Как упростить работу с данными с помощью функции ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ, или IF, в таблицах выручит, когда нужно автоматизировать рутинные задачи в бизнесе, например отслеживать остатки на складе или управлять клиентской базой. Применяя эту формулу, можно сэкономить время и работать с данными эффективнее. Объясняем на примере Яндекс Документов, как использовать функцию ЕСЛИ на практике.

Как работает функция ЕСЛИ и для чего она нужна

Функция ЕСЛИ работает следующим образом: она проверяет, соответствуют ли значения в выбранных ячейках заданному условию. Когда условие выполняется, в ячейке выводится один результат, когда нет — другой.

ЕСЛИ позволяет быстро классифицировать и маркировать нужные данные. Нет необходимости вводить их вручную — функция применяет заданные условия автоматически. Эту формулу часто используют для работы с большими объёмами информации: в продажах, бухгалтерии, аналитике, логистике или HR.

Для чего используют функцию ЕСЛИ:

• Автоматизация расчётов. С помощью функции ЕСЛИ можно автоматизировать рутинные операции, например рассчитывать бонус для менеджеров по объёму продаж или начислять клиентам бонусы в программе лояльности.
• Фильтрация данных. С помощью ЕСЛИ можно быстро отфильтровать данные по разным критериям. Допустим, отобрать клиентов с высокой задолженностью или выбрать заказы, которые нужно срочно обработать.
• Анализ данных. ЕСЛИ позволяет выявлять категории для углублённого анализа. Пригодится, когда нужно найти товары с низкой рентабельностью или определить, какие каналы продвижения принесли больше продаж. Результаты работы функции можно использовать для создания графиков и диаграмм, которые помогут в принятии бизнес-решений.
• Прогнозирование данных. ЕСЛИ помогает строить прогнозы с опорой на предыдущие данные. Например, предусмотреть увеличение спроса на определённую продукцию в летний сезон для своевременного пополнения склада или спланировать бюджет на рекламу.

Из чего состоит функция ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ содержит три аргумента:

Лог_выражение — условие, которое проверяет функция.

Значение_если_истина — результат, если условие выполнено.

Значение_если_ложь — результат, если условие не выполнено.

А синтаксис функции выглядит так:

ЕСЛИ(лог_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь)

Как работать с функцией ЕСЛИ

Представим, что в цветочном магазине сумма покупки влияет на размер скидки: клиенты с заказом на сумму более 10 000 рублей получают скидку 10%, а остальные — 0%. Функция ЕСЛИ вычисляет, кому из покупателей положена скидка, а кому нет. Благодаря данным в таблице можно проанализировать, как работают такие предложения, и при необходимости изменить их условия или пересмотреть ценовую политику.

Рассмотрим, как настроить автоматическое распределение скидок с помощью функции ЕСЛИ.

1. Подготовьте таблицу.

Скопируйте в одну таблицу данные о клиентах и заказах — перенести информацию можно с помощью функции ВПР.

2. Вставьте аргументы функции.

В столбце «Скидка» кликните по ячейке C2, чтобы выделить её. Найдите в меню таблицы вкладку «Формула», далее нажмите «Функция» и в появившемся окне выберите функцию ЕСЛИ.

Пропишите аргументы.

Лог_выражение: B2>10 000

Значение_если_истина: 10%

Значение_если_ложь: 0%

Нажмите «ОК». Функция проверит, превышает ли сумма заказа 10 000 рублей. В столбце «Скидка» появятся соответствующие значения: если да — 10%, если нет — 0%.

3. Получите результаты.

Наведите курсор на нижний правый угол ячейки C2 — появится маленький чёрный крестик. Зажмите левую кнопку мыши и протяните курсор по столбцу «Скидка» вниз до конца списка.

Таблица будет выглядеть так:

Как использовать функцию ЕСЛИ с несколькими условиями

Когда при работе с данными нужно учесть несколько параметров, используют вложенные функции ЕСЛИ. В этом случае у формулы такой синтаксис:

ЕСЛИ(условие1;значение1;ЕСЛИ(условие2;значение2))

Предположим, что владелец багетной мастерской хочет предлагать клиентам скидки в зависимости от суммы заказа:

• 20% на сумму свыше 20 000 рублей
• 10% для заказов от 10 000 до 20 000 рублей
• 0% для заказов менее 10 000 рублей

В нашем примере формула ЕСЛИ с несколькими условиями будет выглядеть так:

ЕСЛИ(B2>20 000;20%;ЕСЛИ(B2>10 000;10%;0%))

Чтобы применить функцию ЕСЛИ с несколькими условиями, выделите в таблице нужную ячейку, поставьте знак «равно» и введите аргументы.

Чтобы увидеть результат, нажмите Enter и растяните полученное значение до конца списка.

Как с помощью функции ЕСЛИ проверять текстовые значения

Функция ЕСЛИ также проверяет текстовые данные — например, когда нужно отфильтровать клиентов по городу проживания или распределить товары по категориям. Разберём, как с помощью ЕСЛИ автоматически отображать статус заказа.

1. Выделите нужную ячейку.

2. Во вкладке «Формула» нажмите кнопку «Функция», выберите в появившемся окне ЕСЛИ и заполните аргументы.

Лог_выражение: C2 = "Оплачен"

Значение_если_истина: "Доставить"

Значение_если_ложь: "Ожидает оплаты"

3. Растяните формулу на весь список в столбце и получите результат.

Коротко

Функция ЕСЛИ помогает:

• Автоматизировать рутинные задачи — рассчитывать бонусы сотрудникам или предоставлять клиентам скидки при определённых условиях заказа.
• Повысить эффективность работы — контролировать остатки на складе, отслеживать грузы в логистике или формировать персональные предложения для покупателей.
• Выявлять закономерности, чтобы принимать взвешенные решения — отслеживать эффективность рекламных кампаний или анализировать предпочтения клиентов.

О других полезных функциях для работы с таблицами мы рассказывали в статье «10 формул в Яндекс Таблицах: как с их помощью считать выручку, KPI сотрудников и решать другие задачи».