Электронный документооборот (ЭДО): для чего он нужен и как организовать его в компании

Когда владелец бизнеса подписывает пару контрактов в год, распечатать договор и отправить адресату не так сложно. Но если ключевые сотрудники компании тратят на работу с документами пол рабочего дня, пора подключать электронный документооборот (ЭДО). Рассказываем в статье, как это сделать.

Что такое ЭДО

ЭДО — это обмен электронными документами через интернет. Процесс похож на работу электронной почты: одна организация отправляет файл документа, вторая получает его через несколько секунд на своём ПК с помощью специальной программы.

Расшифруем основные термины, которые нужно знать, чтобы понимать, как работает ЭДО:

• Участники ЭДО — организации и предприниматели, которые обмениваются документами.
• Электронные документы — цифровые версии документов, которыми обмениваются сотрудники компании друг с другом, а также с контрагентами и госорганами. Чтобы подтвердить подлинность файлов, их подписывают цифровыми подписями.
• Электронная подпись — уникальный набор электронных символов. По сути, это аналог рукописной подписи, которым заверяют документы.
• Удостоверяющий центр — компания, которая имеет право выдавать электронные подписи. Список организаций размещён на сайте Министерства цифрового развития.
• Система ЭДО — программы, в которых ведут электронный документооборот. Их устанавливают на компьютер или используют в облачной версии через интернет.
• Оператор ЭДО — компания, которая разрабатывает и поддерживает систему ЭДО.
• Роуминг — это технология, с помощью которой контрагенты осуществляют обмен электронными документами, даже если каждый подключён к разным операторам ЭДО.

Кому нужен электронный документооборот

Несмотря на удобство и простоту использования ЭДО, не все компании переходят на электронный документооборот. Если поток документов небольшой, переход на ЭДО может быть невыгоден. Систему нужно подключить, настроить, обучить сотрудников.

С другой стороны, если молодая компания сейчас подписывает несколько актов в год, это не значит, что со временем бизнес не масштабируется. У неё могут появиться крупные партнёры, работающие с ЭДО, и они могут потребовать обмениваться документами только в таком формате.

Кроме того, с помощью системы электронного документооборота бизнесу любого размера удобно сотрудничать с внештатными сотрудниками. Например, самозанятыми, исполнителями по договору ГПХ, а также партнёрами-физлицами. Через ЭДО они могут обмениваться договорами и подписывать акты о выполненных работах.

Чтобы разобраться, стоит ли бизнесу подключать ЭДО, можно воспользоваться калькулятором на сайте ФНС.

В определённых ситуациях перейти на ЭДО обязывает закон. Вот какие это случаи:

• Компании, которые торгуют товарами, подлежащими маркировке. К примеру, это обувь, бутилированная вода, постельное бельё, детская одежда. Полный перечень такой продукции можно посмотреть на сайте КонсультантПлюс.
• Поставщики импортных товаров, которые проходят через национальную систему прослеживаемости (НСП). Эта система полностью отслеживает импорт и движение на территории страны некоторых товаров: холодильников, промышленного оборудования, детских сидений, компьютерных мониторов. Через ЭДО участники системы НСП оформляют продажу и покупку товара, отправляют отчёты об операциях, подают уведомления в ФНС.
• Организации, которые работают с госзакупками. Это требование действует с января 2022 года. Такая мера позволяет удостовериться в представленных данных контрагентов и гарантирует честное исполнение контракта.
• Все компании, которые ведут бухгалтерский учёт. При этом статус и режим налогообложения, которым пользуется компания, не имеет значения.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Как работает система ЭДО

В процессе задействованы три стороны: отправитель, получатель и оператор ЭДО. Также в процессе участвуют удостоверяющие центры и государственные органы, которые контролируют обмен файлами.

Схема работы электронного документооборота выглядит так:

1. Государственные органы выдают лицензии и устанавливают правила ведения ЭДО. К примеру, налоговая служба ведёт специальный реестр.

2. Компания выбирает оператора ЭДО и настраивает рабочие процессы: заводит учётные записи в системе, оформляет КЭП для сотрудников.

Чтобы обмениваться документами с контрагентами, отправитель посылает запрос компании-получателю, чтобы она дала согласие на обмен электронными документами. Чтобы найти получателя, достаточно ввести ИНН партнёра в поиске системы ЭДО.

3. Когда согласие на обмен корреспонденцией установлено или настроен роуминг, можно подгружать в ЭДО цифровые документы в любом формате, например Word или PDF.

4. Далее система попросит выбрать тип загружаемого документа. Например, это может быть счёт или акт.

5. Отправитель подписывает документ электронной подписью и отправляет адресату.

6. Второй партнёр получает документ на своём компьютере за несколько секунд и также подписывает его. Теперь у каждой организации есть файл с подписями обеих сторон.

