Как составить, оценить и контролировать бюджет проекта

Чтобы понимать, куда уходят деньги, и реже сталкиваться с непредвиденными тратами, необходимо оценить бюджет проекта. Важно не только сделать таблицу с примерными расходами, но и регулярно анализировать реальные траты.

В статье расскажем, что такое бюджет проекта, как его оценить и проконтролировать, чтобы не работать в минус.

Что такое бюджет проекта

Перед реализацией проекта важно определить цели, задачи и сроки — так участники будут понимать, что и когда надо сделать. Обычно руководитель или менеджеры собирают всю информацию в одном документе. Как составить план проекта, рассказали в отдельной статье.

При планировании обязательно учитывают бюджет проекта — подробно расписывают, сколько денег потребуется на выполнение всех задач. Во время реализации проекта команда следит за бюджетом, планирует и контролирует расходы, стараясь не выходить за указанные суммы.

Как оценить бюджет проекта

Чтобы понять, сколько денег понадобится, надо оценить бюджет проекта. Вот какие методы для этого подходят.

Подходы «сверху вниз» и «снизу вверх»

При методе «сверху вниз» («топ даун») сначала определяют общую сумму на проект, которую затем распределяют на все задачи. Этот метод используют в крупных организациях, где руководство выделяет средства и отвечает за стратегические цели. Предприниматель может применять оценку «сверху вниз» для предварительных расчётов, чтобы понять, хватит ли ему денег на запуск проект.

Когда нужны точные расчёты, используют метод «снизу вверх» («боттом ап»). Сначала считают, сколько средств потребуется на каждую задачу, а затем суммы складывают и получают итоговую.

Оценка исторических данных

Разработка бюджета проекта часто включает в себя анализ исторических данных, к которым относятся:

• Внутренние данные. Это отчёты о продажах, расходах и другие финансовые документы, которые отражают деятельность компании за определённый период. Например, можно обнаружить, что выручка падает зимой, и составить бюджет на этот сезон с учётом сниженных доходов.
• Внешние данные. Динамика роста цен, отчёты других компаний из аналогичной сферы, маркетинговые исследования. Например, если ежегодно сырьё становится дороже, лучше на новый год заложить в бюджет больше денег на такие расходы.

Экспертная оценка бюджета

Чтобы установить реалистичные сроки и правильно рассчитать затраты, можно привлечь экспертов. Обычно это исполнитель или руководитель, который уже работал в похожих проектах и знает, как всё устроено изнутри. Например, если занимаетесь разработкой мобильного приложения, лучше обратиться к менеджеру, который регулярно ведёт подобные проекты. Эксперт может оценить уже готовые расчёты или подключиться в начале планирования.

Идентификация всех затрат

В любом проекте важно детально расписывать расходы. Вот как это можно сделать:

1. Определите, какие ресурсы понадобятся для выполнения проекта: материалы, оборудование и услуги.

2. Оцените стоимость каждого элемента:

• Человеческие ресурсы: рассчитайте количество рабочих часов и умножьте на ставки оплаты труда.
• Материалы и оборудование: проанализируйте рыночные цены.
• Услуги: запросите прайс от подрядчиков или поставщиков.

3. Определите сроки выполнения каждой задачи. Это поможет понять, когда именно будут возникать затраты.

Формы представления бюджета проекта могут быть разными. Для наглядных расчётов можно использовать Яндекс Таблицы.

Обычно в проекте есть постоянные расходы, которые не зависят от доходов и других факторов. Например, владельцу ателье надо каждый месяц оплачивать аренду помещения. А есть переменные: от количества платьев для новой коллекции зависит, сколько тканей и фурнитуры необходимо закупить.

Бюджетирование проекта обязательно включает оценку рисков. В таблицу можно внести резерв на непредвиденные расходы. Например, если кто-то из сотрудников уволится, придётся привлекать рекрутера, чтобы быстро найти замену в команду. Или новый специалист попросит зарплату выше, чем предыдущий. Резерв можно рассчитать в размере 5–15% общей суммы проекта. Либо предусмотреть риски для каждой категории отдельно: поломка оборудования, задержки поставок, увольнения.

Используйте резервные средства только по назначению. Если потратить деньги на другие задачи, придётся переписывать бюджет и искать дополнительные средства, когда возникнут реальные проблемы.

