Оптимизация документооборота: как автоматизировать процессы с помощью Яндекс 360

Отдали документ на согласование в соседний отдел — он «провалился как в бездну». Срочно понадобился регламент по работе — ни у кого из сотрудников его не было. Нужно составить договор — не нашлось шаблонов в рабочей переписке. Знакомые ситуации? Из этого материала вы узнаете, как быстрее обмениваться данными с сотрудниками, контролировать поток документов и экономить рабочее время.

Как можно оптимизировать внутренний документооборот

В любой компании документооборот делится на два основных вида: внутренний и внешний. Внутренний — это оборот внутри организации, а внешний — это обмен документами со сторонними организациями: налоговой, клиентами, партнёрами, банками и так далее.

Каждый из этих процессов организован по-разному: крупные компании, а также организации, которые работают со множеством входящей и исходящей корреспонденции, для оптимизации работы часто используют системы электронного документооборота (ЭДО). С помощью специального ПО компании обмениваются счетами-фактурами, договорами, различной отчётностью и другими документами, требующими участия внешних сторон.

Доступ к системам, а также разработку ПО для ЭДО строго контролируют государственные органы. Внутренний оборот законодательством никак не регулируется, поэтому каждая организация устанавливает свои правила обмена документами. Чаще всего сотрудники используют папки с общим доступом на серверах компании или обмениваются необходимыми документами по корпоративной электронной почте.

Такой подход усложняет внутренние процессы и снижает эффективность работы. Долгая сортировка бумаг по папкам, сложные маршруты согласования и подписания, хаос в бухгалтерской и кадровой документации — всего этого можно избежать, если внедрить внутренний электронный документооборот.

Чтобы настроить удобный внутренний обмен документами, вовсе не обязательно покупать дорогое ПО. Упростить и ускорить обмен необходимой информацией, перевести все бумаги в цифровой вид и уйти от перебрасывания ссылками в рабочих чатах можно с помощью Яндекс 360 для бизнеса.

Обзор возможностей Яндекс 360 для автоматизации документооборота

Яндекс 360 для бизнеса — это цифровое пространство, в которое входит несколько полезных для документооборота инструментов: Почта, Диск, Документы, Трекер, Формы и Вики. Кратко расскажем о каждом из них.

Почта. Электронный ящик со встроенной защитой от спама и вирусов. В нём можно настроить переадресацию, чтобы сообщения из разных ящиков собирались в одном месте. А с помощью функции фильтрации — разделить потоки входящих писем по папкам. О том, как настроить Яндекс Почту, читайте в статье.

• Диск. Это облачное пространство, где можно хранить файлы, сканы важных документов компании и отдельных сотрудников. Главное преимущество Диска — закрытый контур. Это значит, что все, кто работает с Диском, могут оставлять доступ к файлам открытым, чтобы было доступно скачивание и просмотр, либо организовать доступы разного уровня. Например, бухгалтер может открыть доступ по ссылке с паролем к папке, где хранятся зарплатные ведомости, а для папки с налоговой отчётностью разрешить просмотр только руководителю компании. О том, как использовать Яндекс Диск по максимуму, читайте в статье.

• Документы. В Яндекс 360 есть инструмент для совместной работы над текстами, презентациями и таблицами. Поддерживаются все популярные форматы, например DOCX, XLSX, PDF. Можно загрузить уже существующие файлы из других систем или создать новые внутри сервиса. Есть совместный доступ для работы с документами. Все изменения сохраняются автоматически, а когда работа над файлом будет закончена — он останется на Диске. О том, как начать работать в Яндекс Документах, читайте в статье.

• Трекер. Так называется система организации процессов, управления и совместной работы над задачами. Работает и выглядит это как доска с задачами, на которой можно вести проекты и контролировать прогресс по ним. В форме задачи, которая называется «тикет», коллеги могут оставлять ссылки на документы и папки с Яндекс Диска. Так удобнее возвращаться к нужным файлам по мере выполнения задачи. Как быстро настроить Яндекс Трекер читайте в статье.

• Формы. Это инструмент для создания опросов, тестов, квизов. С его помощью можно принимать заявки и собирать обратную связь от сотрудников и клиентов. Ответы из форм загружаются в таблицу в формате XLSX, CSV или JSON.

• Вики. Сервис помогает структурировать информацию: собирать в едином пространстве инструкции и регламенты. Доступ к файлам также можно настроить: открыть для всех участников команды или выдать только определённой группе сотрудников.

Практические шаги по внедрению автоматизированного документооборота с Яндекс 360

Для быстрого и плавного перехода в Яндекс 360 для бизнеса нужно:

1. Выбрать и подключить нужный тариф: Базовый, Оптимальный или Расширенный. Каждый из них отличается по стоимости, а также по набору сервисов. Когда выберете подходящий пакет услуг, сервис попросит создать новую организацию, указать почтовый ящик её владельца и ИНН компании.
2. Создать корпоративный домен. Для этого введите адрес сайта организации и кликните по надписи «Добавить домен».
3. Завести аккаунты сотрудников. Через раздел «Сотрудники» выберите пункт «Добавить сотрудника». Укажите данные работника организации и сохраните настройки.
4. Далее потребуется перенести готовую информацию из других или собственных сервисов компании. Для этого есть специальные технологические инструменты — миграторы. Они помогают подготовить данные и запустить процесс миграции буквально за пару команд. После миграции всех данных происходит дозагрузка. В зависимости от объёма данных процесс может затянуться на несколько часов или даже дней.

После завершения процессов переноса данных компания получает доступ к ПО, которым можно пользоваться в необходимом объёме.

Кейсы и примеры успешного применения Яндекс 360 для документооборота

Система внутреннего электронного документооборота, организованная с помощью сервисов Яндекс 360, будет особенно актуальна для специалистов, которые каждый день работают с документами. Она поможет:

• Владельцам бизнеса — просматривать и загружать важные документы на Диск в любой момент, сократить расходы на хранение и печать, а также разгрузить офис от бумаги.
• Бухгалтерам — быстро получать данные по финансовым операциям и безопасно хранить отчётность.
• Кадровикам — оптимизировать хранение документов сотрудников, а также получать необходимые данные от работников независимо от их местоположения.
• Руководителям отделов — контролировать статус выполнения задач сотрудниками, а также ограничивать систему обучения новых сотрудников.
• Сотрудникам — работать с файлами и документами в электронном виде.

Заключение

• Работа с бумажной документацией в любой компании занимает время, увеличивает затраты на хранение и обработку информации. Создавать, редактировать, отправлять и хранить внутреннюю документацию удобнее всего в электронном виде.
• Для ведения внутреннего документооборота можно использовать специальные программы. Однако их установка и внедрение могут потребовать значительных временных и финансовых ресурсов. Компаниям с небольшим штатом для работы с документами легче всего подключить и настроить Яндекс 360 для бизнеса.
• Все инструменты сервиса связаны между собой кросс-сценариями. Например, файлы и документы, с которыми сотрудники работают в Документах, сохраняются на Диск и открываются на любом устройстве. Нужную документацию для работы удобно прикреплять к задачам в Трекере, а также пересылать коллегам и партнёрам по корпоративной почте.
• Чтобы настроить работу в Яндекс 360, достаточно выбрать подходящий тариф, завести профиль организации и при необходимости перенести данные из других систем и серверов на Диск компании.