Большая часть процесса автоматизирована: если не нужны дополнительные проверки документов, вся процедура занимает всего несколько секунд.

Получается, чтобы вести электронный документооборот, достаточно иметь электронную подпись и договор с оператором ЭДО. Подробнее об этом — в разделах ниже.

Электронные подписи в ЭДО: какие есть виды и как их получить

Электронная подпись заменяет обычную и даёт документам юридическую силу. Закон определяет типы подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками. Разберём подробнее.

• Простая электронная подпись (ПЭП). Её можно использовать для договоров, счетов и актов, но придётся заключить отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Такие подписи создают с помощью специального ПО, которое не требует сертификации. НЭП можно использовать для внутреннего и внешнего документооборота.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Такие подписи могут выдавать только аккредитованные удостоверяющие центры. КЭП подойдёт для счетов-фактур и налоговой.

Для подключения к системе ЭДО и обмена документами с бизнес-партнёрами нужна квалифицированная электронная подпись — только она даёт документам юридическую силу. Также КЭП потребуется для сдачи налоговой отчётности, участия в госзакупках и торгах, регистрации онлайн-кассы. Кроме того, с помощью квалифицированной электронной подписи можно заключить трудовой договор без личной встречи с сотрудником или подать в суд онлайн.

Подписать документ — например, договор о сотрудничестве — может только пользователь, имеющий доступ к КЭП. Чаще всего заводят квалифицированные подписи руководители компаний, бухгалтеры и другие лица, принимающие важные решения. При необходимости собственник бизнеса или генеральный директор может оформить на любого из своих сотрудников доверенность на передачу КЭП, чтобы и они тоже могли подписывать корреспонденцию, влияющую на работу их отделов.

Как перейти на электронный документооборот: 7 шагов

Чтобы перейти на ЭДО, организации предстоит сделать несколько шагов:

1. Оформить положение об ЭДО, в котором компания фиксирует:

• вид электронной подписи, которой будут пользоваться сотрудники и руководитель для заверения документов;
• список документов, которые будут передавать и получать с помощью ЭДО;
• правила хранения электронных файлов и другие.

2. Определить путь движения документов:

• установить количество сотрудников, которые работают с документами на разных этапах;
• прописать цепочки движения файлов, этапы их согласования и заверения;
• назначить сотрудников, ответственных за отправку и заверку файлов.

3. Решить, как организовать работу: работать с веб-версией, выполнить интеграцию с учётной системой, скачать и установить модуль.

4. Выбрать оператора электронного документооборота.

5. Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре и приобрести средство криптографической защиты информации.

6. Протестировать обмен документами с контрагентами. Обучить сотрудников.

7. Заключить с контрагентами соглашение об использовании электронного документооборота.

Операторы ЭДО: по каким параметрам выбирать

В России работает несколько десятков операторов ЭДО. По цене, функциональности, надёжности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса:

• как быстро работает техподдержка;
• готов ли оператор помогать подключать контрагентов;
• какие возможности оператор ЭДО предлагает (с какими форматами документов работает, возможен ли международный обмен, работает ли с системой «Честный знак» и т. д.);
• есть ли консультанты-аналитики, которые помогут компании внедрить сервис в работу.

Чтобы не тратить время на поиски подходящего ПО, легче всего воспользоваться реестром аккредитованных операторов. На сайте указан рейтинг всех компаний, число подключённых абонентов, наличие демоверсии для тестирования, а также форматы корреспонденции, с которыми они работают.

После выбора оператора и тарифа нужно подписать соглашение о сотрудничестве, оплатить услуги и войти в систему с помощью логина или КЭП. Многие операторы не только помогают с подключением контрагентов, но также проводят инструктажи для сотрудников перед стартом работы.

Главное об электронном документообороте

• ЭДО — это быстрый и удобный процесс обмена электронными документами с коллегами, партнёрами, клиентами или государственными органами.
• Компании переходят с бумажного на электронный документооборот из-за полезных функций этой системы. Обмениваться документами по ЭДО можно так же быстро, как и письмами по электронной почте. При этом файлы не теряются, становится легче их искать и исправлять ошибки, а ещё в любой момент в системе можно найти нужную информацию для проверки и копирования.
• Как правило, ЭДО внедряют крупные компании, у которых много контрагентов. Тогда затраты на подключение к ЭДО оправданны. Маленьким компаниям и предпринимателям подключить систему электронного документооборота и настроить её в большинстве случаев очень дорого.
• Для того чтобы вести электронный документооборот, нужно получить квалифицированную электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО.
• Чтобы выбрать подходящий сервис ЭДО, важно обращать внимание не только на стоимость программы, но и на дополнительные опции, которые может предоставить оператор. Например, скорость ответа технической поддержки и организация дополнительного обучения для сотрудников.