15 методов тайм-менеджмента, чтобы раз и навсегда разобраться с потоком задач

Работы много, а времени мало. Чтобы не утонуть в задачах и всё успевать, важно грамотно планировать свой день. Мы собрали простые и проверенные техники тайм-менеджмента, которые помогут сохранить фокус и быть эффективными. Расскажем, как они работают, для кого подойдут и что дают.

Метод помидора, или Система 25 минут

Кому подходит. Тем, кто постоянно отвлекается во время рутинных задач, — например, когда нужно над чем-то сосредоточенно поработать в течение долгого времени.

Как работает. Нужно засечь таймер на определённый интервал, в классической технике — на 25 минут. В течение этого времени работать, а затем пять минут отдохнуть. Интервалы могут быть любыми: например, 50 и 10 минут.

Что даёт. Повышает продуктивность и улучшает концентрацию. Это один из методов управления временем.

Метод «90 на 30»

Кому подходит. Тем, кто может глубоко погрузиться в работу и не отвлекаться полтора часа.

Как работает. Суть метода — чередовать 90 минут непрерывной работы и 30 минут отдыха. Важно в это время не отвлекаться на другие задачи. Лучше заранее подготовить всё, что нужно для работы, и поставить таймер.

Что даёт. Помогает выполнить сложные и объёмные задачи без перегруза. 90 минут — это примерно один цикл высокой концентрации, а 30 минут отдыха позволяют восстановиться и сохранить продуктивность на весь день. Это важная часть планирования времени.

Принцип девяти дел, или 1–3–5

Кому подходит: тем, кто предпочитает ранжировать задачи по важности, а не по времени выполнения.

Как работает: на день планируем девять дел — из них одно основное, самое важное, три средних по важности и сложности и пять мелких и простых. В один список можно включать как рабочие, так и повседневные задачи. В конце дня нужно отметить всё, что удалось завершить сегодня. Остальное переносится на завтра.

Что даёт: облегчает планирование дня, помогает расставить приоритеты и подвести итоги выполненного.

Принцип трёх дел

Кому подходит. Тем, кто перегружен задачами и не знает, за что хвататься в первую очередь.

Как работает. Выбираете три задачи на день — одну важную и две дополнительные. Они не обязательно должны быть срочными, главное, чтобы их выполнение продвигало вас вперёд. Остальное отправляем в список «на потом».

Что даёт. Помогает сосредоточиться на главном, не растрачивая внимание на мелочи. Такой подход полезен в условиях постоянной многозадачности. Это один из важных аспектов рационального распределения времени.

Техника временных блоков

Кому подходит. Тем, кто хочет управлять своим временем осознанно — без завалов и спешки.

Как работает. Делите день на блоки — в каждом занимаетесь одним типом задач. Например: с 9 до 11 отвечаете клиентам, с 11 до 13 занимаетесь стратегией, после обеда решаете вопросы по команде. Главное — не перескакивать с одного на другое, чтобы не терять фокус.

Что даёт. Структурирует день, помогает сосредоточиться и сократить время на «переключение». Это отличный пример планирования рабочего дня.

Метод GTD

Кому подходит. Тем, кто тонет в водовороте задач. Нужно быть готовым всё записывать и систематизировать.

Как работает. Автор метода Дэвид Аллен советует выгружать все задачи из головы — проще говоря, записывать в одно место: в ежедневник, блокнот, приложение или, например, в Яндекс Заметки. А если работать в связке с другими инструментами, например Яндекс Календарём и Яндекс Почтой, можно выстроить полноценную систему планирования.

Потом вы решаете, что с задачами делать: срочные — выполнить, простые — закрыть сразу, делегируемые — передать. Остальные — спланировать, например с помощью дерева решений.

После этого все задачи делим по категориям: по срокам, проектам или темам. Важно иногда возвращаться к списку: что-то уже сделано, что-то устарело, а где-то поменялись приоритеты. Смотрим, что нужно сделать, и приступаем.

Что даёт. Помогает организовать и систематизировать задачи.

Метод ZTD

Кому подходит. Тем, для кого GTD показался слишком сложным, но кто хочет всё систематизировать.

Как работает. Метод не про идеальное планирование, а про простые действия здесь и сейчас. Главное — ввести несколько полезных привычек:

• записывать все задачи, чтобы ничего не забыть;
• сразу раскладывать задачи по категориям: важность, тема, проект;
• заранее планировать, чем займётесь завтра;
• составлять короткие и понятные списки;
• не распыляться, а делать по одной задаче за раз;
• придерживаться режима дня.

Что даёт. Помогает не откладывать дела и сразу с ними разбираться — без перегрузки и лишнего стресса.

Канбан

Кому подходит. Командам и фрилансерам, которые хотят видеть весь процесс работы перед глазами.

Как работает. Все задачи размещаете на доске с колонками, например: «Надо сделать», «В работе», «Сделано». Каждую задачу двигаете по мере выполнения.

Можно ограничить количество задач в колонке «В работе», чтобы не браться за всё сразу. Например, не больше трёх дел в день. Это помогает не перегружаться и доводить начатое до конца. Работать с этим инструментом можно, например, в Яндекс Трекере — там можно настроить доски, задать лимиты по задачам и видеть весь процесс в разрезе проектов.

После добавления на доску задач вы сможете настроить отображение задач, группировать и фильтровать их, а также перемещать между колонками. Можно удалить эти колонки, добавить другие или создать произвольные, не привязанные к статусам задач.

Что даёт. Удобно контролировать прогресс, все текущие задачи хорошо видны.

Inbox Zero

Кому подходит. Тем, кто тонет в письмах и не может сфокусироваться на работе.

