потратили на выполнение задачи. Такие показатели нужны, например, чтобы ускорить процесс обработки заявок менеджерами техподдержки или уменьшить срок доставки товара курьерской службой.
- Показатели производительности — соотношение между полученным результатом и временем на его достижение. Например, сколько статей в месяц напишет копирайтер или сколько заявок обработает в день кол-центр.
Чтобы сформулировать эффективные KPI для сотрудников, необходимо:
- Исходить из задач бизнеса — показатели должны учитывать, какие действия работников приносят реальную пользу бизнесу.
- Выбирать измеримые показатели — те, которые можно рассчитать в числах и процентах.
- Ставить достижимые KPI: если показатели будут недостижимыми, это снизит мотивацию сотрудника.
- Устанавливать конкретные сроки для KPI и отслеживать динамику изменений.
- Брать 3–5 параметров — KPI не должно быть много, измерять нужно только самые важные показатели.
KPI будут разными для разных должностей и сфер — примеры в таблице ниже.
| Вид деятельности | Примеры KPI |
|---|---|
| Продажи | — Объём выручки — Средний чек сделки — Количество сделок за период |
| Маркетинг | — Количество и стоимость лидов — Цена за клик — Показатель отказов |
| Управление персоналом | — Количество закрытых вакансий — Коэффициент текучести кадров — Стоимость обучения сотрудника |
Как рассчитать KPI сотрудника
Чтобы рассчитать KPI работника, нужно определить ключевые значения для каждого показателя.
- Вес KPI — показывает значимость каждого показателя. Общая сумма всех показателей не должна быть больше единицы.
Например, вес показателя количества продаж равен 0,7, числа положительных отзывов — 0,1, а средней цены продаж — 0,2. В сумме получается единица.
- Цель — идеальный результат, которого должен достичь сотрудник.
- Норма — средний результат. Можно ориентироваться на результаты предыдущего периода.
- Факт — результат работы конкретного работника.
- База — допустимый минимум: если он не достигнут, то сотрудник трудится недостаточно хорошо.
- Индекс KPI — соотношение фактического и желаемого результата. Учитывается только цель или в совокупности показатели нормы, базы, цели.
- Коэффициент результативности — общий итог, который учитывает все KPI, их вес и индекс.
Показатели эффективности удобно вносить, например, в онлайн-таблицу в Яндекс Документах. В ячейках нужно сразу прописать цель, норму, базу и потом по факту уже вносить результаты работы конкретного сотрудника. Например, такую таблицу можно сделать для менеджера по продажам.
Существует несколько формул расчёта KPI сотрудников. Одни компании сравнивают факт с допустимым минимумом, другие ориентируются на целевые показатели — и таким образом подсчитывают индекс KPI. В сокращённом виде индекс KPI считают по формуле: Факт ÷ Цель × 100% = Индекс KPI.
Если результат будет больше 100%, сотрудник работает эффективно, если меньше — есть проблемы и нужно выяснять их причины.
Например, менеджер реализовал товар общей суммой 900 тыс. рублей. Цель — продать продукцию на 750 тыс. рублей.
Считаем индекс KPI: 990 000 ÷ 750 000 × 100% = 120%.
Результат получился больше 100%: сотрудник превысил норматив и может рассчитывать на поощрение.
При оценке эффективности по KPI стоит учитывать не только итоговые значения, но и каждый показатель. Даже если итоговый результат больше 100%, могут быть проблемы с отдельными показателями. Например, выполнен общий план по продажам, но не сделана норма продаж клиентам, которые пришли с рекламы. Руководителю нужно усилить работу менеджеров в этом направлении в следующем месяце.
Ошибки при составлении KPI
При разработке KPI компании часто допускают ошибки, которые могут снизить мотивацию сотрудников.
- Используют формальный подход при постановке KPI. Показатели соответствуют целям бизнеса, но работникам будет сложно получить нужный результат.
| ❌ Компания хочет увеличить объём продаж, поэтому ставит сотрудникам завышенный план по количеству заключённых сделок. Однако есть риск не достичь цели | ✅ Сделать акцент в KPI на повышении качества обслуживания и за счёт этого увеличить количество клиентов |
|---|
- Неправильно выбирают показатели. Они не решают задачи бизнеса.
| ❌ KPI менеджера по продажам — 15 встреч с потенциальными клиентами. Он может провести и 20, но если ни одна не приведёт к сделке, задача выполнена не будет | ✅ Привязать KPI к реальным продажам, а не к встречам и звонкам |
|---|
- Не учитывают связь между отделами и их влияние на показатели друг друга.
| ❌ KPI менеджеров по закупкам привязаны к объёму товаров и сокращению затрат. Чтобы его выполнить, они покупают менее качественную продукцию. Это вызывает сложности у отдела продаж — клиенты не хотят приобретать товар | ✅ Поставить менеджерам по закупкам показатели, которые не будут негативно влиять на качество |
|---|
- Назначают КРI, которые мало зависят от усилий сотрудников. Мотивация работника будет падать, если привязать KPI к факторам, на которые невозможно повлиять.
| ❌ Преподаватель школы иностранных языков не достиг KPI по количеству учеников, так как двое перестали ходить на занятия. Но один из учеников переехал в другой город, другой заболел, и повлиять на ситуацию преподаватель не могла | ✅ Учитывать количество постоянных учеников, соотношение новичков и тех, кто ушёл |
|---|
- Выбирают неверный период оценки KPI. Часто он составляет месяц, однако не для каждого вида бизнеса подходит такой срок.
| ❌ Продавцы дорогих автомобилей могут выходить в ноль по итогам месяца, так как продукт дорогой и сделки могут длиться долго | ✅ Ставить KPI на более длительный период. Например, на квартал |
|---|
Чтобы система KPI была чёткой и прозрачной, каждый сотрудник должен знать, от чего зависят его бонусы и премии. Объяснить это персоналу нужно заранее перед постановкой KPI.
Выводы
KPI помогут объективно оценить работу сотрудника и команды в целом, повысить мотивацию и эффективность. Для этого необходимо грамотно разработать систему оценки: учесть задачи бизнеса, ставить достижимые и измеримые цели с конкретным сроком. Расчёт KPI лучше вести по чёткой формуле — тогда у сотрудников не будет вопросов к тому, как оценили их работу.
