«Разослали сотрудникам смс с доступом и пошли работать»: как альянс Major Logistics переехал в Яндекс 360 для бизнеса
2 000 сотрудников крупного логистического альянса перешли в новые сервисы за один день.
04.09.2023
Альянс Major Logistics, в который входят Major Cargo Service, Major Terminal и Major Express, — первый в России 4pl-оператор, оказывающий логистические услуги на территории РФ и других стран СНГ. 70 офисов и 5 складских комплексов разбросаны по разным городам. После того как с рынка ушёл зарубежный вендор, решением которого пользовался альянс, появилась угроза остановки части производства и потери данных. О том, как удалось оперативно перевести всех сотрудников на новую платформу, рассказал Алексей Степанов, руководитель IT-отдела.
***
При выборе новой платформы мы сравнивали локальные и облачные решения. Стоимость покупки лицензии, оборудования и последующего обслуживания on-premise-решения примерно равна стоимости виртуального офиса. Однако в случае с локальной версией нам пришлось бы оплачивать дополнительные сервисы, например крайне необходимую систему видео-конференц-связи. В результате виртуальный офис оказался менее затратным, чем собственная платформа.
Среди нескольких решений от российских вендоров мы выбрали Яндекс 360 для бизнеса. Он предоставляет все нужные для работы компании сервисы и является наиболее выгодным по соотношению цены и функциональности.
Мигрировали в Яндекс 360 для бизнеса всей командой за один день
Главный инструмент для большинства операций в логистике — это коммуникации. С клиентами, поставщиками и органами власти мы общаемся по электронной почте: обмениваемся документами и оперативной информацией, согласовываем условия отгрузок и заказов. Это важно ещё и потому, что для российского законодательства переписка по email является доказательством договорённостей. Большая часть внутренней коммуникации также происходит по почте.
Чтобы сохранить доступ к коммуникациям после ухода зарубежного вендора, мы не стали переносить процессы частями или постепенно — переехали сразу все сотрудники. Для этого команда Яндекс 360 выдала нам триал-доступ к системе на один месяц.
Аккаунты для каждого сотрудника отдельно заводить не пришлось: в Excel мы заполнили шаблон в CSV-файле данными пользователей и загрузили его в профиль организации. Когда аккаунты были созданы, задумались, как безопасно доставить учётные данные сотрудникам, ведь офисы расположены по всей России, а это 10 часовых поясов. Я решил провести смс-рассылку с доставкой сотрудникам их личного логина и пароля, а коллеги из отдела разработки программного обеспечения помогли с этой задачей. Мы отправили сотрудникам доступы к аккаунтам в сообщениях и начали работу с новыми сервисами.
Интерфейс Яндекс 360 для бизнеса интуитивно понятен, но чтобы сотрудникам было проще адаптироваться, мы загрузили на свою LMS-платформу обучение от команды Яндекса.
Алексей и его команда обозначили, что важно организовать бесшовный переезд и оперативную связь с нашими специалистами. Мы отнеслись к запросу со всей серьёзностью и буквально за выходные сформировали оперативные команды с обеих сторон. Это позволило достичь главной цели. Впоследствии с заказчиком плотно работали коллеги из команды онбординга и обучения, поэтому стресс от перехода на новую платформу для большинства сотрудников компании был минимален.
Все сервисы на единой платформе — удобно и выгодно
Когда все сервисы собраны на одной платформе — это упрощает работу. Не нужно переключаться между приложениями, перебирать открытые вкладки в браузере. Мы ещё не успели оценить весь функционал Яндекс 360 для бизнеса, но отдельные сервисы уже используем по полной.
Почта и Календарь
Международные грузоперевозки, складские операции и таможенное оформление грузов требуют постоянной коммуникации с пересылкой документов, в том числе с госструктурами. Большая часть этого взаимодействия происходит через электронную почту, поэтому сервис номер один для нас — это Почта.
В Календарь мы добавили переговорные комнаты и теперь можем гибко планировать встречи: личные, через Телемост и даже в гибридном формате, когда часть коллег присутствует очно, а часть — удалённо.
Телемост
Для внутренних коммуникаций и в общении с клиентами мы активно используем видеозвонки, поэтому наличие сервиса для видеоконференций в виртуальном офисе было важно.
На прежней платформе, которой пользовалась компания, видеосвязи не было. Нам приходилось использовать сторонний сервис, затраты на который составляли около 4 млн руб. в год. Сейчас благодаря Телемосту, который на платформе Яндекс 360 для бизнеса включён в тариф, мы экономим бюджет.
Диск и Документы
Совместная работа с документами стала эффективнее: все файлы лежат на Диске, можно одновременно с коллегами редактировать их и вносить данные. Руководителям удобно собирать отчёты от сотрудников в реальном времени.
С появлением Заметок, которые синхронизируются на всех устройствах пользователя, бумажные блокноты среди сотрудников стали терять популярность. Приложение от Яндекс 360 легко устанавливается на iPad, и вести все дела на единой платформе стало удобнее.
Работа из любой точки
С Яндекс 360 удобно работать с любого устройства: с iPad, смартфона или компьютера. Я выдаю учётную запись, и дальше сотрудники сами устанавливают приложение на своих устройствах. Такой мобильный офис под рукой позволяет не привязываться к месту и добавляет свободы передвижения.
Что планируем дальше
Яндекс предоставляет множество интеграций со своими сервисами, и мы планируем использовать их для взаимодействия с нашими системами. Например, хотим интегрировать Яндекс API в учётную систему. При приёме нового сотрудника учётная запись в Яндексе будет создана автоматически, а логин и пароль будут доставлены ему по смс.
Рассчитываем, что появится возможность интеграции с Яндекс GPT. Она позволит автоматически формировать письма и выбирать лучшие варианты по грузоперевозкам.