Как контролировать бюджет проекта

Контроль помогает понять, укладываетесь ли вы в бюджет и что делать, если расходов оказалось больше. Вот из каких шагов состоит эффективный контроль.

Регулярное отслеживание затрат

Анализировать бюджет можно ежемесячно или каждый квартал — периодичность зависит от проекта. Например, если у вас стартап, лучше проверять расходы каждый месяц, чтобы вовремя среагировать на изменения. Если бизнес стабильно получает прибыль, можно сверять цифры реже — например, раз в квартал.

Создание отчётов

В ходе проекта важно вести таблицу и контролировать, сколько денег потратили и получили: выплаты зарплат, оплаты счетов, поступления от клиентов или заказчиков.

Для анализа бюджета можно создавать разные отчёты. Например, внести в таблицу прогнозируемые и фактические расходы, а потом сравнить их и выявить отклонения.

Можно периодически делать сравнительную таблицу, чтобы следить за отклонениями расходов. В примере ниже получилась положительная разница: компания сэкономила 22 тысячи рублей.

Анализ отклонений от бюджета

Отклонения бывают разными — надо оценить, насколько они важны для бизнеса или проекта. Например, если доходы ниже на 2%, чем ожидалось, это незначительное отклонение. Если разница в цифрах влияет на проект, попробуйте разобраться, почему так получилось. Вот возможные причины:

• Ошибки при оценке бюджета. Например, для расчёта взяли слишком короткие сроки или прошлогодние цены на материалы.
• Внешние обстоятельства. Резкий рост цен, кризис, внезапная популярность конкретного продукта и высокий спрос на него — это то, что не зависит от нас, но влияет на бюджет.
• Человеческий фактор. На проект влияют опыт специалистов, надёжность поставщиков, коммуникация между участниками. Например, нужно запустить корпоративный блог за три месяца, но руководитель не знает, как организовать работу авторов. В итоге сроки срываются, и приходится нанимать новых копирайтеров и платить им больше за срочность.

Оперативное управление изменениями

Если отклонения от бюджета значительные, можно сменить тактику, чтобы достигнуть желаемых показателей. Например, найти поставщиков с более низкими ценами или запустить рекламную кампанию в соцсетях, чтобы увеличить приток клиентов.

Когда на бюджет влияют внешние факторы, лучше сосредоточиться на управлении ожиданиями. Например, если расходов оказалось больше из-за резкого изменения экономической ситуации в стране, можно ориентироваться на новые, более реальные цифры и переписать под них бюджет.

Пример оценки бюджета для разработки франшизы

Представим, что у вас уже есть несколько кофеен и вы решили запустить свою франшизу. Ниже покажем пример, для каких задач стоит рассчитать бюджет проекта.

• Разработка франчайзибука. Так называют инструкции по запуску и ведению бизнеса, которые получают партнёры при покупке франшизы. Вы можете описать все требования и бизнес-процессы самостоятельно либо обратиться к специалистам и включить их услуги в бюджет проекта.
• Разработка брендбука. Фирменный стиль, логотип, вывеска, макеты для будущих печатных материалов, меню — всё это можно поручить дизайнеру на фрилансе. Исполнитель может называть цену за каждую задачу по отдельности или озвучить общую стоимость.
• Подготовка маркетинговых материалов. Для продвижения франшизы часто создают одностраничный сайт — впишите в таблицу с расходами услуги по разработке лендинга. Обратиться можно к тому же дизайнеру, который делал брендбук, или в агентство. Для сайта и рекламы нужны продающие фотографии, например снимки выпечки и кофе, интерьера, кухни, персонала в фирменной одежде. В бюджет необходимо включить работу фотографа, ретушь кадров, аренду студии и реквизита, услуги визажиста, если в кадре будут люди.
• Разработка и настройка рекламной кампании. Нужно предусмотреть расходы на услуги маркетолога, который будет тестировать разные гипотезы и предлагать идеи. Иногда отдельно обращаются к трафик-менеджеру, который отвечает за количество заявок.
• Работа с юристами. Обычно это комплексная услуга с фиксированной стоимостью, которая включает регистрацию товарного знака, составление условий договора и его регистрацию в Роспатенте, консультацию и сопровождение по другим вопросам.