Как поддерживать связь с коллегами и быстро делиться информацией в корпоративном Яндекс Мессенджере

В рабочие переписки не могут попасть случайные люди или уволившиеся сотрудники. Значит, доступ к конфиденциальным данным организации будет только у членов команды. Расскажем, как эффективнее использовать Яндекс Мессенджере для работы и общения.

Как организовать рабочую коммуникацию в чатах

В Яндекс Мессенджере есть все привычные форматы общения — переписки, звонки коллегам и возможность отправлять друг другу голосовые сообщения. Если аудио не длиннее 10 минут, Мессенджер автоматически его расшифрует. Собеседник поймёт, о чём речь, даже если ему неудобно слушать голосовое.

При этом корпоративный Яндекс Мессенджер — исключительно рабочее пространство. Личные и деловые чаты не смешиваются.

Если кто-то из сотрудников уволится, он автоматически потеряет доступ ко всем перепискам компании и не сможет унести с собой клиентскую базу, отчётность и другую информацию.

Общение в корпоративном Яндекс Мессенджере проходит по закрытому каналу, а звонки защищены сквозным шифрованием. Сообщения могут видеть только отправитель и получатель. Данные Мессенджера хранятся на нескольких серверах в России, что повышает надёжность. Если один сервер откажет, другие продолжат работать и компания не останется без связи.

В переписках есть несколько функций, которые упрощают общение:

• Выделение важного. Если кто-то из команды написал сообщение и пометил его важным, нажав на звёздочку при отправке, уведомление придёт всем — даже тем сотрудникам, у которых отключены уведомления в Мессенджере. Важные сообщения попадают в отдельный список, поэтому людям не придётся листать всю переписку, чтобы до них добраться.
• Опросы. Они помогают узнать мнения коллег по разным темам. Например, каким будет новый дизайн сайта, где провести корпоратив или откуда заказывать обеды для сотрудников. Голосование можно сделать публичным или анонимным, а потом скачать результаты прямо из Мессенджера в формате XLS.
• Каналы с новостями. Всех сотрудников можно собрать в нескольких каналах, чтобы они узнавали о новостях компании. Например, бухгалтерия может уведомлять о сроках выдачи зарплаты, HR-отдел — создавать дайджесты по продуктивности или подборки полезных материалов для сотрудников, а руководство — рассказывать о новых правилах работы.

А чтобы ориентироваться в чатах было просто, в Яндекс Мессенджере можно настроить фильтр. Так получится просмотреть только непрочитанные, упоминания, личные, групповые или чаты из Телемоста.

Как создать отдельное обсуждение внутри чата

В Яндекс Мессенджере можно создавать треды. Эта функция помогает ответить на вопрос или обсудить идею, не отвлекая коллег от основного разговора. Все ответы собираются под сообщением, с которого началось обсуждение.

Можно подписаться на конкретные треды, чтобы следить за новыми сообщениями в них. Например, если в чате появилось обсуждение изменений в графике выплат, вы будете в курсе нововведений.

Администраторы чата или канала включают возможность комментировать сообщения для всех участников. Без этой настройки создавать новые треды могут только они.

Как начать видеозвонок в групповом чате

Видеозвонок в групповом чате может создать любой пользователь корпоративного Мессенджера. Можно приглашать до 40 участников, общаться без ограничений по времени, делать запись и одновременно переписываться в чате звонка.

Чтобы начать видеозвонок, откройте нужный чат и нажмите значок групповой встречи. Участники чата получат сообщение о начале звонка и смогут присоединиться.

Как найти коллег в адресной книге компании

Контакты всех сотрудников есть в адресной книге по умолчанию. Коллег легко найти по фамилии и имени либо по email.

Если администратор сгруппировал сотрудников по отделам в профиле компании в Яндекс 360 для бизнеса, они будут так же рассортированы в Мессенджере. В чат можно добавить сразу несколько человек из одного отдела.

Как использовать чат-бота для рутинных задач

В корпоративном Яндекс Мессенджере, как и в обычных, можно создать чат-бота через открытый API. Бот появится в одной экосистеме с рабочими чатами и поможет быстрее обрабатывать типовые запросы от сотрудников.

Допустим, у бухгалтера часто просят справки о доходах, а у кадровика — копии трудовой. Это нетрудно, но отвлекает от работы, если запросов становится много. Благодаря боту специалисты могут не отвлекаться от дел — программа сама обратится к серверу, на котором находятся документы, и либо выдаст копию, либо сформирует нужную справку.

Коротко: что запомнить о Мессенджере для бизнеса

1. В корпоративном Яндекс Мессенджере члены команды могут отправлять друг другу текстовые и голосовые сообщения, а также звонить.
2. Если сотрудник уволился, он автоматически теряет доступ к рабочим чатам и не может получить информацию оттуда.
3. Переписки и звонки проходят по защищённому каналу, поэтому переписку видят только отправитель и получатель.
4. В чатах можно делать опросы, выделять важные сообщения, разворачивать ветки обсуждений, а также создавать каналы для новостей.
5. В Яндекс Мессенджере можно проводить видеовстречи и приглашать на созвон отдельных пользователей с помощью функции дозвона.
6. В адресную книгу автоматически попадают все сотрудники компании, их можно быстро добавить в любой чат.
7. В корпоративный Яндекс Мессенджер можно добавить бота, который поможет решить типовые рабочие вопросы с помощью автоматизации. Бот создаётся через открытый API.