Как работает. Задача — поддерживать входящий ящик пустым, всегда. Все письма сортируют: важные — в отдельные папки, на срочные сразу отвечают, ненужные удаляют. Подход применим не только к почте, но и к мессенджерам, заметкам, задачам.

Что даёт. Помогает быстро ориентироваться в потоке информации, освобождает внимание и снижает тревожность от завалов в почте.

Fresh or Fried

Кому подходит. Всем, кто замечает, что с утра работает продуктивнее.

Как работает. Сложные задачи ставим на первую половину дня, пока мозг «свежий». Во второй половине оставляем рутину: отчёты, переписку, планирование. Главное — слушать себя и подстроить задачи под собственные пики энергии.

Что даёт. Помогает использовать ресурсы мозга с умом, делает день более эффективным. Это хороший пример рационального распределения времени.

Автофокус

Кому подходит. Тем, кто не может выбрать, за что взяться в первую очередь.

Как работает. Ведите один длинный список всех дел без сортировки по важности. Пробегайтесь по нему глазами и выбирайте задачу, которая «откликнулась». Завершили — вычеркнули, не завершили — перенесли в конец списка.

Что даёт. Снимает стресс выбора, даёт ощущение свободы и повышает продуктивность за счёт работы по внутреннему отклику.

Матрица Эйзенхауэра

Кому подходит. Тем, кто хочет грамотно расставлять приоритеты.

Как работает. Все задачи делятся на четыре категории:

1. Срочные и важные — делаем немедленно.
2. Важные, но не срочные — планируем.
3. Срочные, но не важные — делегируем.
4. Не срочные и не важные — вычёркиваем/откладываем.

Что даёт. Помогает сосредоточиться на том, что действительно двигает вперёд, и рационально планировать свой день.

О том, что такое матрица Эйзенхауэра и как применять её в тайм-менеджменте, читайте подробнее в статье.

Система 4D

Кому подходит. Тем, кто хочет меньше отвлекаться и быстрее разбирать входящие задачи.

Как работает. С новыми задачами поступайте по одному из четырёх сценариев:

• Do — выполняйте сразу;
• Defer — откладывайте;
• Delegate — передавайте;
• Delete — удаляйте.

Что даёт. Помогает быстро разбирать задачи и не держать всё в голове. Это эффективный подход к управлению временем, который позволяет не тратить его зря.

Хронометраж

Кому подходит. Тем, кто не понимает, куда уходит время.

Как работает. Фиксируем всё, что делаем в течение дня, включая прокрастинацию. Через несколько дней или недель можно увидеть общую картину: какие задачи отнимают больше времени и где теряется фокус.

Что даёт. Помогает понять, как реально расходуется время, и оптимизировать распорядок. Это ключевое звено в планировании времени и его эффективном распределении.

Система Тима Ферриса

Кому подходит. Тем, кто хочет делать больше, но тратить меньше усилий.

Как работает. Система объединяет два метода. Правило Парето, когда 80% задач выполняется за 20% времени, и закон Паркинсона, согласно которому работа заполняет всё время, которое ей уделяется.

Нужно максимально концентрироваться на важных делах, а оставшееся время распределять на рутинные задачи и отдых. Чем жёстче рамки, тем выше фокус и результат.

Что даёт. Помогает не распыляться, а сосредоточиться на задачах, которые действительно двигают бизнес.

И ещё 10 советов

«Съешьте лягушку». Выберите самую трудную и беспокоящую вас задачу и начните день с её выполнения. Это как съесть лягушку, всё остальное после этого уже будет гораздо легче и приятнее.

Продержитесь 10 минут. Если никак не можете начать — договоритесь с собой: «Работаю всего 10 минут». Запустите таймер и начните. Часто бывает, что втягиваешься и продолжаешь без проблем.

Автоматизируйте монотонные действия. Повторяющиеся задачи можно делегировать или упростить с помощью шаблонов и инструментов. Например, в сервисах Яндекс 360 можно настроить рассылку, работать с документами и вести конспект видеовстреч с помощью нейросети.

Оставляйте пространство для форс-мажоров. Даже при хорошем планировании бывают накладки: сорвался звонок, задержался подрядчик, не пришли данные от бухгалтера. Закладывайте небольшие буферные окна в расписание. Это даст вам время для манёвра и снизит стресс, если что-то пойдёт не по плану.

Настройтесь на работу. Чтобы после отдыха быстро войти в рабочий ритм, заведите себе «якорь». Это любое действие, ритуал, звук, предмет, который вы будете ассоциировать с той или иной продуктивной работой. Например, выпить чашку кофе, прежде чем разбирать почту.

Начните с того, что нравится. Не обязательно выполнять сложную задачу с начала до конца, в логическом порядке. Начните с того, что проще всего сделать прямо сейчас. Так дело будет двигаться без лишнего стресса. Такой подход называют методом швейцарского сыра, когда вы «выгрызаете» отдельные задачи из общего куска.

Боритесь с рутиной. Изменение состояния — лучший способ борьбы с однотипными задачами и сохранения концентрации. Здесь помогут передышка, дыхательные упражнения и осознанная многозадачность.

Используйте онлайн-сервисы. Веб-инструменты помогут организовать работу. В них можно планировать, фиксировать сроки и отслеживать прогресс. Они заменят бумажные списки, помогут ничего не забыть и вовремя закрывать дела.

Актуализируйте информацию. Пересматривайте и корректируйте списки: основной — раз в месяц, подробные — раз в неделю.

Подбирайте метод под себя. Нет универсального рецепта, главное — слушать себя.