4 ошибки, которые превратят совещание в бесполезную болтовню

Совещания — крутой инструмент, когда надо собрать несколько человек и быстро обсудить с ними важный вопрос. В живом общении это сделать проще, чем в бесконечных переписках. Но иногда руководители допускают ошибки, и совещания превращаются в бесполезные посиделки, когда сотрудники считают минуты до конца встречи, а не пытаются решить задачу.

Рассказываем о моментах, которые упускают чаще всего.

Ошибка 1. Созывать совещание сразу же, как только появилось желание что-то обсудить

Иногда руководителю не терпится обсудить проблему, и он предлагает начать рабочий день с совещания. Или ставит встречу на час дня, хотя в компании в это время обычно начинается обед. Хуже этого может быть только обсуждение, которое начинается за час до конца рабочего дня в пятницу: сотрудники будут думать в этот момент не о рабочих вопросах, а о грядущих выходных.

Как правильно. Лучше всего проводить совещание в середине недели. Сотрудники уже включились в работу, но ещё не устали от неё.

Эффективность встречи также зависит от времени. Пик продуктивности человека приходится на промежуток между 08:00 и 14:00 — из него и выбирайте, но лучше не начинайте день с совещания. Дайте сотрудникам хотя бы полчаса, чтобы включиться в рабочий режим и подготовиться к обсуждению. Заодно не будете отвлекаться на опоздавших.

Не затягивайте встречу, постарайтесь уложиться в 60 минут. Дальше люди начнут уставать и отвлекаться. Если совещание длится больше, делайте перерывы каждый час.

Выбирайте дни и часы, когда ключевые сотрудники не загружены другими встречами. Например, в Яндекс Календаре можно заранее выбрать слот для совещания и посмотреть, заняты ли в это время участники. Работникам придёт уведомление, что вы добавили новое событие, и они скорректируют свои планы и успеют подготовиться к встрече.

Ошибка 2. Звать на совещание всех подряд и на всякий случай

У руководителей есть соблазн позвать на совещание всех, кто хоть как-то связан с темой. В кабинете собирается десяток работников разного уровня, большая часть из которых в этот момент могла бы спокойно заниматься другими задачами.

В итоге встреча затягивается, люди теряют нить обсуждения, начинают отвлекаться на беседы и срочные сообщения от коллег.

Как правильно. Зовите на встречу только тех, кто действительно связан с вопросами повестки. Выстройте план так, чтобы совещание постепенно покидали люди, чьи вопросы уже рассмотрели.

Ошибка 3. Думать, что главное — созвать совещание, а там как-нибудь разберётесь

Если у встречи нет плана, она превратится в хаос. Например, вы будете обсуждать по кругу одни и те же вопросы, уйдёте не в ту степь или забудете проговорить каждый момент. В неразберихе сложно удерживать внимание сотрудников, поэтому кто-то уйдёт в «спящий режим» и пропустит задачу, кто-то начнёт болтать с соседом, а кто-то будет задавать вопросы, которые напрямую не относятся к теме встречи.

Как правильно. Заранее составьте план встречи и разошлите его всем участникам. Пропишите в нём вопросы, которые хотите обсудить, прикрепите документы, с которыми желательно ознакомиться до встречи. В начале обсуждения проговорите регламент: чьи доклады сегодня заслушаете, сколько времени у спикеров, какие ещё вопросы будете поднимать.

У Яндекса 360 есть подходящие сервисы для этих процессов: Почта и Диск. В Почте удобно создавать рассылки, а на Диске — хранить документы. Можно создать отдельную папку с материалами и дать на неё ссылку в письме.

Ошибка 4. Надеяться на собственную память и не вести протокол встречи

Даже если вы составили чёткий план и не отклонялись от него ни на шаг, это не гарантирует, что сотрудники правильно поняли всю информацию. Особенно если на повестке было много вопросов и по каждому приняли какие-то решения. Например, составили дорожную карту, назначили исполнителей на каждый этап, установили даты. Невозможно удержать всё это в голове.

Как правильно. Подведите краткие итоги совещания, чтобы понять, какие вопросы решили, а что надо обсудить дополнительно. Обозначьте моменты, к которым вернётесь в следующий раз. Пропишите сроки и ответственных, если поставили задачи.

В этом поможет сервис Заметки: в нём можно вести протокол встречи, а потом одним кликом разослать его участникам совещания. Если в совещании участвуют удалённые сотрудники, воспользуйтесь Телемостом: в нём можно сохранить запись.

Коротко: чек-лист эффективного совещания

• Составьте план: определите цели совещания, составьте списки вопросов и участников.
• Выберите время. Лучше всего подходит промежуток с 08:00 до 14:00.
• Разошлите участникам повестку совещания и материалы, которые надо изучить заранее.
• Во время встречи следите за таймингом. Старайтесь уложиться в 30–60 минут.
• Направляйте обсуждение так, чтобы сотрудники не отвлекались от главной темы.
• После встречи разошлите участникам резюме.